Compleanno per le email: quando conviene inviarle

di Roberto Rais

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Le email compiono 40 anni; oggi, data l'enorme quantità di messaggi che si inviano la tecnica giusta è quella di spedirle la mattina presto.

Quarant’anni, e non dimostrarli. L’email, il messaggio di posta elettronica, inviato per ben 107 triliardi di volte nel corso del 2010, ha infatti spento le candeline dei quattro decenni con grandi, grandissimi numeri. Stando a quanto riporta un interessante approfondimento de La Repubblica, ogni minuto verrebbero inviate in tutto il mondo circa 170 milioni di email, con un ritmo che si è consolidato su livelli mostruosamente elevati, a dispetto della messaggistica istantanea e dei social network.

Ad ogni modo, è facile pensare che non vi sia una perfetta corrispondenza tra la procedura di invio e quella della sua lettura. Considerata la straordinaria mole di comunicazioni che ogni giorno giungono nelle caselle di posta elettronica, è infatti molto probabile che una parte di esse non venga nemmeno aperta, terminando mestamente la propria strada nel cestino.

Ma come evitare che le comunicazioni subiscano la stessa sorte? La regola prioritaria è quella di inviare le email di primissimo mattino: in questo modo aumenterebbero in maniera significativa le possibilità di poter ricevere un’adeguata lettura da parte del destinatario, evitando che i contenuti – magari importanti – del messaggio vengano confusi con spam e altre comunicazioni poco desiderate dal ricevente.

Una buona abitudine è, inoltre, quella di evitare di abusare di questo strumento, diminuendo le ipotesi in cui si procede all’invio dell’email a decine di diversi destinatari utilizzando la spedizione per conoscenza “cc”. Stando a quanto dichiarato dalla società di servizi internet Boomerang, in media ogni giorno un manager spende circa due ore e mezzo di tempo per leggere 147 email, delle quali circa la metà viene eliminata – con scarsa pietà – senza nemmeno consultare ulteriori elementi che non siano il mittente e l’oggetto. Pertanto, il terzo, principale consiglio: utilizzare nell’oggetto la parola giusta, evitando termini che possano distogliere il lettore dalla significativa ragione per la quale è stata inviata la lettera elettronica.

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