Ottimizzare il tempo tra priorità e imprevisti

di Teresa Barone

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Una strategia efficace per ottimizzare il tempo sulla base delle priorità quotidiane, imprevisti compresi?

Uno dei compiti quotidiani più impegnativi per chi lavora, soprattutto se occupa una posizione di responsabilità, è trovare la strategia giusta per individuare le priorità e conciliarle con il tempo che si ha a disposizione, evitando inutili dispendi di energia e portando a termine ogni progetto entro il termine stabilito.

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Un obiettivo impossibile da raggiungere? Non se si parte con il piede giusto, dedicando tempo sufficiente all’organizzazione del lavoro e alla determinazione della sequenza giusta che regoli l’esecuzione dei vari compiti, compresa la distruzione degli incarichi.

Per ottimizzare il tempo ciascuna priorità deve essere definita sulla base di quattro criteri chiave: è fondamentale stabilire il grado di urgenza di una richiesta o di un’incombenza, lo “status” della persona da cui proviene una determinata richiesta, il tempo necessario per completarla e le conseguenze che ci saranno.

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Queste quattro valutazioni rappresentano una strategia efficace per fare ordine sulle priorità della giornata, o della settimana, tracciando un modello di lavoro al quale attenersi. Come comportarsi nel caso in cui sopraggiungano richieste aggiuntive? In queste occasioni, tutt’altro che rare, è bene riprendere in mano la lista delle priorità precedentemente stabilita e riorganizzare il tutto sulla base delle nuove necessità: l’importante per evitare sprechi di tempo, tuttavia, è non interrompere lo svolgimento di un lavoro in corso cercando di portare a termine un compito già iniziato.

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