Applicazioni online per l’Office Automation delle Pmi

di Alfredo Bucciante

scritto il

Produttività in ufficio? Google Docs, Zoho, Think Free, TitanPad e Prezi

Gli utenti business dispongono oggi di applicazioni online sufficientemente mature per svolgere tranquillamente tutte le tipiche attività di lavoro: (editor per scrivere testi, foglio elettronico per gestire dati o slide per realizzare presentazioni).

I vantaggi sono diversi, in primis la mobilità: i file sono ben archiviati e sempre disponibili in Rete; basta una connessione per consultarli e modificarli da qualunque postazione. Indirettamente, poi, è anche una garanzia di sicurezza: una sorta di back-up permanente del proprio lavoro. L’accesso condiviso tra più utenti di un gruppo di lavoro consente di lavorare elaborando il medesimo file, senza replicare infinite copie di bozze modificate: questi servizi permettono infatti di lavorare in contemporanea, visualizzando in tempo reale le modifiche fatte dagli altri in diretta.

Più che sulle singole funzioni – davvero simili ai prodotti offline che siamo abituati ad utilizzare – cerchiamo di individuare le particolarità di ciascuno di questi servizi.

1. Google Docs

Google Docs propone programma di scrittura, foglio elettronico, presentazioni e un’applicazione per disegnare schemi e diagrammi: uno spazio di lavoro semplice e pulito ma ricchissimo di funzioni, a volte anche un po’ nascoste. Altro punto di forza è la stabilità.

Ad esempio le note a piè di pagina, inserite nelle più recenti sezioni: in fase di scrittura vengono visualizzate di fianco (anche più comodo), ma, se esportiamo il documento in un formato tradizionale, le troveremo “al posto giusto”. Un ‘ altra novità è la possibilità di caricare qualsiasi tipo di file che, riconosciuti in un formato supportato, possono poi essere elaborati rimanendo dentro Google Docs.

2. Zoho

La piattaforma Zoho è molto simile a Google Docs ma offre molte più applicazioni per il mondo del lavoro e uno spazio integrato per dialogare e interagire con i propri contatti. Consigliato, quindi, se già si usa un prodotto Zoho.

Anche qui si punta molto sulla semplicità anche se l’interfaccia può risultare a prima vista più “affollata” e quindi ostica. Le funzioni sono pressoché identiche a quelle di Google. Tra l’altro, è possibile importare i documenti di Google Docs.

Qui non si possono caricare file di tutti i formati ma le immagini vengono riconosciute e visualizzate direttamente nel pannello di controllo. Molto ben fatta è poi la gestione dei documenti che, oltre a cartelle e tag, prevede anche dei workspace per condividere più documenti alla volta.

Un ‘ altra particolarità di Zoho è l’aggiornamento costante sullo spazio utilizzato fino a quel momento.

3. Think Free

Think Free ha come particolarità di ricordare l’interfaccia tradizionale dei programmi Microsoft Office. Non sembrerà neanche di stare sul Web se non fosse per la barra di navigazione browser. Inevitabile che si paghi qualcosa in termini di velocità, soprattutto nel caricamento iniziale, ma il servizio è comunque affidabile.

Think Free è più utile per singoli progetti che richiedano esigenze di visualizzazione particolari, ma meno come servizio veloce per tutti i giorni. La gestione documentale è comunque ben fatta, e anche in questo caso permette l’utilizzo di Workspace per lavori di gruppo.

Un particolare editor serve a realizzare semplici pagine web in maniera visuale.

4. TitanPad

TitanPad è un servizio semplice,con sole funzioni di scrittura. Con un’interfaccia piuttosto minimalista, può essere un valido aiuto se si ha bisogno di appunti veloci, tanto che è utilizzabile anche senza registrazione. Ogni documento creato ha infatti un indirizzo che può essere eventualmente condiviso.

Si può scrivere in contemporanea, e ciascun collaboratore ha associato un colore per individuare velocemente gli interventi di ciascuno. Notevole la funzione Time Slider, che permette di rivedere come in un film la sequenza di tutte le modifiche apportate al documento.

Altra particolarità è che i propri documenti restano salvati in uno spazio del tipo nome.titanpad.com. Qui però la gestione complessiva dei documenti risulta più povera rispetto agli altri servizi.

5. Prezi

Chiudiamo con un’altra applicazione che “fa una cosa sola”, ma molto originale: le chiamano zooming presentation e sono in effetti simili a presentazioni, ma con uno “slancio in più”.

Prezi offre uno spazio vuoto, da immaginare come un foglio bianco. Al suo interno siamo liberi di inserire e spostare elementi come scritte, quadrati, frecce. Se vogliamo, possiamo aggiungere una sequenza per rendere la lettura e l ‘ esposizione più ordinata, e diversi livelli di zoom a seconda del dettaglio che vogliamo evidenziare.

Come per tutte le cose, la riuscita e il successo dipendono poi dai contenuti, ma in questo caso l ‘ effetto teatrale è assicurato.

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