Gianclaudio Floria, autore di testi dedicati a Microsoft Excel, ha individuato alcune regole fondamentali per creare fogli di calcolo leggeri e funzionali.
Infatti, più un foglio è ben impostato, maggiore sarà il risparmio di tempo nel suo aggiornamento e minora sarà la possibilità di errori.
La prima regola riguarda i collegamenti nelle celle e i colori da utilizzare: se lo stesso dato deve figurare contemporaneamente in più fogli di lavoro bisogna automatizzare il processo di inserimento, in modo da non doverlo inserire manualmente in ogni foglio. L’utilizzo dei collegamenti per le modifiche multiple è stato oggetto di un precedente post, ma bisogna aggiungere che un dato da modificare deve presentare un colore evidente, mentre i valori che non devono essere toccati dovrebbero avere un colore omogeneo.
La seconda regola è semplice: è bene evitare la proliferazione di fogli all’interno di una stessa cartella di lavoro per evitare confusione e lentezza nel lavoro di gestione.
La terza regola concerne l’input e l’output dei dati: fogli destinati ad accogliere dati in ingresso devono essere debitamente separati da quelli destinati a dati in output.
La quarta regola può sostanziarsi in una parola: lungimiranza. &201; bene sforzarsi di prevedere in anticipo quali possano essere le esigenze che il foglio sarà chiamato ad assolvere per evitare che modifiche successive possano compromettere il lavoro svolto o rallentare l’attività lavorativa.
La quinta regola vuole che si identifichino chiaramente le relazioni fra i fogli di input e quelli di output: Excel infatti si presta bene a raccogliere i dati in modo relazionale come farebbe un database.
La sesta e ultima regola riguarda gli accessi diversificati al foglio: l’amministratore del foglio deve fare in modo che chi deve intervenire solo su determinati dati sappia esattamente quali aree può gestire e quali sono “off limits”.
