ISO 9001:2008 in azienda, adeguare il Sistema Qualità

di Roberto Pascale

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Dal prossimo ottobre le Pmi certificate secondo la norma ISO 9001:2008 dovranno adeguare i propri sistemi di Qualità. Vediamo come, partendo dalle basi...

Procedura

Le piccole e medie imprese già certificate secondo la norma ISO 9001:2000 che dovranno adeguare il proprio sistema qualità, entro il prossimo ottobre 2009, possono riuscire a completare questo processo anche “in economia”.

Come noto, la nuova ISO 9001:2008 non rappresenta uno stravolgimento della norma precedente ma riveste a tutti gli effetti la funzione di “chiarimento e completamento” del processo di trasformazione.

Non solo: sono stati introdotti nuovi termini e concetti che discendono dall’attività di monitoraggio svolta sulla applicazione dei sistemi qualità raccogliendone spunti di miglioramento e di proiezione verso l’eccellenza.

Per mantenere la conformità del proprio sistema di gestione per la qualità rispetto ai requisiti di nuova introduzione, secondo quanto indicato anche dal SINCERT è preferibile:

  1. effettuare una verifica generale di tutto l’impianto documentale dell’azienda;
  2. verificare le modalità di applicazione delle recenti modifiche rispetto ai processi aziendali;
  3. effettuare una revisione del Manuale della Qualità, delle Procedure, delle Istruzioni e della Modulistica;
  4. implementare l’utilizzo delle nuove specifiche e delle metodiche di controllo modificate;
  5. dopo aver apportato le modifiche, effettuare una verifica ispettiva interna di tutto il Sistema Qualità per verificare l’acquisizione delle stesse da parte del personale e dalle organizzazioni esterne, soprattutto quelle che operano in regime di outsourcing).

Ogni modifica apportata dalla nuova ISO 9001:2008 deve essere approfondita e rapportata, con spirito critico, alla propria realtà aziendale. Alcune modifiche non influenzeranno in alcun modo la struttura SQ, altre solo l’impianto documentale, mentre altre ancora muteranno sensibilmente l’intero SQ.

Gestione adeguamento

Nella fase operativa vera e propria, analizziamo le variazioni, commentandole e indicando le azioni da svolgere per conformarsi alle modifiche apportate.

REQUISITO 0.1 – Generalità

«L’adozione di un sistema di gestione per la qualità dovrebbe essere una decisione strategica di una organizzazione. La progettazione e l’attuazione del sistema di gestione per la qualità di un’organizzazione sono influenzate: dal contesto nel quale essa opera, dai cambiamenti in tale contesto e dai rischi ad esso associati; dalle sue mutevoli esigenze; dai suoi particolari obiettivi; dai prodotti che fornisce; dai processi che adotta; dalla sua dimensione e dalla sua struttura organizzativa.»

Viene introdotto come fattore di influenza di un Sistema di Gestione per la Qualità il contesto operativo ossia l’ambito di business, le variazioni e i cambiamenti in tale ambito e i rischi ad esso associati.

In pratica nel dimensionare un sistema di controllo e gestione deve essere valutato tale contesto sociale ed economico rapportandolo alle dimensioni dell’azienda, ai prodotti/servizi realizzati, al quadro normativo di riferimento ed alle relazioni derivanti dall’interagire di tali fattori.

Non è più, pertanto, ipotizzabile un “sistema copia e incolla” pretendendo che vada bene per tutte le aziende. Occorre rifarsi al principio del buon sarto artigiano che “cuce su misura” il manufatto curandone il taglio, la vestibilità, la forma.

Pertanto struttureremo il nostro lavoro improntandolo a dei “modelli” differenziati per settore, ma non incatenandoli a cliché rigidi con la pretesa di volerli a tutti i costi adottare sulle realtà aziendali. Sarà vero, invece, il contrario, cioè che adatteremo il modello sulla scorta delle necessità aziendali e sulle specifiche del cliente.

REQUISITO 3.0 – Termini e definizioni

«Ai fini del presente documento, si applicano i termini e le definizioni di cui alla norma ISO 9000. In tutto il testo della presente norma internazionale, ogni volta che viene utilizzato il termine “prodotto”, esso può significare anche “servizio”».

Non si utilizzano più i termini “fornitore”, “organizzazione” e “cliente” ma si specifica che quando si parla di “prodotto” si parla anche di “servizio”. Questo chiarimento dovrebbe sciogliere definitivamente i dubbi di quanti, lavorando in aziende che erogano servizi, hanno sempre visto l’applicabilità della ISO 9001 come un sistema dedicato solo alla produzione industriale.

Al riguardo, tra l’altro, si pensi alle tante aziende di servizi (imprese di pulizia, imprese di installazione) che spesso e volentieri “devono” certificarsi per poter partecipare alle gare d’appalto indette da enti pubblici. Implicita la considerazione, relativamente al punto 7.2 (progettazione), che anche un servizio possa essere “progettato” (si pensi proprio ai lavori pubblici ed agli appalto-concorso in cui, a fronte della fornitura di servizi di costruzione, di pulizia, etc. vengono valutati come elementi di punteggio i “progetti” presentati).

Approccio infallibile è, e resta, la piena comprensione del termine “specifiche” fornite dal cliente. Esse sono fisicamente tangibili quando si tratta di un prodotto (forma con assenza di spigoli), visibili (colore), misurabili (dimensioni), ma spesso possono essere intangibili, invisibili, non misurabili (sensazione di benessere fornita da un centro di fisioterapia, divertimento fornito da un parco giochi, comfort procurato da una casa ben riscaldata, etc.), soprattutto quando si opera nel campo dei servizi.

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