TeamWox Collaboration Software

di Redazione PMI.it

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Ambiente dotato di funzionalità avanzate per facilitare la collaborazione in linea di gruppi di lavoro.

TeamWox è un ambiente di lavoro orientato al Web versatile e potente, capace di fornire risposte di livello avanzato in tema di gestione attività, CRM, Human Resource Management (HRM) e servizi alla clientela. Il programma è fruibile secondo diverse modalità, fra le quali si pongono in evidenza le versioni SaaS (Software as a Service) e gratuita.

Quest’ultima è liberamente utilizzabile senza alcuna limitazione per finalità didattiche e sino ad un massimo di 10 utenti per le altre realtà operative. Questo strumento collaborativo è stato pensato per ottimizzare le principali attività aziendali e istituzionali, riuscendo anche a proporsi per la gestione della produzione.

Le sue funzionalità si prestano per favorire la cooperazione tra colleghi, la creazione di task e l’archiviazione di documenti legati ai diversi processi interni e concernenti le relazioni con pubblico e clientela. TeamWox viene sviluppato da MetaQuotes Software Corp., società con esperienza più che decennale nello sviluppo e distribuzione di applicazioni indirizzate al settore finanziario, ponendo particolare attenzione agli aspetti riguardanti usabilità e funzionalità integrate.

Funzionalità del software

Funzionalità principali del software

Human Resource Management (HRM)

Questo componente fornisce opzioni per la gestione del personale mediante un archivio comprendente le informazioni di maggiore rilievo su dipendenti e collaboratori, quali indirizzi, e-mail, messaggeria istantanea e documenti correlati di vario genere. Esso consente anche di tenere conto dei cartellini orari per avere costantemente sotto controllo i diversi carichi di lavoro ai quali viene sottoposto il personale dei vari reparti.

Attività

La gestione dei task rappresenta uno degli elementi essenziali dei programmi per la collaborazione aziendale. TeamWox prevede un ampio set di opzioni per assegnare attività differenziate ai gruppi di lavoro e monitorarne il progresso in tempo reale, previa individuazione dei diretti responsabili. Ciascuna attività può essere arricchita da discussioni, immagini, video e audio per renderle più complete e contribuire ad una più rapida soluzione di eventuali problemi. Quando un task viene portato a compimento, gli utenti hanno a disposizione opzioni per rintracciarlo agilmente nel database e rivisitarne ogni dettaglio, riguardante i partecipanti e le modalità con le quali sono stati singolarmente coinvolti. Una funzione automatica facilita anche la generazione di un report per valutare la produttività dei team e sapere chi ha contribuito maggiormente alla realizzazione di un progetto.
Attività del software

Gestione documenti

TeamWox è in grado di gestire in modo efficiente flussi documentali composti in pratica da ogni genere di file elettronico, come ad esempio contratti, accordi, dichiarazioni, estratti conto, immagini ed altro ancora. I membri di un gruppo di lavoro hanno la possibilità di revisionare le sezioni di un documento sino a che non verrà stilata la versione definitiva, seguendo criteri snelli e immediati.

Ciascuna revisione dei documenti viene comunque archiviata per essere rapidamente recuperata in qualsiasi momento. I file sono inviabili via posta elettronica, come commenti nei forum o allegati alle attività in corso di svolgimento, potendo inoltre associarli a contatti ed organizzazione.

Posta elettronica

Le email costituiscono un sistema pressoché insostituibile per mantenere i contatti fra soggetti diversi, considerato da anni quale il più popolare strumento per mantenere collaborazioni e contatti di lavoro. Il modulo di gestione della posta elettronica di TeamWox si integra pienamente con il resto del sistema, mettendo a disposizione specifiche tipiche dei più evoluti client per configurare account multipli e gestire i messaggi provenienti dai diversi indirizzi in contemporanea. Ad ogni membro di un gruppo di lavoro viene inoltre associato un account specifico mediante il quale viene facilitato l’interscambio immediato di informazioni, riuscendo anche ad assegnare direttamente task specifici. L’abbinamento tra i sistemi email e di collaborazione aiuta a rendere più completa l’esperienza di lavoro, grazie anche all’opportunità di inviare allegati di qualsiasi genere memorizzati nel modulo di gestione documentale con la certezza di condividere sempre l’ultima versione disponibile. Un ulteriore aspetto positivo concerne anche il salvataggio automatico di tutte le comunicazioni scambiate con la clientela nel modulo CRM.
Posta elettronica

Gestione contatti (CRM)

TeamWox consente di gestire nel modo preferito i rapporti con clientela, fornitori, collaboratori e colleghi, grazie ad un database efficiente in grado di raccogliere un insieme di informazioni di vario genere, nel quale vi sono gli immancabili numeri telefonici, indirizzi, email e fax. A livello relazionale, di grande utilità risulta anche la possibilità di collegare i documenti ai propri contatti con semplicità e immediatezza, riducendo al contempo la presenza di ridondanze a livello informativo. La sicurezza dei dati è affidata ad opzioni per fissare accessi con diritti differenziati e consentire ai gruppi di utenti di interagire al meglio tra loro, accedendo comunque sempre al medesimo archivio con i conseguenti vantaggi che ne derivano. Gli utenti possono inoltre godere di funzioni automatiche per la generazione di report dettagliati sulle attività svolte, riguardanti ad esempio vendite e clientela.

Forum

L’ambiente di lavoro si presta anche per offrire ampie indicazioni sulle politiche aziendali, con l’obiettivo di far sapere a dipendenti e collaboratori le linee guida e le finalità principali. Un forum Intranet costituisce un metodo moderno e di uso immediato per pubblicare documentazione e news per ciascun membro dei gruppi di lavoro, i quali hanno al contempo la possibilità di esprimere idee, avanzare proposte o aprire discussioni in merito all’organizzazione del lavoro.
Forum

Motore di ricerca integrato

Lo storage e la ricerca veloce dei dati costituiscono elementi di grande rilievo e anche in tale direzione TeamWox riesce a fornire strumenti adatti ad ogni tipo di necessità, anche quando si abbia a che fare con ingenti moli di informazioni. Il tempo speso per l’individuazione degli elementi di reale interesse rappresenta infatti un aspetto da non sottovalutare ed è fondamentale poter contare su funzioni di ricerca potenti abbinabili a filtri efficienti, capaci di interagire con tutti i moduli ed archivi disponibili per trovare un messaggio di posta elettronica, i riferimenti di un cliente, le specifiche di un task, un post nel forum o un qualsivoglia documento.

Report

Anche i report rappresentano uno strumento di lavoro particolarmente utile durante lo svolgimento delle attività aziendali. Essi forniscono infatti un dettaglio ampiamente personalizzabile sugli affari in corso di svolgimento. I rapporti di TeamWox vengono inoltre generati in modalità automatica senza doverli richiedere al personale qualificato, con il vantaggio di averli costantemente aggiornati e di renderne più immediato l’accesso.
Report

Contabilità

Il modulo contabile è stato allestito per l’emissione e la gestione di documenti di trasporto, fatture, pagamenti e transazioni finanziarie in genere. A ciascun progetto viene associato un file comprendente tutte le operazioni contabili e amministrative ad esso riguardanti. Si possono così velocemente rintracciare informazioni su operazioni inerenti clienti, fornitori e partner. L’opzione di pianificazione permette di fissare dei promemoria per l’emissione periodica di documenti su base giornaliera, settimanale, mensile o annuale. Il modulo di e-banking è stato specificamente sviluppato per interfacciarsi a software per la gestione di conti correnti e pagamenti online, rendendo di conseguenza più efficiente la gestione delle transazioni economiche e dei propri conti.
Contabilità

Chat e Help Desk

L’assistenza interna e alla clientela è un altro servizio il quale può assumere un significato notevole durante lo svolgimento delle attività lavorative. TeamWox offre una chat per agevolare la risoluzione di problemi da parte dei team professionali. Il sistema facilita la comunicazione fra i diversi utenti in modo sicuro e veloce mediante messaggi criptati con algoritmi dedicati al fine di mantenerli confidenziali. Le comunicazioni vengono inoltre salvate automaticamente e facilmente rintracciate nella relativa cronologia. La funzione di supporto alla clientela (Help Desk)consente di fornire informazioni e assistenza attraverso l’assegnazione, la pianificazione e la gestione di task e richieste. Gruppi di tecnici e impiegati specializzati nelle attività di assistenza hanno l’obiettivo di rispondere alle richieste dell’utenza secondo diverse categorie o progetti e i moderatori hanno il compito di fissare le relative priorità d’azione.
Chat e Help Desk

Telefonia IP PBX

Infine, il modulo IP PBX (Private Branch eXchange) è indirizzato alla comunicazione telefonica interna ed esterna, offrendo funzioni di vario tipo mediante il supporto di menù vocali interattivi semplici da utilizzare, i quali consentono anche di organizzare audioconferenze senza fissare alcun limite nel numero di partecipanti. La configurazione del sistema di comunicazione VoIP non implica conoscenze approfondite in materia telefonica, in quanto è stata concepita per essere portata a termine in modo intuitivo e agevolare una contrazione dei costi di comunicazione. Si può inoltre contare su un ambiente di messaggistica istantanea per rendere ancora più immediata l’interazione fra gli utenti, in una sorta di stile Skype, anche con il supporto di terminali mobili.

Disponibilità e prezzi

TeamWox, la cui interfaccia è disponibile anche in lingua italiana, è utilizzabile gratuitamente sino ad un massimo di 10 utenti e prevede in alternativa una politica di prezzi differenziata al crescere del loro numero. Per entrare nel dettaglio, vengono richiesti 3.400 $ sino a 25 utenti, 6.700 $ sino a 50 utenti e 10.000 $ per la versione che rende illimitato il numero di fruitori. La release in modalità SaaS prevede un costo mensile per utente pari a 15 $ ed è possibile attivarla rapidamente in prova gratuita per due mesi.

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