Emissione Fattura: Guida e FAQ per non sbagliare

di Noemi Ricci

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Le risposte ai dubbi più frequenti sull'emissione della fattura: quando è obbligatoria, i casi particolari, le tempistiche e sanzioni in caso di ritardi.

L’emissione della fattura è un’attività che aziende, professionisti e Partite IVA devono effettuare per certificare una prestazione professionale o lo scambio di beni e servizi, attribuendo il dovere al pagamento per il committente. Negli ultimi anni in Italia è stata introdotta la fatturazione elettronica, gradualmente obbligatoria per tutti i professionisti e le attività produttive, dal 1° luglio anche per forfettari oltre 25mila euro di ricavi o compensi, e dl 2024 dovrebbe essere estesa a tutti, armonizzandosi con la riforma dell’IVA europea, attesa contestualmente.

Vediamo di chiarire alcuni dubbi tra i più diffusi in merito all’emissione della fattura.

Quando il professionista deve emettere fattura?

La fattura è un documento fiscale obbligatorio, il professionista con partita IVA deve emettere fattura tutte le volte che effettua una vendita di beni o una prestazione di servizi per attestare tale attività e regolare il rapporto di credito-debito tra mandatario e committente.

La fattura si considera emessa al momento in cui avviene la sua consegna, spedizione e corretta trasmissione per via elettronica, che deve essere effettuata:

  •  per la cessione di beni, al momento della consegna. In caso di più consegne relative a componenti dello stesso bene si emette con riferimento all’ultima delle tranche. In caso di una partita di merci consegnata in più tranche, sebbene il contratto preveda una fornitura unica sono considerate effettuate le cessioni al momento di ogni singola consegna;
  •  per le prestazione di servizi quando si ultima il servizio.

Se la fattura viene messa prima di questi termini si parla di fattura anticipata.

Quanto tempo ho per emettere fattura dopo il pagamento?

La fattura deve essere emessa nel momento in cui la prestazione è resa o il bene venduto. Questo significa che il professionista deve emettere la fattura al momento del pagamento. Se questo avviene per mezzo assegno, l’interpretazione più corretta sembra essere quella di considerare pagata la prestazione nel momento in cui il professionista incassa l’assegno o lo gira a favore di un terzo (Commissione tributaria di I grado di Belluno, sentenza n.2331 del 17/11/1988).

Se la fattura viene consegnata al cliente subito dopo aver consegnato il bene venduto o completato il servizio offerto – ovvero entro 12 giorni, ai sensi del DL Crescita n. 34/2019 – parliamo di fattura immediata. Se invece la fattura viene emessa in un momento successivo a quello della cessione dei beni o della prestazione dei servizi, ovvero entro il 15° giorno del mese successivo, ad esempio per emettere una fattura riepilogativa contenete tutte le operazioni del mese solare precedente, parliamo di fattura differita.

=> Fattura differita: come emetterla e in quali casi

Come si fa la fattura immediata?

Nella fattura immediata deve essere indicata sia la data erogazione dei servizi/beni che quella di emissione della fattura.

In generale, la fattura immediata si compila come ogni altra fattura, tradizionale se non si è obbligati alla fatturazione  elettronica, o  elettronicamente su file XML da inviare al Sistema di Interscambio (SdI), in caso di e-fattura.

Se hai dubbi su come compilare la fattura leggi il nostro articolo “Fattura: guida completa in 6 passaggi“.

Cosa succede se emetto fattura in ritardo?

L’emissione tardiva della fattura elettronica è ammessa entro il termine di effettuazione della liquidazione dell’imposta sul valore aggiunto del periodo successivo. Il DL 118/2019 (articolo 10, comma 1), tuttavia, stabilisce che l’emissione tardiva della fattura elettronica è una violazione sanabile.

=> Ravvedimento operoso: compilazione F24

Se l’emissione avviene in ritardo ma entro il termine di liquidazione periodica non si applicano sanzioni, che possono invece essere versate in modo ridotto nei seguenti casi:

  • dell’80% se la fattura viene emessa in ritardo ma entro il termine di liquidazione successiva;
  • al 20% (50 euro in luogo dei 250 di sanzione piena), in caso di ravvedimento operoso, che consente di pagare 1/9 del minimo per la regolarizzazione che avviene entro 90 giorni (5,56 euro a fattura).

Oltre alle sanzioni il ritardo nell’emissione della fattura, andranno poi pagate le sanzioni del 30% per la liquidazione IVA (articolo 13 del Dlgs 471/97).

Se anche l’IVA viene liquidata correttamente, le sanzioni sull’emissione tardiva della fattura elettronica vengono irrogate comunque (Risposta dell’Agenzia delle Entrate all’interpello numero 528/2019).

=> Fattura elettronica e liquidazione IVA

Cosa succede se invio una fattura dopo 12 giorni?

La trasmissione della fattura immediata oltre la scadenza dei 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione, anche se cade in un giorno festivo, è soggetta all’applicazione delle sanzioni previste dalla legge (Agenzia delle Entrate – Risposta all’interpello numero 129/2020).

Quando non è obbligatoria l’emissione della fattura?

In generale, i soggetti titolari di partita IVA non sono obbligati all’emissione della fattura per le operazioni fuori campo di applicazione dell’IVA (ad esempio, le operazioni cosiddette “monofase” di cui all’art. 74 del DPR n. 633/72).

Se non è richiesta dal cliente (entro il momento di effettuazione dell’operazione), ai sensi della normativa in materia di imposta sul valore aggiunto (IVA) di cui all’art. 22 del DPR 633/1972, l’emissione della fattura non è obbligatoria nei seguenti casi:

  • cessioni di beni effettuate da commercianti al minuto autorizzati in locali aperti al pubblico, in spacci interni, mediante apparecchi di distribuzione automatica, per corrispondenza, a domicilio o in forma ambulante;
  • prestazioni alberghiere e somministrazioni di alimenti e bevande effettuate dai pubblici esercizi, nelle mense aziendali o mediante apparecchi di distribuzione automatica;
  • prestazioni di trasporto di persone, di veicoli e bagagli al seguito;
  • prestazioni di servizi rese nell’esercizio di imprese in locali aperti al pubblico, in forma ambulante o nell’abitazione dei clienti;
  • prestazioni di custodia e amministrazione di titoli e altri servizi resi da aziende o istituti di credito e da società finanziarie o fiduciarie;
  • prestazioni di servizi concernenti la concessione e la negoziazione di crediti, la gestione degli stessi da parte dei concedenti e le operazioni di finanziamento; l’ assunzione di impegni di natura finanziaria, l’ assunzione di fideiussioni e di altre garanzie e la gestione di fondi comuni di investimento e di fondi pensione, le dilazioni di pagamento e le gestioni similari e il servizio bancoposta;
  • operazioni di assicurazioni, di riassicurazioni e di vitalizio;
  • operazioni relative a valute estere aventi corso legale e a crediti in valute estere e operazioni di copertura dei rischi di cambio;
  • operazioni relativa ad azioni, obbligazioni o altri titoli non rappresentativi di merci e quote sociali, eccettuato la custodia e l’amministrazione di titoli;
  • operazioni relative alla riscossione dei tributi, comprese quelle relative ai versamenti di imposte effettuati per conto dei contribuenti, a norma di specifiche disposizioni di legge, da aziende e istituti di credito;
  • operazioni relativa all’ esercizio delle scommesse in occasione di gare, corse, giuochi, concorsi e competizioni di ogni genere, nonché quelle relative all’esercizio del giuoco in case da giuoco autorizzate e alle operazioni di sorte locali autorizzate;
  • locazioni e affitti, relative cessioni, risoluzioni e proroghe, di terreni e aziende agricole, di aree diverse da quelle destinate a parcheggio di veicoli, per le quali gli strumenti urbanistici non prevedono la destinazione edificatoria, e di fabbricati, comprese le pertinenze, le scorte e in genere i beni mobili destinati durevolmente al servizio degli immobili locati e affittati, escluse le locazioni di fabbricati abitativi effettuate in attuazione di piani di edilizia abitativa convenzionata dalle imprese che li hanno costruiti o che hanno realizzato sugli stessi interventi di cui all’articolo 31, primo comma, lettere c, d ed e, della legge 5/8/1978 n.457, entro quattro anni dalla data di ultimazione della costruzione o dell’intervento e a condizione che il contratto abbia durata non inferiore a quattro anni, e le locazioni di fabbricati strumentali utilizzate senza radicali trasformazioni effettuate nei confronti di cessionari soggetti passivi d’imposta che svolgono in via esclusiva o prevalente attività che conferiscono il diritto alla detrazione d’imposta in percentuale pari o inferiore al 25% e nei confronti di cessionari che non agiscono nell’esercizio di impresa, arti o professioni ovvero per le quali nel relativo atto il locatore ha espressamente manifestato l’opzione per l’imposizione;
  • prestazioni di mandato, mediazione e intermediazione relative alle operazioni di concessione e negazione di crediti, assicurazioni, di riassicurazioni e vitalizio, valute estere, azioni, obbligazioni o altri titoli non rappresentativi di merci e quote sociali, riscossione dei tributi, esercizio delle scommesse, nonché quelle relative all’oro e alle valute estere, compresi i depositi anche in conto corrente effettuate in relazione ad operazioni poste in essere dalla Banca d’Italia e dall’Ufficio italiano dei cambi;
  • prestazioni relative ai servizi postali;
  • prestazioni proprie delle biblioteche, discoteche e simili e quelle inerenti alla visita di musei, gallerie, pinacoteche, monumenti, ville, palazzi, parchi, giardini botanici e zoologici e simili.

Quando non c’è obbligo di fattura elettronica?

In molti ci chiedono quali sono i casi in cui non è ancora obbligatoria l’emissione della fattura elettronica e quando scatta l’obbligo della fatturazione elettronica per i forfettari. Dal 1° luglio 2022 è in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per i contribuenti in regime forfettario, in ottemperanza al DL 36/2022 (Articolo 18), ma non per tutti. Restano infatti ancora esclusi dal perimetro della fattura elettronica:

  • i titolari di partite IVA con ricavi o compensi annui fino a 25mila euro (esonerati fino al 2024);
  • i soggetti che erogano prestazioni sanitarie (medici, specialisti, ospedali, farmacie) inviando dati attraverso il Sistema Tessera Sanitaria (STS) ai fini dell’elaborazione della dichiarazione precompilata, che non devono e non possono scegliere questa opzione, ai sensi della Legge di Bilancio 2021;
  • i casi già esclusi dall’emissione della fattura tradizionale.

=> Fattura elettronica Forfettari: obbligo e guida per Partite IVA

Come si emette fattura elettronica verso privati cittadini?

Tra i dubbi più diffusi chè quello che riguarda come compilare una fattura verso un privato senza partita IVA. Per emettere una fattura elettronica verso un soggetto privato senza partita IVA, senza codice destinatario ed eventualmente senza PEC basta inserire il codice convenzionale “0000000” (7 zeri) nel campo “CodiceDestinatario” (a meno che il soggetto privato non ne sia in possesso) e compilare esclusivamente il campo “CodiceFiscale” e non “IdFiscaleIVA”. Il campo “PECDestinatario” può essere lasciato vuoto o compilato, se il cliente ne è in possesso.

Che dati servono per emettere fattura a un privato?

Per emettere fattura verso un privato è necessario indicare il suo codice fiscale, insieme ai suoi dati anagrafici, compilando i campi Nome e Cognome. Non vanno compilati i campi Ragione sociale e partita IVA.

Come fare fattura a straniero senza codice fiscale?

In caso di fattura elettronica emessa verso un privato estero, il codice univoco convenzionale da inserire nel campo “CodiceDestinatario” è formato da 7 X (codice “XXXXXXX”). Per i soggetti con sede in uno Stato extra UE, al posto della partita IVA, bisogna inserire il codice generico “OO99999999999”.

Se il destinatario estero della fattura elettronica non ha un codice fiscale italiano bisogna inserire nel campo “IdCodice” un valore alfanumerico identificativo dell’operatore o del consumatore finale, fino ad un massimo di 28 caratteri alfanumerici su cui il SdI non effettuerà poi i controlli di validità. Quindi bisogna compilare il campo “CodiceFiscale” con lo stesso valore riportato nel campo “IdCodice” (Agenzia delle Entrate – FAQ pubblicate il 12 febbraio 2021).

Bisognerà poi indicare la Nazione di riferimento (“IdPaese”) utilizzando la sigla di due caratteri espressa secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code.

I dati relativi alle operazioni ricevute da soggetti non residenti in Italia devono essere trasmesse al SdI con i codici “TipoDocumento” TD17, TD18 o TD19.

Al cliente andrà consegnata una copia cartacea o digitale della fattura, non essendo SdI in grado di recapitare la fattura all’estero, essendo tale sistema in vigore solo in Italia.