ISO 9001:2008: adeguare la gestione documentale

di Roberto Pascale

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Terzo appuntamento con le indicazioni utili all'aggiornamento della norma ISO 9001 in azienda alla ultima versione: il controllo dei documenti

Prosegue il nostro viaggio nel mondo della nuova ISO 9001:2008: vediamo questa volta come adeguare il sistema di qualità aziendale in relazione alla gestione documentale.

REQUISITO 4.2.1 – Documentazione

Generalità: «c) procedure documentate e registrazioni richieste dalla presente norma internazionale; d) documenti, comprese registrazioni, che l ‘ organizzazione ritiene necessari per assicurare l ‘ efficace pianificazione, funzionamento e tenuta sotto controllo dei propri processi.»

Nota 1 – «Dove, nella presente norma internazionale, viene utilizzata l’espressione “procedura documentata”, significa che tale procedura è predisposta, documentata, attuata e tenuta aggiornata. Un unico documento può soddisfare la richiesta di una o più procedure. La richiesta di una procedura documentata può essere soddisfatta da uno o più documenti.»

In pratica, viene lasciato spazio al dono di sintesi: procedure complesse ed articolate possono essere esemplificate a misura delle organizzazioni più piccole o che realizzano cicli e prodotti diversi.

Il nostro compito è rendere gestibile il SQ (Sistema Qualità) anche nella piccola impresa, evitando di seppellire sotto montagne di documenti il personale coinvolto nella gestione del Sistema. Anche in questo caso, è bene ricordare che esistono dei modelli di modelli ma che, nella gran parte dei casi, essi devono essere adattati alla realtà aziendale ed al contesto in cui ci troviamo ad operare.

Ecco quindi che, ad esempio, appare inutile predisporre modelli di controllo della produzione ispirati ad un concetto industriale “tipo FIAT” nella piccola officina meccanica dove, quasi sempre, il termine “armare una macchina” viene scambiato per un termine balistico! E ancora, è bene tener sempre presente che un controllo della qualità può essere effettuato, linearmente e senza appesantire il ciclo di lavoro, anche a mezzo di controlli visivi, limitandosi, solo alla fine, a prodotto terminato, ad una serie di controlli approfonditi.

Sintetizzeremo, infine, i modelli soprattutto nella parte gestionale (procedure obbligatorie) raggruppando quelli affini, e cercheremo di meccanizzare la gestione delle attività di controllo in fase operativa utilizzando dei semplici schemi applicativi in Excel o Access.

REQUISITO 4.2.3 – Controllo Documenti

«f) assicurare che i documenti di origine esterna, che l’organizzazione ritiene necessari per la pianificazione ed il funzionamento del sistema di gestione per la qualità, siano identificati e la loro distribuzione sia controllata.»

Viene dunque aggiunta la precisazione che i documenti di origine esterna sono quelli che l’impresa considera necessari per la pianificazione e l’operatività del proprio SQ.

Occorre pertanto predisporre un quadro contente fonti normative e testi di legge cui l’azienda deve attenersi, e definire risorse e metodi per l’aggiornamento di tali elenchi e come mettere in atto le modifiche previste.

Completa l’adeguamento, infatti, un controllo della distribuzione delle norme esterne che può essere gestito come normale elenco di consegna controfirmato per accettazione: è questo un altro aspetto spesso disatteso, improntato ad un reale concetto elementare della vita sociale.

La vita di un’azienda deve essere regolamentata e uniformata a riferimenti di carattere generale che evitino una gestione “in anarchia”.

I diversi riferimenti normativi possono disciplinare aspetti trasversali (Legge sulla Privacy, Testo unico della Salute e Sicurezza sui luoghi di lavoro, CCNL, etc.) e di interesse per tutte le imprese, oppure sono relativi a prodotti (norme UNI, DIN, DK, regolamenti e capitolati d’oneri per gare d’appalto, regolamenti comunali, consortili).

Concludiamo questa parte dell’analisi delle forme di adeguamento alla versione 2008 della norma ISO:9001 in azienda con un riferimento di ordine generale.

REQUISITO 4.2.3 – Rappresentante della Direzione

Si ribadisce l’importanza che sia proprio uno dei membri della Direzione Aziendale ad assumersi l’onere di rappresentarla per quanto riguarda le scelte effettuate in materia di gestione di un SQ.

In passato era spesso lo stesso RQ (Responsabile Qualità) a fungere da rappresentante della Direzione, o tale incarico veniva demandato al “figlio del titolare” o a un dipendente affidabile. Da oggi deve essere il titolare, o uno dei soci avente delega alla gestione di un budget di risorse dedicate.

Pertanto, in sede di preparazione della documentazione del SQ, va necessariamente prevista la figura e la formalizzata la nomina del RD, da scegliersi tra le figure indicate.