La mappa dei sistemi informativi aziendali

di Riccardo Grassi

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In azienda è necessaria un'integrazione di più sistemi per supportare i diversi ambiti dalla produzione alla comunicazione al management.

Come ogni organizzazione umana le imprese sono realtà molto complesse, di non facile scomposizione e di difficile “mappatura”. A questa ovvia regola generale non si sottraggono le informazioni ed i sistemi chiamati ad organizzarle.

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Nell’impresa digitale sono molti i sistemi informativi chiamati a supportare le attività necessarie al funzionamento dei processi: dai sistemi di posta elettronica, all’automazione della produzione, dalla gestione della fatturazione ai sistemi di gestione della relazione con il cliente. In definitiva prima ancora della scelta relativa al migliore software tra tutti gli ERP, tra i CRM, e così via, dovremmo chiederci quali siano tutti i software a disposizione e quali compiti assolvono. La cosa più importante è capire esattamente come si articolano i sistemi informativi, al fine di poter pianificare e progettare in modo consapevole i propri sistemi. Le suddivisioni che si possono fare per i sistemi informativi sono molteplici, ed ognuna ha dei limiti, tutte convengono però nel suddividere l’analisi di questi sistemi in tre filoni:

  • Analisi economica
  • Analisi tecnica
  • Analisi organizzativa

Il primo tipo di analisi si concretizza nell’esame dei bisogni che spingono un’impresa a dotarsi degli strumenti informatici (perché). L’analisi tecnica spiega le componenti del sistema e come queste saranno utilizzate (come è fatto un sistema e cosa viene utilizzato). In ultimo la componente organizzativa studia i processi e le risorse necessarie.

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A chi servono?

Per comprendere quali software sono necessari nell’impresa dobbiamo capire “a chi servono”. I dati che vengono trattati dalle tecnologie informatiche diventano “informazioni” subendo processi di astrazione, analisi e rielaborazione. Ma le informazioni sono utilizzate in maniera differente a seconda della tipologia degli utenti che le utilizzano, pertanto al fine di pianificare e progettare un sistema informativo è fondamentale capire come vengono suddivisi tali strumenti. Tipicamente le attività che sono chiamati a gestire i sistemi informativi sono:

  • attività strategiche, in genere sono svolte dal top management, dallo staff, e sono caratterizzate dall’analisi su dati interni e/o esterni volti alla pianificazione, al supporto delle decisioni e sono solitamente poco ripetitive;
  • attività tattiche, sono orientate al controllo e alla programmazione, prevedono la gestione dei flussi di lavoro nel tempo svolte dai manager di reparto o divisione;
  • attività operative, caratterizzate da una elevata ripetitività, sono svolte dal personale esecutivo e sono volte all’automazione dei processi, nell’ottica di aumentarne la precisione, e l’efficienza.

La strutturabilità

Un altro importante punto di vista necessario alla definizione dei sistemi informativi è la comprensione della dimensione della strutturabilità delle attività da svolgere. In pratica, oltre a capire chi dovrà trattare le informazioni, è necessario capire se le attività da svolgere hanno una chiara identificazione, e sono gestibili attraverso flussi di lavoro ben definiti. Si ha quindi una suddivisione di tre tipi di strutture:

  • Svolgimento completamente strutturabile
  • Svolgimento parzialmente strutturabile
  • Svolgimento difficilmente strutturabile

Se si considerano le attività del primo gruppo il sistema informatico automatizza completamente l’esecuzione dei task, esempi ne sono la contabilità delle fatture in un’azienda, l’emissione biglietti di un’agenzia viaggi o la creazione di un preventivo on line.

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Le attività parzialmente strutturabili sono quelle di analisi di scostamenti tra budget e conto economico in un ufficio amministrativo, o le operazioni di marketing volte alla definizione del prezzo di vendita di un prodotto servizio o ancora negli uffici di produzione la pianificazione della produzione di una linea per un determinato periodo temporale o ancora la gestione di un progetto di lunga durata. Le ultime, le attività difficilmente strutturabili, sono quelle che attengono agli uffici di ricerca e sviluppo per la creazione di nuovi prodotti, pianificare l’apertura di impianti di produzione. In questo caso le piattaforme informatiche sono chiamate a produrre simulazioni ed analisi sempre diverse e assolutamente in modo non certo.

Divisione dei compiti e degli strumenti

Come si può facilmente intuire non è possibile supportare tutti questi compiti con un solo tipo di software, ma l’azienda si deve dotare di una molteplicità di strumenti diversi. Vediamo come sono suddivisi i sistemi informativi aziendali.

  • I sistemi ESS (Executive Support System)
  • I sistemi DSS (Decision Support System)
  • I sistemi MIS (Management Information System)
  • I sistemi TPS (Transaction Processing System)

I sistemi informativi denominati ESS sono responsabili dell’elaborazione di fonti dati interne o esterne tipiche della gestione d’impresa, analisi della concorrenza, trand di mercato, leggi, etc., per ottenere come risultato finale previsioni macro economiche, simulazioni della produzione, confronto e posizionamento del mercato, come strumenti vi è l’uso di motori di ricerca, indicizzazione, visualizzazione grafica dei dati.Come si puo’ evincere dal nome sono sistemi a disposizione degli Executive, ai top manager aziendali che dettano le strategie aziendali.

I DSS aiutano i manager di area o lo staff a prendere decisioni sugli indirizzi da prendere nei vari dipartimenti, utilizzando strumenti di simulazioni, di analisi degli impatti e di analisi delle alternative possibili. Questi sistemi utilizzano analisi degli scenari, “what if” analysis, ottimizzazione delle scelte, analisi dati storici, correlazioni etc. (data mining).

I MIS sono tipicamente i sistemi di reporting utili ai capi strutura e responsabili di funzione, sono capaci di storicizzazione dei dati, confronto tra budget ed actual, creazione di grafici, di misurazione e valutazione degli obiettivi etc. Sono sistemi che necessitano di una buona astrazione della struttura dati al fine di aggregare le informazioni nel modo più corretto. L’obiettivo da perseguire per i sistemi MIS è costituito in genere dal veicolare una crescente mole di informazione verso gli apparati decisionali, piuttosto che non l’approccio inverso, cioè dell’eliminare informazione inutile, ridondante e non richiesta.

I sistemi TPS permettono di automatizzare procedure come l’emissione di fatture, la gestione delle presenze del personale, il controllo delle movimentazioni a magazzino, la tenuta della contabilità generale, aggiornamento e manutenzione delle anagrafiche, stampa documentazione etc. sono sistemi pensati al personale operativo e tendono ad automatizzare i processi semplici.

Un esempio concreto

Proponiamo un semplice scenario per comprendere come in realtà tutti questi sistemi devono comporsi ed integrarsi in un “unicum” al fine di cogliere tutte le possibilità offerte dall’introduzione di sistemi informativi.

Vengono vendute due casse del nostro prodotto, il rappresentante commerciale emette un ordine firmato con il cliente, l’ufficio amministrativo registra l’ordine sui sistemi verificando disponibilità, tempi di consegna e condizioni di pagamento, quindi verrà emessa una fattura, stampandola ed inoltrandola all’ufficio acquisti del nostro cliente (sistemi TPS). Ogni fine mese, in ogni struttura di vendita (divisa per area geografica, o per divisione di prodotto) verrà controllato lo stato degli ordini e delle opportunità; negli uffici amministrativi vi saranno i report riguardanti lo stato dei pagamenti del ciclo attivo e passivo (utilizzando i sistemi MIS, creando report e grafici). Queste informazioni sono riviste ogni quarter (tre mesi) dai manager al fine di capire quali orientamenti prendere, quali prodotti promuovere commercialmente e controllare l’andamento dei progetti in corso potendo capire quali siano i risultati al variare di informazioni chiave (sistemi DSS). Dall’analisi di queste informazioni (interne), potendo incrociare i dati provenienti da ricerche di mercato e posizionamento dei competitor (dati esterni), il top managemet deriva le informazioni necessarie alla formulazione o modifica delle strategie aziendali (ESS).

Conclusioni

Per creare un’impresa digitale non può bastare un singolo software, ma l’insieme di molti strumenti che debbono essere integrati fra di loro. È proprio il livello di integrazione che spesso fa la differenza nella gestione delle informazioni. I trand dettati dai grandi software vendor sono quelli di fornire piattaforme capaci di integrare nativamente tutti questi strumenti, sia per quel che concerne il software SOE (Service Oriented Enterprise) che per quanto riguarda le infrastrutture (SOA Service Oriented Architecture), ma tali sistemi per ora sono appannaggio delle grandi imprese, in quanto necessitano ancora di grandi investimenti. Per le PMI invece è utile capire a fondo quali strumenti sono necessari ed approntare un piano strategico di integrazione tra questi.

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