Ufficio: come organizzarlo al meglio

di Francesca Vinciarelli

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Ecco alcuni trucchi per organizzare la propria scrivania ed essere più produttivi.

Una giornata di lavoro dura mediamente 40 ore settimanali, possono essere presenti delle variazioni per alcuni lavori e per alcuni contratti di lavoro. Questo tempo è necessario per lo svolgimento del lavoro, ovviamente tempo alternato da pause necessarie per recuperare la concentrazione

=> Ordine contro disordine

Per utilizzare al meglio questo tempo serve un’ottima gestione della propria giornata lavorativa, analizzare i propri lavori, le proprie scadenze e il proprio tempo, aiuta a lavorare con calma e meglio. Per una corretta gestione del tempo servono diversi elementi, non si parla però solo di mansioni o delle proprie capacità, ma l’attenzione deve ricadere su molti più fattori, spesso sottovalutati. Il lavoro completato in tempo è il connubio di corrette abitudini attuate durante il proprio percorso lavorativo. La motivazione più comune che porta un lavoratore a perdere tempo è la distrazione, tempo perso dietro l’email, i social, le chiamate o le pause non dovute, tolgono la concentrazione e abbassano la produttività. Elementi però evidenti e conosciuti, i lavoratori infatti conoscono il problema, proprio per questo cercano di arginare la distrazione per concentrarsi realmente sui propri impegni. 

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Ma un problema molto presente ma poco valutato è il disordine, i lavoratori spesso sottovalutano la propria scrivania e la gestione dei propri documenti, ma questo elemento è importante quanto lo è la distrazione. Non avere il proprio lavoro materiale in ordine porta ritardi apparentemente minimi, ma realmente lunghi e problematici. Questo perché l’ordine è essenziale sia per se stessi che per gli altri, ma anche per avere sempre tutto a porta di mano e sottocontrollo. Questa attenzione è molto importante per evitare perdite di tempo inutili e per completare al meglio il proprio lavoro. Il tempo in una giornata di lavoro è per molti lavoratori troppo breve, il problema ricade però sulla cattiva gestione che comprende anche una cattiva gestione dei propri strumenti di lavoro.

=> Sul lavoro conta anche la scrivania

Per evitare tutto ciò è fondamentale rinunciare agli elementi poco utili, sulla scrivania, nei cassetti e nelle aree dove si lavora. Al giorno d’oggi si sono ridotti notevolmente i documenti cartacei, oggi tutto ciò che è importante viene inserito nel pc, ovviamente l’ordine non deve mancare neanche sul computer. Proprio per questo motivo è importante mantenere sul desktop i file più importanti e più utilizzati, per il restante dei documenti è consigliabile creare delle cartelle inserendo i file specifici. Tutti questi accorgimenti possono sembrare poco inerenti alla gestione del tempo, ma non esiste nulla di più falso. La buona gestione di scrivania e pc riduce perdite di tempo collegate a ricerche di file, fogli o documenti, ricerche che aumentano anche lo stress. Per un’ottima gestione del tempo serve professionalità, motivazione ed anche precisione, una scrivania ordinata è il primo passo per diventare un ottimo lavoratore.