Come fare fattura elettronica: guida completa per emissione e invio

di Noemi Ricci

4 Ottobre 2023 10:24

Come fare la fattura elettronica in Italia: guida passo dopo passo per aziende e professionisti all'invio e ricezione di e-fatture conformi alla legge.

La fattura elettronica è diventata una parte essenziale delle operazioni commerciali e aziendali in Italia. Tutte le aziende, i professionisti e le Partite IVA devono emettere fattura per attestare la prestazione di un servizio o lo scambio di beni e servizi. Questo obbligo impone al committente il dovere di effettuare il pagamento.

A partire dal 2024, tra l’altro, l’emissione della fattura dovrebbe essere estesa a tutti, in conformità con la riforma dell’IVA europea.

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Con l’obbligo di emettere e ricevere fatture elettroniche per la maggior parte delle transazioni commerciali, dunque, è fondamentale comprendere come fare fattura elettronica in modo conforme alle normative. Vediamo pertanto, passo dopo passo, il processo di creazione e invio di fatture elettroniche.

Cos’è la Fattura Elettronica?

La fattura elettronica è un documento digitale utilizzato per registrare le transazioni commerciali tra le imprese e l’Amministrazione Finanziaria. Questo metodo di fatturazione ha sostituito gradualmente le tradizionali fatture cartacee, semplificando i processi contabili e riducendo il rischio di errori umani. La fattura elettronica è legalmente valida e deve rispettare specifiche regole e formati definiti dall’Agenzia delle Entrate.

Dal 1° gennaio 2019, tutte le fatture emesse in Italia a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi devono essere elettroniche. Questo obbligo si applica sia alle transazioni tra imprese (B2B) che a quelle tra imprese e consumatori finali (B2C).

Fattura elettronica e cartacea a confronto: quali differenze?

La fattura elettronica si differenzia dalla cartacea principalmente per due aspetti:

  • Deve essere creata e trasmessa elettronicamente utilizzando un dispositivo come un PC, tablet o smartphone.
  • Deve essere inviata al cliente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), che verifica la correttezza dei dati fiscali obbligatori nella fattura e l’indirizzo telematico desiderato dal cliente per la consegna. Inoltre, il SdI verifica l’esistenza delle partite IVA o dei codici fiscali del fornitore e del cliente.

Se i controlli sono positivi, il SdI consegna in modo sicuro la fattura al destinatario e invia una “ricevuta di recapito” al mittente con la data e l’ora della consegna del documento. In sostanza, i dati obbligatori nella fattura elettronica sono gli stessi di una fattura cartacea, con l’aggiunta dell’indirizzo telematico per la consegna.

Chi è obbligato ad emettere fattura elettronica?

A partire dal 1° luglio 2022, l’emissione della fattura elettronica è diventata obbligatoria anche per i contribuenti in regime forfettario, in conformità con il DL 36/2022 (Articolo 18), ma non per tutti. Alcune categorie rimangono escluse dalla fatturazione elettronica.

Tra gli esclusi dall’obbligo di e-fattura nel 2023 ci sono i titolari di partita IVA con ricavi o compensi annui fino a 25mila euro (che saranno esentati fino al 2024), i soggetti che erogano prestazioni sanitarie (medici, specialisti, ospedali, farmacie) che inviano dati tramite il Sistema Tessera Sanitaria (STS) per l’elaborazione della dichiarazione precompilata e che non possono scegliere l’opzione della fatturazione elettronica e i casi già esclusi dall’emissione della fattura tradizionale.

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Quali requisiti per emettere Fatture Elettroniche?

Prima di iniziare a emettere fatture elettroniche, è importante assicurarsi di soddisfare i seguenti requisiti:

  1. Partita IVA: è necessario aprire una partita IVA registrata per la propria azienda o attività.
  2. Strumento di Fatturazione Elettronica: bisogna utilizzare un software o un’applicazione dedicata all’emissione di fatture elettroniche. Questi strumenti devono essere in grado di generare il file XML conforme alle specifiche tecniche previste dalla normativa vigente.
  3. Connessione Internet Sicura: è importante assicurarsi di avere una connessione Internet affidabile e sicura per inviare le fatture elettroniche all’Amministrazione Finanziaria.

Le regole per la creazione, trasmissione, ricezione e conservazione delle fatture elettroniche sono stabilite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 pubblicato sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Per agevolare i contribuenti, l’Agenzia delle Entrate offre servizi gratuiti per la gestione delle fatture elettroniche, inclusa la loro creazione, trasmissione, conservazione sicura e consultazione.

In alternativa, è possibile utilizzare software e servizi conformi alle specifiche tecniche indicate nel provvedimento del 30 aprile 2018, disponibili sul mercato.

I 7 passi per creare una Fattura Elettronica

Ecco i passi da seguire per creare una fattura elettronica.

Scegliere un Software di Fatturazione

Il primo passo è selezionare un software o un’applicazione di fatturazione elettronica, assicurandosi che il software sia conforme alle normative italiane e in grado di generare file XML validi.

L’Agenzia delle Entrate offre gratuitamente tre tipi di programmi per la creazione di fatture elettroniche:

  1. Una procedura web accessibile tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” del sito dell’Agenzia (richiede una connessione internet).
  2. Un software scaricabile su PC (che può essere utilizzato anche offline).
  3. Un’app per tablet e smartphone chiamata FatturAE, disponibile su store Android e Apple (richiede una connessione internet).

=> Fatture e corrispettivi elettronici con FatturAE

Queste opzioni sono principalmente pensate per chi emette un numero limitato di fatture e solitamente le crea utilizzando programmi di videoscrittura o modelli cartacei. In alternativa, è possibile utilizzare software privati reperibili su Internet, soprattutto quelli offerti dai produttori di software gestionali utilizzati per la creazione e registrazione delle fatture.

Inserire i dati del mittente e del destinatario

Compilare tutti i dati richiesti relativi al fornitore (cedente/prestatore) e al cessionario/committente (il cliente), destinatario della fattura. Questi dati includono la Partita IVA, il codice fiscale, l’indirizzo e altre informazioni rilevanti.

Nell’inserire i dati del cliente (cessionario/committente), è importante assicurarsi di compilare sempre il campo “Codice Destinatario” con il codice telematico di 7 cifre alfanumeriche fornito dal cliente per la consegna delle fatture elettroniche.

  • Se il cliente fornisce un indirizzo PEC per la ricezione delle fatture, inserite “0000000” nel campo “Codice Destinatario” e riportate l’indirizzo PEC fornito dal cliente nel campo “PEC destinatario”.
  • Se il cliente non fornisce un indirizzo telematico (come un consumatore finale o un operatore in regime di vantaggio o forfettario), è sufficiente compilare solo il campo “Codice Destinatario” con “0000000” (7 zeri).

È importante notare che se il fornitore inserisce solo “0000000” nel campo “Codice Destinatario”, il Sistema di Interscambio (SdI) non potrà consegnare la fattura elettronica al cliente. Invece, la metterà a disposizione del cliente in un’area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Pertanto, è essenziale che il fornitore fornisca al cliente una copia, anche su carta, e lo informi che la fattura originale è in formato elettronico, accessibile e scaricabile dall’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.

Dettagli della Fattura

Inserire i dettagli della fattura, come la data di emissione, la scadenza del pagamento, il numero della fattura, la descrizione dei beni o servizi forniti e i relativi importi.

La procedura web dell’Agenzia consente anche di inserire ulteriori dati in base alle esigenze dell’operatore, come ritenute d’imposta o cassa previdenziale.

Calcolo dell’IVA

Il software di fatturazione elettronica dovrebbe calcolare automaticamente l’IVA in base alle aliquote e ai beni o servizi forniti, ma è sempre bene verificare che l’IVA sia calcolata correttamente.

Generazione della Fattura

Dopo aver inserito tutti i dati, generare la fattura elettronica nel formato XML richiesto dall’Amministrazione Finanziaria. Generalmente, questo file può anche essere visualizzato e salvato in formato PDF, ma è importante ricordare che il file da inviare al SdI deve essere in formato XML.

Invio della Fatturazione Elettronica

Utilizzando il software di fatturazione elettronica, inviare la fattura all’Amministrazione Finanziaria tramite SdI. Importante assicurarsi di ricevere una ricevuta di consegna o un codice identificativo per la tua fattura.

Conservazione dei documenti

È obbligatorio conservare copie delle fatture elettroniche emesse e ricevute per un periodo di 10 anni, assicurandosi di avere un sistema di archiviazione adeguato per questi documenti.

La legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) obbliga sia l’emittente che il ricevente di una fattura elettronica a conservarla in formato elettronico. La conservazione elettronica non si limita a memorizzare il file della fattura su un PC, ma segue una regolamentazione tecnica definita dalla legge (Codice dell’Amministrazione Digitale o CAD). La conservazione elettronica a norma garantisce nel tempo che le fatture non vengano perse, rimangano leggibili e possano essere recuperate in qualsiasi momento.

Questo processo di conservazione elettronica a norma è spesso offerto da operatori privati certificati, facilmente reperibili su Internet. Tuttavia, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio. Questo servizio è accessibile dall’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.

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Cosa fa il Sistema di Interscambio?

Quando il Sistema di Interscambio (SdI) riceve una fattura elettronica, esegue i seguenti processi:

  1. Verifica che la fattura contenga le informazioni minime obbligatorie richieste per legge, come gli estremi identificativi del fornitore e del cliente, il numero e la data della fattura, la descrizione del bene o servizio, l’imponibile, l’aliquota IVA e l’importo dell’IVA.
  2. Controlla che i codici fiscali o partite IVA del fornitore e del cliente siano validi, cioè presenti nell’Anagrafe Tributaria.
  3. Verifica che sia inserito un indirizzo telematico nella fattura, almeno nel campo “Codice Destinatario”.
  4. Controlla la coerenza tra i valori dell’imponibile, l’aliquota IVA e l’importo dell’IVA.

Se questi controlli passano con successo, il SdI recapita la fattura elettronica all’indirizzo telematico specificato nella fattura, e invia una ricevuta di consegna al mittente, indicando la data e l’ora della consegna. Questo indirizzo telematico può essere una casella PEC (Posta Elettronica Certificata) o un canale telematico (FTP o Web Service) fornito dal cliente e indicato dal fornitore nella fattura. I tempi di elaborazione possono variare da pochi minuti a un massimo di 5 giorni, a seconda del carico di lavoro del SdI.

Come si riceve una e-fattura?

È importante che il cliente comunichi chiaramente al fornitore il proprio indirizzo telematico e che questo venga riportato correttamente nella fattura. In alternativa, il cliente può registrare preventivamente presso il SdI l’indirizzo telematico predefinito in cui desidera ricevere tutte le sue fatture elettroniche. Questo servizio può essere utilizzato da tutti gli operatori con partita IVA.

Inoltre, è possibile generare un QRCode contenente i dati del cliente e l’indirizzo telematico predefinito, che può essere mostrato al fornitore come un “biglietto da visita” per consentire una rapida acquisizione dei dati nella fattura. Se il fornitore utilizza una delle procedure dell’Agenzia delle Entrate o un’altra procedura di mercato in grado di leggere il QRCode, i dati saranno automaticamente precompilati nella fattura.

Se il cliente non ha registrato un indirizzo telematico e il fornitore inserisce “0000000” nel campo Codice Destinatario della fattura, il cliente dovrà accedere all’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” per consultare la fattura elettronica.

Se il cliente è un consumatore finale, un operatore in regime di vantaggio o forfettario, o un piccolo agricoltore, il fornitore dovrà fornire una copia su carta o via email della fattura elettronica e ricordare al cliente di consultarne l’originale nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.

Quando si riceve una ricevuta di scarto e-fattura?

Se uno o più dei controlli sopra descritti non sono superati, il SdI “scarta” la fattura elettronica e invia al mittente una ricevuta di scarto, specificando il motivo dello scarto. Il mittente dovrà correggere l’errore e inviare nuovamente la fattura corretta.

=> Fattura elettronica: ipotesi di scarto e possibili soluzioni

Se il fornitore ha compilato solo il campo “Codice Destinatario” con il valore “0000000” (ad esempio, se il cliente non ha fornito un indirizzo telematico), la fattura viene comunque messa a disposizione del cliente nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” per la consultazione.

Nel caso in cui la casella PEC o il canale telematico del cliente non siano attivi, il SdI metterà comunque a disposizione del cliente la fattura nell’area riservata, e invierà una ricevuta di impossibilità di consegna. In questo caso, il fornitore dovrà informare il cliente che la fattura è disponibile per la consultazione.

Per quanto riguarda l’esigibilità e detraibilità dell’IVA, sia per il fornitore che per il cliente, la data di riferimento varia a seconda della ricevuta di consegna, della visualizzazione/scarico della fattura o di altri casi specifici. La consultazione dei dati relativi alle fatture è disponibile nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” per entrambe le parti.