Adattarsi al software gestionale: come e perchè

di Paolo Orlando

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I software disponibili nel mercato richiedono spesso di dover applicare delle metodologie operative. Ancor più se si parla di software gestionali.
I software utilizzati nelle varie fasi del work flow aziendale, però, possono impongono anche metodologie nuove o che si possono discostare fortemente da quelle utilizzate precedentemente.

Il cambiamento non è mai un procedimento semplice da attuare e risente spesso del rifiuto psicologico al nuovo. La “pigrizia mentale” derivante dalla routine operativa, è di ostacolo ai processi di mutamento delle dinamiche operative aziendali.

La domanda classica è: “Il software che sto per adottare è in grado di far questo?”.
La domanda più corretta da porsi sarebbe: “In che modo posso compiere questa operazione con il nuovo software?”.

La prospettiva cambia perciò completamente. Si deve sceglie un software in base al suo potenziale, ossia per come è in grado di gestire le operazioni e non certo per quanto si avvicina al modo attuale di gestire le cose!

Anche perché, in genere i sftware gestionali offrono dei work flow collaudati, che permettono di migliorare la produttività  aziendale.


Immaginiamo di introdurre in un’azienda un ERP che permetta di gestire il flusso dei documenti in entrata, in modo speculare a come vengono gestiti i documenti in uscita.

L’azienda non era abituata a gestire a livello informatico il ciclo passivo, e presenta subito delle “resistenze” (da parte dei dipendenti) nell’inserire in modo dettagliato, per mezzo del software, i documenti di acquisto (ordini, ddt, fatture, note di credito). Quest’operazione viene vissuta come un inutile aggravio di lavoro.

I vantaggi però non sono pochi. Effettuando una fatturazione “passiva” sarà  possibile controllare in breve tempo quanto addebitato in fattura dai fornitori. Sarà  in oltre sufficiente consultare il software (senza armeggiare con pacchi di ddt e fatture) per avere un quadro completo dei documenti inviati da un fornitore.

In alcuni contesti aziendali, poi, spaventano i software gestionali rigidi, cioè quelli che non consentono correzioni di alcuni dati inseriti. Anche in questo caso non si considerano i vantaggi di una tale caratteristica.
Pensiamo alle scritture di prima nota contabile: nel caso in cui sia possibile modificare continuamente le scritture inserite, non verrà  posta particolare attenzione agli errori commessi. Le continue correzioni creeranno indiscutibilmente delle perdite di tempo.

Un software che non consente la modifica delle registrazioni contabili inserite, potrebbe far paura a qualche contabile. Timore che deve far spazio alla certezza che una tale caratteristica aumenta l’attenzione di chi inserisce i dati, riducendo perciò errori e perdite di tempo.

In ultima analisi, risulta spesso conveniente adattarsi al software gestionale e non pretendere il contrario!