Fattura: il vademecum completo

di Alessandra Caparello

scritto il

Guida alla gestione del documento fiscale ai fini IVA: soggetti con obbligo di emissione, tipologie di fattura, compilazione, rettifiche e registrazione.

La fattura è il documento fiscale emesso dal titolare di Partita IVA che comprova l’avvenuta cessione di beni o prestazione di servizi che rientrano nel campo di applicazione dell’imposta, e da cui scaturisce il diritto a ricevere il corrispettivo. Può essere sostituita da ricevuta o scontrino fiscale da:

  • commercianti al dettaglio;
  • agricoltori per beni di propria produzione;
  • soggetti che effettuano prestazioni alberghiere;
  • soggetti che somministrano al pubblico alimenti e bevande;
  • autotrasportatori di persone;
  • coloro che prestano servizi in forma ambulante o nell’abitazione dei clienti.

=> Scontrino non fiscale: lecito con la trasmissione incassi

Emissione fattura

La fattura si considera emessa al momento in cui avviene la sua consegna, spedizione e corretta trasmissione per via elettronica. Viene rilasciata in due esemplari: l’originale consegnato o spedito al cliente, la copia conservata dall’emittente (per almeno 10 anni).

  • Cessione di beni: al momento della consegna. In caso di più consegne relative a componenti dello stesso bene si emette con riferimento all’ultima delle tranche. In caso di una partita di merci consegnata in più tranche, sebbene il contratto preveda una fornitura unica sono considerate effettuate le cessioni al momento di ogni singola consegna.
  • Prestazione di servizi: quando si ultima il servizio.

Tipologie di fattura

  • Immediata: emessa in formato cartaceo contestualmente alla consegna del bene al compratore, funge anche da documento di trasporto (DDT). Il momento di emissione corrisponde alla consegna o spedizione (trasmissione a mezzo corrispondenza e sistemi simili o assimilati).
  • Anticipata: emessa prima della consegna/spedizione e del pagamento del corrispettivo (l’operazione si considera effettuata).
  • Differita: emessa dopo la consegna/spedizione ed il pagamento del corrispettivo.
  • Analogica: mandata via fax, posta o email, non accompagnata da firma qualificata o certificata.
  • Elettronica: emessa al momento della trasmissione, quando regolarmente a disposizione del destinatario.

Le fatture di rettifica fanno riferimento a un credito invece di un debito e si chiamano note di credito. In generale, le fatture integrative di una fattura già emessa vengono denominate “note di variazione”.

=> Guida alla Fattura elettronica

Voci obbligatorie in fattura

  • Nome della ditta
  • denominazione o ragione sociale dell’emittente con nome del rappresentante fiscale
  • indirizzo della sede
  • numero di Partita IVA
  • estremi dell’intestatario della fattura
  • azienda/persona fisica che provvederà al pagamento entro i termini stabiliti
  • data, coincidente in assenza di altra specifica indicazione, con la consegna o spedizione
  • numerazione
  • quantità e breve descrizione del prodotto/servizio ceduto o prestazione effettuata
  • eventuali competenze e contributi di legge
  • base imponibile (importo al netto IVA)
  • importo IVA in base all’aliquota applicabile al bene o servizio (4% – 10% – 22%).

La fattura può avere anche forma di nota, conto, parcella e simili purché contenga gli elementi obbligatori richiesti dalla legge.

Arrotondamenti

Nella fattura gli importi devono essere arrotondati al centesimo di euro per eccesso se la frazione non è inferiore a 0,005, per difetto se inferiore a tale ammontare. I decimali vanno indicati anche quando sono pari a zero. L’imposta deve essere sempre indicata in euro, anche se gli altri importi sono indicati in diversa valuta. Per le fatture di importo superiore a 77,47 euro si applica l’imposta di bollo da 2 euro. Al fine di evitare errori nella compilazione della fattura, è utile affidarsi ad un software di fatturazione, che in automatico calcola importi, arrotondamenti e IVA, provvedere alla stampa anche presso terzi o utilizzando sistemi di trasmissione telematica. È inoltre consentita l’archiviazione su supporto ottico.

IVA per cassa

Chi emette fattura deve pagare l’IVA sulle cessioni di beni e le prestazioni di servizi. Dal 2012 il regime di IVA per cassa consente a imprenditori o autonomi di posticiparne il versamento, dal momento di effettuazione dell’operazione a quello dell’incasso. Allo stesso modo, il diritto a detrarre l’IVA su beni e servizi acquistati matura al momento del pagamento dei corrispettivi ai fornitori.

=> IVA per cassa: Guida delle Entrate

Registrazione fattura

  • Immediata: entro 15 giorni dall’emissione.
  • Differita: entro il termine di emissione e con riferimento al mese di consegna o spedizione dei beni, o entro il 15esimo giorno del mese successivo. NB: la liquidazione va effettuata con riferimento al mese di consegna o spedizione della merce.

Per più fatture di importo unitario inferiore a 150 euro può essere registrato anche un solo documento riepilogativo mensile, entro 15 giorni dalla fine di ciascun mese solare.

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