Lettere preimpostate nella barra degli strumenti di Word

di Corrado Del Buono

scritto il

Realizzare una barra degli strumenti con i principali contenuti da inserire nelle lettere, grazie alle macro e ai campi "fill-in"

In questo tutorial trattiamo di alcune procedure che consentono di creare macro nelle quali esiste un certo grado di interazione con l’operatore attraverso l’utilizzo di finestre di dialogo per l’immissione di dati; ci limiteremo ad utilizzare esclusivamente alcuni degli strumenti di MS Word, senza aggiungere o modificare stringhe nel codice generato in Visual Basic, in maniera tale da consentire anche ai meno esperti l’utilizzo di tali procedure (Per chi volesse approfondire abbiamo già pubblicato un tutorial introduttivo sulle macro).

Utilizzeremo come esempio una macro che consente la trascrizione, attraverso finestre di dialogo appositamente create, di una lettera circolare di convocazione dell’assemblea ordinaria dei soci.

Come utilizzare la macro di esempio

Vediamo innanzitutto come utilizzare la macro presente all’interno del file allegato. All’apertura del documento verrà visualizzata una piccola barra degli strumenti (dal nome “Lettere circolari”) con un pulsante che consente di avviare la macro realizzata.

Per l’esecuzione della macro è necessario che sia impostata la protezione “media” per le macro (è sconsigliata la protezione “bassa”) e, ovviamente, consentire il caricamento della macro attraverso la finestra di avviso di Word (diversamente, se la protezione è impostata su “elevata” Word disattiva automaticamente queste ultime senza alcun avviso).

Posizioniamoci all’interno del documento e avviamo la macro attraverso il pulsante Convocazione Assemblea Ordinaria; vedremo trascrivere automaticamente parti di lettera che vengono interrotte momentaneamente per consentire l’inserimento di dati attraverso finestre di dialogo: la prima finestra chiederà di inserire il luogo per la data della lettera che verrà generata automaticamente, la seconda la data di convocazione dell’assemblea, la terza l’ora di inizio della riunione e la quarta l’ordine del giorno (per quest’ultima utilizziamo una numerazione e andiamo a capo ad ogni punto).

L’utilizzo della macro ci consentirà, come avremo modo di osservare, di realizzare una lettera circolare in poco meno di un minuto.

Come realizzare la macro di esempio

Prima di analizzare i diversi passaggi registrati attraverso la macro, soffermiamoci brevemente sui due campi utilizzati al suo interno (per inserire un campo all’interno di un documento si utilizza il comando Inserisci>Campo e si interviene nella finestra Campo selezionando il tipo desiderato e assegnando ad esso eventuali parametri).

Per generare automaticamente la data della lettera di convocazione si è utilizzato nel documento, durante la fase di registrazione della macro, il campo CreateDate appartenente alla categoria Data e ora, e si è assegnato ad esso il formato “esteso”, tipico di una lettera commerciale.

L’interazione attraverso le finestre di dialogo sono, invece, state realizzate inserendo, durante la registrazione della macro, dei campi Fill-in, appartenenti alla categoria Stampa unione.

La richiesta che viene fatta all’interno della finestra di dialogo che appare a video durante l’utilizzo del campo Fill-in (nel nostro esempio, “Inserire la data del documento”, “Inserire la data di convocazione dell’assemblea”, etc.) deve essere digitata all’interno della casella di testo Chiedi disponibile nella parte centrale della finestra Campo.

Per visualizzare, invece, un testo predefinito durante la fase di inserimento dei dati occorre spuntare l’opzione “Risposta predefinita alla richiesta” e digitare il testo nella casella a lato; questa procedura è stata utilizzata durante l’inserimento del campo Fill-in relativo all’ordine del giorno (difatti, viene visualizzato “1. Approvazione del Bilancio” nella finestra di dialogo durante l’esecuzione della macro).

Vediamo ora, più nel dettaglio, le operazioni da compiere per registrare la macro di esempio.

Attraverso il comando Strumenti>Macro>Registra nuova macro si accede alla finestra Registra macro nella quale si dovrà assegnare il nome alla macro (nel nostro esempio, abbiamo utilizzato ConvocazioneAssemblea) e la destinazione (nel nostro esempio, è stata salvata all’interno del documento attivo e non nel modello Normal).

Associare la macro ad un pulsante di comando

Proviamo la macro avviandola attraverso la finestra Macro (per visualizzare quest’ultima si utilizza il comando Strumenti>Macro>Macro); nel caso in cui abbiamo commesso degli errori, possiamo eliminarla, sempre attraverso la finestra Macro, e crearne una nuova.

Infine, creiamo una barra degli strumenti personalizzata e assegniamo a quest’ultima un pulsante per l’esecuzione della macro. Per creare una barra degli strumenti personalizzata si utilizza la voce del menu Strumenti>Personalizza, quindi il pulsante Nuova posto nella scheda Barra degli strumenti; nella successiva finestra di dialogo si assegna un nome (nell’esempio LettereCircolari) ed una posizione (nell’esempio, all’interno del documento attivo).

Successivamente, è sufficiente individuare nella scheda Comandi dalla finestra Personalizza, la macro realizzata e trascinarla all’interno della barra personalizzata. Infine, apriamo il menu rapido stando posizionati sul pulsante trascinato, modifichiamone il nome ed assegniamo una icona scegliendola tra quelle predefinite.