In primo luogo verificare il rapporto costi-benefici, quindi definire i requisiti che il fornitore deve soddisfare. Sono i principi di fondo che un’azienda deve tenere presente per decidere se esternalizzare o meno il processo di payroll, ed eventualmente in che modo muoversi per ottenere i risultati migliori. L’analisi è firmata da NorthgateArinso, consulente internazionale nel settore delle risorse umane.
È utile partire dall’analisi dei costi interni, diretti e indiretti, che le attività di payroll comportano. Questo passaggio non deve considerare unicamente i costi di base, ma conteggiare anche altri elementi come il lavoro straordinario, i contributi previdenziali, le spese di cancelleria, l’acquisto delle licenze e degli aggiornamenti del software, le spese per infrastrutture e hardware utilizzati per svolgere le attività in-house e infine anche quelle generali quali gli affitti, le tasse, il supporto It, i costi telefonici.
A questo punto si può passare all‘analisi dei benefici non prettamente economici che possono derivare dall’outsourcing, sintetizzabili lungo tre filoni principali: la possibilità per il management aziendale di focalizzarsi sulle decisioni strategiche per il business, l’accesso ad analisi e report avanzati per la gestione del personale, un incremento dell’apprezzamento dell’azienda da parte degli azionisti.
Infine, la valutazione del possibile fornitore. Innanzitutto, deve avere un’ottima conoscenza delle specifiche esigenze e criticità del processo interno, dei risultati e dei benefici che l’outsourcing deve portare. La definizione dello SLA, service level agreement (accordo sul livello del servizio), deve prevedere le metriche che il fornitore è tenuto a rispettare e gli standard di accuratezza e risposta.
«L’outsourcing di un processo come quello del payroll non è un Plug and Play – sottolinea Luca Saracino, managing director di NGA Italia – e chi pensa di poterlo gestire seguendo un simile approccio è destinato a pentirsene” perchè «l’esternalizzazione rappresenta il risultato derivante da un percorso articolato che si basa su scelte ponderate che coinvolgono l’intero management dell’azienda».
Il fornitore esterno deve avere la capacità di capire il business dell’azienda, sapere gestire il momento di transizione dall’attuale modalità di gestione del payroll a quella in outsourcing, accompagnare il cliente in questa delicata fase da una parte ascoltandone le richieste e dall’altra facendo da guida in base alla propria esperienza.
L’azienda può anche voler valutare la solidità finanziaria del potenziale partner, sapere se il software utilizzato è di proprietà o se, ancora più importante, il fornitore disponde delle risorse necessarie per supportarne i futuri sviluppi. In generale, spiegano gli esperti di NorthgateArinso, bisogna tener presente che l’esternalizzazione di questa funzione «è un progetto che ha spesso un’impronta globale e un partner affidabile deve poter mettere in campo un network di centri servizi che garantisca gli stessi livelli qualitativi del servizio in ogni
