Gestire la contabilità di magazzino con Excel

di LavoroImpresa

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Come monitorare i movimenti del magazzino con Excel e ottenere con rapidità tutte le informazioni necessarie per redigere i libri obbligatori in azienda.

Le aziende hanno l’obbligo di redigere l’inventario a inizio esercizio e successivamente ogni anno, indicando attività e passività del patrimonio (articolo 2217 del Codice Civile). L’inventario si chiude con il bilancio e con il conto profitti e perdite misurando le variazioni delle rimanenze finali dei beni rispetto alle esistenze iniziali, per formare il reddito d’esercizio: se le rimanenze finali sono maggiori di quelle iniziali, si incrementa il valore della produzione, in caso contrario si riduce. Fra i libri obbligatori in azienda spicca il libro inventario (articolo 2214 C.C.), che deve riportare analiticamente immobilizzazioni, rimanenze (materie prime, sussidiarie, di consumo, quantità e valore unitario e complessivo dei prodotti finiti), crediti e debiti (iscritti secondo il valore presumibile di realizzazione).

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Tutto questo richiede alle PMI il supporto di strumenti software e di office automation semplici ed economici per il calcolo dei dati contabili e per una gestione costante dei movimenti. Per gestire il magazzino dell’impresa, ad esempio,non è obbligatorio essere dotati di software costosi: basta un foglio elettronico, come ad esempio quello Excel. Abbiamo già visto in altri articoli alcuni esempi di schede di magazzino create in questo modo, ma questa volta vediamo come gestire tutta la contabilità di magazzino.

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Creiamo una cartella di lavoro composta da tre worksheet: ARTICOLI, MOVIMENTI e SCHEDE.

Per rendere la nostra cartella di lavoro più funzionale faremo in modo che la colonna DESCRIZIONE del foglio di lavoro movimenti venga richiamata automaticamente quando si inserisce il codice articolo, attraverso la funzione cerca.vert, che cerca un valore nella colonna più sinistra di una tabella e la restituisce nella colonna indicata in corrispondenza della stessa riga.

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La funzione – che si compone delle quattro variabili: valore (da ricercare nella prima colonna), tabella_matrice (nella quale vengono cercati i dati), indice (il numero della colonna della tabella_matrice dal quale estrapolare il dato), intervallo (indica se i dati devono essere ordinati in ordine crescente) – sarà =CERCA.VERT(D6;ARTICOLI!$B$6:$C$31;2;FALSO)

Tuttavia questa funzione genererà un errore di tipo #N/D qualora in campo del corrispondente codice risultasse vuoto. Per cui sarà necessario concatenare le funzioni cerca.vert se e val.errore. Il risultato finale =SE(VAL.ERRORE(CERCA.VERT(D6;ARTICOLI!$B$6:$C$31;2;FALSO))=VERO;””;CERCA.VERT(D6;ARTICOLI!$B$6:$C$31;2;FALSO))

=> Scopri come creare un software gestionale con Microsoft Office

Anche in questo caso è stato necessario inserire il riferimento assoluto per il trascinamento della funzione in tutta la colonna.

Dopo aver completato così la prima parte della nostra cartella di lavoro è ora possibile inserire i movimenti degli articoli di magazzino direttamente nel foglio MOVIMENTI e tenere sotto controllo le rimanenze nel foglio ARTICOLI.

Il foglio SCHEDE dovrà contenere tutti i movimenti di ogni singolo articolo. Per fare questo utilizzeremo una Tabella Pivot – strumento interattivo che combina e confronta rapidamente grandi quantità di dati – per incrociare i dati e visualizzare riepiloghi diversi.

Per creare una Tabella Pivot utilizzeremo una procedura guidata accessibile dal menu Dati > Rapporto tabella pivot > grafico pivot.
Nella prima finestra viene richiesto dove si trovano i dati da analizzare. Dopo aver confermato Elenco o database Microsoft Office Excel e indicato il tipo di rapporto da creare come Tabella pivot, cliccare sul pulsante Avanti.

Nella seconda finestra indichiamo la sorgente dati, ossia la tabella del foglio di lavoro MOVIMENTI (comprese le intestazioni di colonna) indicando il seguente intervallo: MOVIMENTI!$B$5:$H$31

=> Gestionale con Microsoft Office per la contabilità del magazzino

Completata l’operazione cliccando su Avanti arriviamo alla terza finestra, dove definiremo dove si andrà a creare la Tabella Pivot. È qui che dovremo realizzare il layout della tabella: dopo aver selezionato l’opzione Foglio di lavoro esistente cliccare su Layout.

Definiamo il layout trascinando i campi CODICE e DESCRIZIONE sull’area PAGINA e il campo DATA sull’area RIGA. Infine, trasciniamo i campi CARICO e SCARICO sull’area DATI.
Occorre fare particolare attenzione affinché questi campi siano inseriti rispettivamente come SOMMA DI CARICO e SOMMA DI SCARICO. Se il campo PivotTable è differente, richiamare il riepilogo con il doubleclick e selezionare SOMMA.
Completato il layout, cliccare su OK > Fine.

Completata questa procedura riusciremo a filtrare dalla tabella solo i movimenti degli articoli che ci interessano ottenendo un vero e proprio mastro di magazzino.

La cartella di calcolo utile alla gestione dei movimenti di magazzino ovviamente può essere ampliata in base alle esigenze dell’impresa: ad esempio con indici di magazzino come Return on Sales oppure Rotazione. I più esperti potranno realizzare grafici che consentano di sviluppare l’andamento periodico di un articolo o di una serie di articoli in un range temporale al fine di individuare i periodi dell’anno in cui l’impegno dei clienti è più intenso o, in alternativa, permettere alla cartella di lavoro di realizzare la valorizzazione delle scorte.

Il foglio di lavoro ARTICOLI conterrà un elenco di tutti i beni del magazzino con le loro informazioni fondamentali e sarà composto da otto colonne: CODICE, DESCRIZIONE, PREZZO DI ACQUISTO, PREZZO DI VENDITA, ESISTENZA INIZIALE, CARICO, SCARICO e RIMANENZE FINALI.

La tabella presenterà due sezioni: la prima destinata all’inserimento dati, mentre la seconda sarà necessaria a visualizzare le informazioni estrapolate dalle funzioni che compongono la nostra cartella di lavoro.

Il prossimo foglio di lavoro, MOVIMENTI, sarà un giornale di magazzino composto da sette colonne: NUMERO, DATA, CODICE, DESCRIZIONE, ANNOTAZIONE, CARICO e SCARICO.

A questo punto, dopo aver creato il layout grafico dei primi due fogli di calcolo inseriamo le necessarie funzioni per gestire il magazzino al meglio.

=> Scopri come gestire ordini e scorte di magazzino con Excel

Nella colonna CARICO del foglio di lavoro ARTICOLI inserire la funzione somma.se per sommare tutti i valori della colonna CARICO del foglio di lavoro MOVIMENTI che corrispondono ad un determinato codice articolo, indicato nella colonna CODICE della medesima riga.
La funzione richiede tre variabili: Intervallo (quante celle da analizzare), Criterio (quali celle sommare) e Int_somma (celle da sommare).

=SOMMA.SE(MOVIMENTI!$D$6:$D$31;B6;MOVIMENTI!$G$6:$G$31)

Per permettere il trascinamento della funzione in tutta la colonna è stato necessario inserire i riferimenti assoluti ($) nelle variabili Intervallo e Int_somma.

=> Vai alla gestione degli ordini con Excel con magazzino limitato

Una funzione simile andrà registrata nella colonna SCARICO del foglio di calcolo articoli:

=SOMMA.SE(MOVIMENTI!$D$6:$D$31;B6;MOVIMENTI!$H$6:$H$31)

La colonna RIMANENZA FINALE conterrà la somma algebrica della colonna ESISTENZA INIZIALE + CARICO – SCARICO attraverso la formula: =F6+G6-H6

Così facendo la tabella del foglio ARTICOLI indicherà la situazione complessiva dei movimenti dei beni presenti in magazzino.