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Guida a Microsoft Lync 2013 per la comunicazione integrata

di Cristiano Guarco

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PMI.it approfondisce con Alessandro Appiani, CEO & Solution Architect di PulsarIT, il mondo della comunicazione integrata su Microsoft Lync 2013.

Fuori ufficio siamo ancora abituati ad adottare un approccio diverso al lavoro quotidiano, limitandoci a sincronizzare le email quando invece potremmo utilizzare un unico strumento di comunicazione, con l’unico requisito della connessione web. Se organizziamo l’infrastruttura, Microsoft Lync 2013 e le tecnologie di comunicazione unificata ci abilitano a comunicare e lavorare a tutto tondo.

In treno, in albergo, in filiale, basta un accesso web (anche wi-fi) ed un qualsiasi terminale (ultrabook, smartphone, tablet o desktop) connesso: anche senza VPN si accede ai dati come se si fosse alla propria scrivania.

E’ quanto emerso con chiarezza alla Unified Communication Conference 2013: e per conoscere in dettaglio quanto è possibile fare con questi strumenti, PMI.it ha fatto il unto con Alessandro Appiani, CEO & Solution Architect di PulsarIT.

=>Communicazione integrata per il business: le novità di Microsoft

Fonia integrata

 Unified Communication vuol dire mettere le persone al centro abilitando gli strumenti di comunicazione, e lavorare in context. È quello che fa Lync: sulla sua interfaccia possiamo organizzare i contatti (compresi quelli Skype), effettuare ricerche, verificare chi è attivo, visualizzare la Contact Card come punto di raccordo con altre applicazioni aziendali come Outlook o SharePoint.

Da una mail posso visualizzare la Contact Card ottenendo una visione unificata del contatto, con la possibilità di aprire immediatamente ogni canale di comunicazione disponibile.

Lync

Se avvio una conversazione vocale da una mail aperta (con il medesimo oggetto) l’interlocutore riceve un instant message, così se non ha il client di posta aperto potrà rispondere con un click sulla notifica. E alla conversazione posso aggiungere il video HD supportato nativamente (mantenendo viva la parte umana della comunicazione, evitando che diventi impersonale).

E nulla vieta di includere altre persone, passando a una conferenza centralizzata, con un banale ‘drag & drop’. In sostanza, quanto più rendiamo le persone libere dal posto in cui si trovano, quanto più innestiamo il modello di un lavoro virtuale.

Documenti condivisi

Con Lync possiamo condividere il lavoro su un documento via browser senza bisogno di Excel o Word installato ( sfruttando le rispettive Web App), e possiamo accedere ad Office da remoto  integrandovi gli strumenti di comunicazione. Lync consente quindi di lavorare sul documento grazie a SharePoint e Office 365, ed  di comunicare “intorno” al documento: chat, chiamata audio o video.

Se il documento risiede sul server si eviterà di dover condividere tutto il desktop, ma solo l’Excel o il Word della situazione. Niente copie o trasferimenti di file, ma controllo da remoto e condivisione delle modifiche in tempo reale. E visto che disponiamo anche dell’audio, possiamo dirci a voce quali modifiche effettuiamo e perché.Il tutto basandosi sulla connessione internet.

Lync

Possiamo anche  inserire oggetti plug & play certificati Lync – ad esempio uno “speaker phone” per creare una conferenza audio – che compariranno nella lista dei dispositivi utilizzabili per la comunicazione integrata. Microsoft realizza infatti la tecnologia e il software, che poi vengono utilizzati dai produttori per realizzare strumenti certificati Lync, dalle tradizionali cuffie con microfono wireless.

E se abbiamo un’utenza con telefono fisso o cellulare aziendale, posso  sempre invitarla alla conference call sfruttando l’interconnessione tra Lync – che funge anche da centralino VoIP – e la fonia tradizionale.

Lo strumento punta a fare tutto online e tutto in casa, senza discriminare i vecchi apparati  (ad esempio, una borchia ISDN in ufficio su cui si appoggia un centralino tradizionale). In pratica si può scegliere se mantenere i vecchi sistemi sfruttando le nuove tecnologie di comunicazione o rinnovare scegliendo uno strumento che apre scenari di tipo diverso, dalla collaborazione dei team al lavoro in remoto, passando per quello in movimento.

Con obiettivi diversificati:  incremento della produttività, formazione a distanza, presentazione di prodotti, e-learning nel settore pubblico.  In tutto e per tutto, è una piattaforma per comunicare.

E da giugno arriva la connessione video verso Skype, da qualunque utenza Lync, aprendo la porta a chiunque –il consulente, la piccola azienda, l’avvocato, il libero professionista, ecc. – per la comunicazione integrata.

Sulla nuova piattaforma convergeranno quindi i contatti privati e quelli professionali. Questa è la filosofia di Microsoft: far parlare tutti con tutti dentro e fuori l’azienda, coprendo l’integrazione con la fonia.

Meeting online

Con i Lync Meeting online, gestiti nella modalità Unified Communication appena vista, possiamo anche pianificare gli appuntamenti, con inviti email ai partecipanti contenenti un numero da chiamare e l’ID da digitare sulla tastiera del telefono per accedere e identificarsi. Non è necessario scegliere un canale di comunicazione unico ma si possono cambiare e alternare gli strumenti in ogni momento.

Cross platform

Lync 2013 è cross device, cross browser e cross platform. Usando Firefox si accede a tutte le funzionalità da Lync Web App (con plugin nativo HTML5): audio, video, instant messaging, condivisione dei contenuti. Con Unified Communication 2013 Microsoft ha dunque chiuso il cerchio con un ambiente completo che apre a scenari infiniti per modelli di lavoro.

L’infrastruttura è scalabile: con un singolo server si gestiscono sino a 10mila utenti,  ma un doppio server è utile per la sicurezza (per la connessione esterna a Internet), con una scalabilità “orizzontale” fino a 16 server per creare un cosiddetto pool.

Essendo uno strumento aziendale, Lync 2013 risponde a tutti i requisiti di sicurezza, tutte le comunicazioni (chat e streaming audio e video, mail escluse) sono cifrate end-to-end con i certificati digitali basati sulla stessa tecnologia impiegata dalle banche per l’home banking.

La parte di Exchange 2013 è meno “nuova”, con Outlook Web App come vera novità, la stessa che troviamo in Office 365. Sia Exchange sia Lync possono essere implementati in un modello ibrido (on premise e sul Cloud) con le due infrastrutture che comunicano: con la Web App posso chattare da browser a browser e smartphone, ricevendo la notifica su ogni device abilitato e decidendo dove rispondere in base alla mia posizione.

La parte Mobile è supportata da tutte le piattaforme più diffuse – Android, iOS e Windows Phone – con relativa interfaccia e funzionalità: logicamente sul tablet si hanno più funzioni (presentazione Powerpoint e gestione dei contenuti) rispetto a uno smartphone, su cui si mantengono audio/video via VoIP e la chat, che già supporta nativamente Gtalk di Gmail con una comunicazione di tipo ‘server side’.

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