Errori nella fatturazione elettronica: come correggerli e come evitarli

Favorire maggiore efficienza e ridurre gli errori causati dalle procedure manuali sono due degli obiettivi primari della fatturazione elettronica, che si caratterizza per notevoli vantaggi in termini di automatizzazione e risparmio di tempo e costi.

Anche con la fatturazione elettronica, tuttavia, può capitare di riscontrare criticità sia durante le operazioni di elaborazione dei documenti sia in fase di trasmissione al Sistema di Interscambio: molti dei problemi riscontrati, inoltre, sono spesso legati all’inserimento in fattura di dati imprecisi.

Le soluzioni per correggere gli errori e per evitarli a priori non mancano, soprattutto se ci si affida a un software di fatturazione pratico e intuitivo in grado di rendere semplice e rapida ogni operazione legata alla compilazione, all’invio e alla conservazione delle e-fatture.

Errori più comuni nella fattura elettronica

Focalizzando l’attenzione sugli errori che si compiono con maggiore frequenza nella fatturazione elettronica, è possibile fare riferimento soprattutto all’inserimento di dati inesatti relativi al codice destinatario, all’IBAN, al numero di Partita IVA, dell’importo o all’aliquota IVA indicata.

È bene tenere a mente che il codice destinatario, ad esempio, è formato da 7 caratteri per le fatture verso privati e aziende, mentre i caratteri sono 6 per le fatture verso la Pubblica Amministrazione. Per quanto riguarda l’IBAN, invece, è indispensabile inserire la sequenza di numerica senza lasciare spazi.

La correzione della fattura elettronica non inviata è una procedura semplice e immediata che richiede la modifica dei dati e, successivamente, l’invio al Sistema di Interscambio senza dover intervenire sul numero del documento o sulla data.

Scarto della fattura elettronica con errori: come rimediare

Una fattura elettronica già inviata, invece, non è più modificabile e in caso di errori relativi a un documento trasmesso al SdI è necessario attendere la ricevuta di scarto e la precisa indicazione del codice di errore, che potrebbe essere:

• errore 00305, in caso di inserimento di una Partita IVA sbagliata che si riferisce al cessionario/committente;
• errore 00313, se non sono corrette le informazioni relative al codice destinatario;
• errore 00301, se la Partita IVA errata è quella del cedente/prestatore;
• errore 00324, se la Partita IVA e il codice fiscale del cliente non corrispondono.

In tutti questi casi, si hanno 5 giorni di tempo per correggere l’errore relativo alla fattura scartata e inviare nuovamente il documento corretto al SdI, mantenendo lo stesso numero e la medesima data del documento scartato.

Fattura elettronica con aliquota sbagliata e nota di variazione

L’errata indicazione dell’aliquota IVA nella fattura elettronica richiede l’emissione di una nota di variazione, al fine di correggere l’importo in aumento o in diminuzione. I casi, nello specifico, sono due:

• si procede con l’emissione della nota di debito se la fattura riporta l’aliquota del 4% o del 10% anziché quella del 22%, rendendo necessario un maggiore versamento dell’imposta rispetto a quanto indicato inizialmente;
• è necessaria la nota di credito, invece, se si indica erroneamente l’aliquota del 22%. Successivamente è comunque necessario emettere una nuova fattura elettronica con i dati corretti.

Prevenire gli errori in fattura elettronica con Fatture in Cloud

Come anticipato sopra, affidarsi a un software di fatturazione ricco di funzionalità rappresenta una strategia efficace per prevenire gli errori, riducendo notevolmente il rischio di generare fatture da modificare o che saranno scartate dal Sistema di Interscambio.

Il software di fatturazione elettronica Fatture in Cloud, ad esempio, offre una funzione specifica per individuare gli errori comuni e correggerli prima della trasmissione al SdI: attraverso la verifica formale, infatti, vengono segnalati eventuali errori nei campi del cessionario/committente, nel codice destinatario e nell’IBAN.

Tali errori possono essere evitati anche grazie alla compilazione guidata, che permette di inserire in pochi clic le anagrafiche aziendali, estraendoli dalla rubrica clienti o dalla banca dati di Modefinance srl.

Inoltre, in caso di scarto della fattura, Fatture in Cloud riporta chiaramente il codice dell’errore e alcune indicazioni per procedere alla correzione.

Grazie all’interfaccia grafica semplice e ai molteplici strumenti messi a disposizione, Fatture in Cloud consente di ottenere una gestione completa dell’attività tenendo sempre sotto controllo il business da un’unica piattaforma.

Oltre alla creazione, ricezione e conservazione delle fatture elettroniche a norma di legge, infatti, il software offre funzionalità specifiche per gestire in modo efficiente i pagamenti, per registrare gli acquisti e controllare le spese e per monitorare fatturato e costi attraverso strumenti di analisi affidabili.

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Risposta di Redazione PMI.it