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Semplificare la complessità con l’automatizzazione dei documenti

di Redazione PMI.it

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In molti settori il ruolo crescente dell'automatizzazione permette di semplificare la complessità e creare valore. Kyocera Document Solutions collabora con le aziende per ottimizzare i processi documentali e garantire risultati misurabili.

L’intelligenza artificiale (IA) sta rivoluzionando il mondo del lavoro grazie alla gestione intelligente dei dati e all’automazione. Sebbene non sia facile comprendere appieno il potenziale a lungo termine dell’IA di cambiare gli aspetti chiave del nostro modo di vivere e di supportare l’operatività delle aziende, appare evidente l’enorme vantaggio in termini di creazione di valore. Stando a quanto stimato da McKinsey Global Institute, l’IA potrebbe fornire in previsione una produzione economica globale aggiuntiva di circa 13 trilioni di dollari entro il 2030, aumentando il PIL globale di circa l’1,2% all’anno.

L’automatizzazione dei documenti è per le aziende uno strumento importante per pervenire a una maggiore produttività ed efficienza operativa. L’automatizzazione riguarda ormai ogni settore: può migliorare l’assistenza sanitaria dei pazienti, aumentare l’efficienza delle assicurazioni e portare in produzione back-office aggiornati. Basti pensare a quanto tempo il personale sanitario perde per la ricerca delle cartelle cliniche dei pazienti rubando tempo prezioso alle cure; oppure il freno dato all’amministrazione pubblica dal persistere di complessi processi amministrativi e dalla forte dipendenza da documenti cartacei.

Risparmio di tempo e meno errori

Per essere competitive, le aziende sono chiamate a puntare con decisione sull’innovazione e a investire in strumenti che permettono di capitalizzare il tempo e aumentare la produttività. In questo senso l’uso dell’intelligenza artificiale per automatizzare la classificazione e l’elaborazione dei documenti, nonché per l’estrazione dei dati e il raggruppamento degli argomenti, porta in dote numerosi vantaggi.

L’automazione non solo fa risparmiare tempo ed elimina gli errori umani, ma consente anche ai dipendenti di concentrarsi sulle attività di valore che portano un maggiore ritorno sull’investimento per l’azienda, generando così nuove opportunità di crescita e un aumento delle entrate.

Tecnologia e consulenza per soluzioni su misura

Kyocera Document Solutions supporta le aziende in qualità di partner tecnologico per garantire risultati misurabili. In che modo? Come primo passo esegue un’analisi dettagliata dell’infrastruttura documentale aziendale, per comprendere a fondo le tecnologie in uso, i processi in atto e identificare i “colli di bottiglia”. Successivamente propone una soluzione pensata su misura per rispondere alle esigenze di ogni singola azienda. L’intento è strutturare una soluzione olistica che includa un pacchetto di prodotti – stampanti e multifunzione – e soluzioni e servizi integrati per fornire il miglior risultato possibile in termini di gestione documentale. Ciò avviene attraverso i Managed Document Services (MDS), un approccio che valorizza il patrimonio esistente e propone nuovi servizi in grado di migliorare la produttività quotidiana. Grazie ai Managed Document Services Kyocera è possibile semplificare la gestione della produzione di stampa, “snellire” il carico di lavoro del reparto IT e diminuire l’impatto ambientale di stampanti e multifunzione.

Kyocera Document Solutions completa la sua offerta con piattaforme di contenuti (Content Services) che si integrano con stampanti e dispositivi multifunzione, così come con altri software e piattaforme che possono essere utilizzati in un ambiente di lavoro ibrido. Si tratta di soluzioni pensate per consentire la crescita e la scalabilità. In qualità di fornitori di SaaS su cloud, il servizio è personalizzato e si avvale delle migliori tecnologie in fatto di sicurezza.

Kyocera Document Solutions offre alle aziende infrastrutture a supporto di una soluzione di lavoro ibrida completa che tenga conto di tutti i prodotti di cui l’azienda avrà bisogno.

L’ottimizzazione dell’ambiente di lavoro ibrido include anche l’opportunità di aumentare la portata dei content services attraverso soluzioni come l’automazione dei processi lavorativi (RPA), l’Enterprise Content Management (ECM) e la cattura ed estrapolazione dei dati. Questi strumenti consentono di:

  • identificare e organizzare i documenti in base al loro contenuto;
  • automatizzare i flussi di lavoro di approvazione, come la richiesta di una firma elettronica;
  • estrarre informazioni da un documento e verificare la corrispondenza tra documenti diversi

Nel caso di un ambiente di lavoro ibrido, un dipendente che riceve una fattura da un cliente può caricare il documento nell’ECM e lasciare che i bot estraggano i dati e li inviino al software di contabilità, prima di archiviarlo nel posto corretto. Strumenti di automazione come l’RPA apprendono col tempo e, quindi, a seconda della fattura, i bot potrebbero imparare a inviarlo al manager giusto per l’approvazione interna.