Nonostante il controllo delle email rappresenti una delle prime azioni svolte quotidianamente dalla maggior parte dei lavoratori, perdere il controllo della propria casella di posta è tutt’altro che raro. Il flusso delle email aumenta in modo esponenziale rendendo difficile le operazioni di smistamento e facilitando, invece, la perdita di comunicazioni importanti lasciate indietro.
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Come gestire al meglio una casella di posta? Come assicurarsi di avere sempre visibili le comunicazioni urgenti senza perdere tempo distinguendole dal comune, e fastidioso, spam? Ecco alcuni consigli per evitare che il controllo delle email diventi un’operazione lunga e faticosa, con conseguenze poco piacevoli dal punto di vista dell’efficienza e della stessa comunicazione.
1. Sbarazzarsi della “spazzatura”, impostando adeguati filtri antispam e avendo cura di cancellare periodicamente i messaggi archiviati come spam. Esistono, inoltre, alcuni programmi che catturano le email indesiderate, software antispam che impediscono alle email pubblicitarie di confluire nel flusso di posta spostandole direttamente nel cestino.
2. Impostare cartelle specifiche dove far confluire le email che possono essere raggruppate all’interno di contenitori comuni: questa operazione facilita lo smistamento e consente di dare la priorità alla lettura di un determinato gruppo di messaggi.
3. Sfruttare le risorse Cloud per archiviare i messaggi datati che comunque non si ritiene opportuno eliminare. Piuttosto che memorizzare questi dati nel pc occupandone la memoria è preferibile conservarli utilizzando la tecnologia Cloud Computing rendendoli consultabili in qualsiasi momento.
4. Limitare l’invio di email in copia, chiedendo ai propri contatti di non essere inseriti in alcuni indirizzari evitando così di ricevere posta indesiderata.
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5. Utilizzare le firme prestabilite in calce, da comporre a seconda della necessità corredandole di tutte le informazioni necessarie (telefono, sito web, indirizzo se pertinente, contatto Skype).
