Al Forum PA 2013 quest’anno Microsoft Italia ha fatto il punto sugli scenari evolutivi della Pubblica Amministrazione, in pieno fermento digitale nell’ottica di un proficuo utilizzo della tecnologia per migliorare la comunicazione con cittadini ed imprese rendendo più efficienti i servizi erogati.
PMI.it ne ha parlato con Rita Tenan, Direttore della Divisione Public Sector di Microsoft Italia: attraverso alcuni casi di successo, abbiamo potuto toccare con mano fino a che punto le tecnologie possano supportare la PA. In particolare grazie a soluzioni di comunicazione e collaborazione integrata (UCC), quanto mai efficaci anche nel rispondere alle odierne sfide della Spending Review.
L’Innovazione della PA con Microsoft
In termini di tecnologie e soluzioni, come si concretizza il supporto di Microsoft al raggiungimento degli obiettivi dell’Agenda Digitale?
«Microsoft offre in primo luogo un set di tecnologie abilitanti che vanno a toccare importanti e vari aspetti: dal Cloud, alla razionalizzazione delle infrastrutture per rendere più efficienti le soluzioni IT esistenti a minor costo, alla Mobilità su territorio, fino ad arrivare ad Open Data, Big Data e CRM.
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In tutto ciò esistono due aspetti fondamentali: fare in modo che le tecnologie siano semplici da usare e facili da implementare. La PA oggi non si può più permettere di avviare progetti triennali o quinquennali, ora è fondamentale iniziare a vedere un ritorno dell’investimento nel giro di qualche settimana, al massimo mese. Vantaggi che Microsoft è in grado di garantire.
Ma il percorso verso la digitalizzazione, soprattutto nella PA, non presenta solo problematiche legate alle tecnologie, c’è anche un fattore mentale da superare. Per questo Microsoft ha messo in piedi un piano triennale di investimenti a supporto tanto delle PA quanto di PMI, start-up, formazione dei giovani. L’obiettivo è di cercare di avviare delle dinamiche diverse.
Purtroppo tutte le statistiche dipingono una situazione in Italia di estremo ritardo rispetto agli altri Paesi europei, con riferimento alla digitalizzazione. E in questo la PA può dare una grande spinta. Nell’immaginario comune c’è una PA che è l’emblema dell’arretratezza da questo punto di vista, noi vogliamo invece renderla leader, un traino per il percorso di digitalizzazione in Italia. E il raggiungimento di questa mission non ci appare oggi così lontano».
UCC e ROI
Considerando la nuova stagione di Spending Review – alla luce dei risultati emersi dallo studio Microsoft-Netics – quali sono i risparmi possibili per la PA italiana grazie alle soluzioni di comunicazione e collaborazione integrata (UCC)?
«I risparmi che si possono ottenere ricoprono molte aree. Il punto cruciale è fare in modo che i tagli necessari che sono stati imposti dalla Spending Review non si traducano automaticamente in un decremento dei servizi. In questo momento il nostro Paese ha bisogno di far crescere la propria competitività. Siamo in un periodo di “rottura” ed è necessario sfruttare la mancanza di risorse per modificare alcuni modelli lavorativi, ovviamente aiutati dalle tecnologie.
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Il nostro studio Microsoft-Netics ha valutato l’impatto che potrebbe avere l’adozione diffusa delle tecnologie di comunicazione integrata e collaborazione da parte della PA italiana e particolarmente interessante è l’ampiezza del ritorno sull’investimento. Si tratta di cifre sostanziali, perché stiamo parlando di aiutare il Paese a risparmiare circa 3 miliardi di euro l’anno. Si tratta sia di alleggerire il compito relativo alla manutenzione delle vecchie centraline telefoniche che di evitare molti spostamenti prima necessari, ottenendo al contempo notevoli vantaggi sul fronte della produttività.
Tutti questi risparmi permettono sia di recuperare risorse che di investire in nuovi servizi capaci di garantire una maggiore efficienza, trasparenza e semplificazione delle procedure.
Per fare un esempio: pensate al potere di comunicazione che può avere l’utilizzo di tool come Skype all’interno della PA o delle aziende in generale. L’utilizzo di tecnologie come queste permette una comunicazione istantanea e sincrona tra colleghi e dipartimenti. Ad esempio è possibile gestire le presenze, capire se i colleghi ci sono o non sono in ufficio. Attraverso videoconferenze e strumenti di desktop sharing è possibile condividere presentazioni, documenti, fascicoli o, per ipotesi in caso di medici, radiografie, referti e cartelle cliniche.
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Si tratta di applicazioni quasi banali dal punto di vista tecnico, ma anche dal punto di vista dell’utente, ormai abituato ad usare tecnologie di questo tipo anche nella propria vita personale.
Casi di successo
Può raccontarci alcuni casi di successo?
Di storie di successo, con riferimento all’UCC ne abbiamo tante, un paio di esempi tra tutti: il Comune di Mantova e la ASL di Napoli 2 Nord.
ASL Napoli 2 Nord
Nel caso di Napoli 2 Nord, andando la stima dei risparmi è pari a 858 mila euro l’anno, e si prevede un recupero dell’investimento in soli 12 mesi. Si tratta di risparmi ai quali si aggiunge anche un miglioramento dell’efficienza lavorativa.
I miglioramenti sono molteplici: dai risparmi legati alle ore di lavoro (recupero del 50% delle ore), alla riduzione degli spostamenti (-11% sui costi di utilizzo delle automobili), al taglio delle chiamate interne (-23%). Altre efficienze riguardano la riduzione dei canoni CDN (-7%) e degli interventi di manutenzione di apparati TLC (-9%).
Si tratta di un esempio di un progetto abilitante che dimostra come queste tecnologie abbiano realmente un impatto organizzativo forte.
Comune di Mantova
Il Comune di Mantova è un altro esempio di come le PA possano conciliare innovazione e risparmio, migliorando al contempo servizi e standard del proprio lavoro.
Il ritorno dell’investimento in questo caso è di 18 mesi, con 315 mila euro di risparmio stimato ogni anno: -57% per le manutenzioni degli apparati TLC; -3% per le chiamate interne; -4% per i costi di spostamento; -5% per il noleggio delle centraline; -35% per i costi di spostamento.
Ministero degli Affari Esteri
Un altro caso interessante riguarda il Ministero degli Affari Esteri, che tipicamente ha la necessità di comunicare con sedi in tutto il mondo. In casi come questi l’utilizzo delle tecnologie UCC è veramente in grado di cambiare la vita dei dipendenti pubblici e di migliorare il servizio al cittadino».
Italia
In generale in Italia si potrebbero ottenere, grazie alle tecnologie di Comunicazione integrata e Collaborazione, ben 2,9 miliardi di euro l’anno di risparmi; circa 1400 euro l’anno per dipendente.
Si tratta di risparmiare 947 milioni di euro all’anno per le spese telematiche (oggi circa 2,3 miliardi di euro l’anno), 854 milioni di euro all’anno per le spese dovute agli spostamenti per riunioni o trasferte (oggi circa 1,4 miliardi di euro l’anno) e di recuperare produttività pari a circa 1,1 miliardo di euro/anno.
Cloud Computing
E il Cloud Computing che ruolo gioca nel processo di digitalizzazione della PA?
«Il Cloud Computing svolge un ruolo molto importante in questo percorso, perché permette di ottenere ulteriori risparmi e di mettere a disposizione infrastrutture adeguate con risorse ridotte, in linea con le esigenze attuali della PA.
In ambito Cloud, Microsoft è in grado di offrire un grande supporto a PA e PMI, forte della propria esperienza maturata in molti anni, garantendo elevati livelli di sicurezza.
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Proprio la sicurezza, che fino a qualche tempo fa rappresentava un freno all’adozione del Cloud, ora deve essere vista come un suo punto di forza. Microsoft ha concentrato i propri sforzi in questi anni proprio ad offrire delle garanzie da questo punto di vista, anche alla PA, che deve spesso gestire e custodire un notevole ammontare di informazioni sensibili».
Smart City
Con riferimento alle Smart City, invece, a che punto siamo in Italia in termini di tecnologie applicate?
«Il tema delle Smart City è veramente vasto. Oltre alle tecnologie di cui abbiamo parlato, un altro aspetto che merita di essere approfondito è quello della mobilità, sul quale Microsoft investe molto.
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In Italia si mira ad aumentare il grado di penetrazione e di avanzamento di tecnologie come queste, al pari di come avviene in altri Paesi. Va sottolineato che le tecnologie sono pronte, quello che serve per fare in modo che i progetti in ambito Smart City vengano implementati in modo efficiente, è un cambiamento di mentalità.
Agenda Digitale
A proposito di digitalizzazione e dematerializzazione, quali sono i principali ostacoli alla realizzazione dell’Agenda Digitale in Italia e quale il contributo di Microsoft?
«L’ostacolo maggiore alla realizzazione dell’Agenda Digitale è soprattutto culturale. Si tratta un fattore naturale, umano, di scarsa propensione al cambiamento. Bisogna quindi superare questo ostacolo, anche a fronte dello sviluppo tecnologico che oggi viaggia ben più velocemente di un tempo, quando l’orizzonte temporale per il rinnovo tecnologico era di cinque anni. Prima ancora si parlava di 10 anni. Oggi le novità tecnologiche avvengono ogni anno.
Il supporto che Microsoft è in grado di offrire in quest’ottica è di sviluppare delle tecnologie e delle soluzioni che siano semplici da usare, sia da chi nasce “digitale”, sia per chi invece ha maggiori difficoltà in questo senso.
Puntare alla semplificazione significa mettere le persone al centro e non le tecnologie. E noi, come vendor lo stiamo facendo ormai da tempo.
L’adozione delle tecnologie, in molti ambienti, risente del passato, quando si aveva a che fare con soluzioni molto complesse. Oggi non è più così e noi, anche a fronte di quello che si “respira” in questa edizione del Forum PA 2013, siamo fiduciosi che la realizzazione dell’Agenda Digitale non sia così lontana».
