Project Portfolio Management (PPM): la scelta del Tool

di Giovanni Bonini

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Come scegliere lo strumento Software di Project Portfolio Management più adatto alle esigenze della propria azienda per la gestione di commesse o progetti.

Salvo rare eccezioni, la gestione di una commessa (Project Management) o di un portafoglio di progetti (Project Portfolio Management) non può prescindere dall’utilizzo di adeguati strumenti informatici (Tool).

Questo breve Paper ha lo scopo di fornire alcune linee guida, utili per districarsi in un mondo sempre più complesso, anche in relazione alla crescente adozione del Project Portfolio Management da parte di numerose aziende manifatturiere.

Da ciò deriva la necessità di realizzare un’integrazione fra gli strumenti di Enterprise Resource Planning (ERP) e quelli prettamente dedicati alla gestione delle commesse, come Microsoft Project, Primavera P6 di Oracle e tanti altri.

Al di là del particolare Tool adoperato, resta la centralità dei processi, decisamente più importanti delle soluzioni scelte per implementarli. Ciò nonostante, la scelta del Tool ha un ridotto numero di gradi di libertà. Optare per processi vincenti, implementati per mezzo di strumenti adeguati, significa imboccare la strada giusta, volta al conseguimento degli obiettivi di efficacia ed efficienza che ci si è prefissi di raggiungere.

Casi particolari

Anziché preoccuparsi di quale possa essere il Tool di Project Portfolio Management migliore in assoluto, occorre chiedersi quale sia quello più idoneo alle proprie esigenze.

A volte, si è chiamati a gestire dei progetti in cui una dimensione (la lunghezza) è preponderante rispetto alle altre due (l’altezza e la larghezza). Queste commesse prendono il nome di Linear Project (realizzazione di autostrade, linee ferroviarie, Pipeline, ponti, Sealine, Tunnel, viadotti et cetera). In questi casi, il lavoro da svolgere (L) dipende dal tempo (t) e dall’ascissa curvilinea (x):

L = f(t, x)    [1]

Questa relazione suggerisce d’impiegare degli schedulatori lineari, il più noto dei quali è, con ogni probabilità, quello conosciuto con l’acronimo di TiLoS: Time – Location (Planning) Software (dove: Time → t e Location → x).

Di solito, invece, si ha:

L = f(t)     [2]

Questa relazione è valida per gli schedulatori tradizionali, che considerano la sola distribuzione temporale del lavoro da svolgere.

Altre volte, l’utilizzo di un particolare Tool di Project Scheduling & Control, come Primavera P6 di Oracle, è imposto dalla committenza. Quando ciò accade, nella maggior parte dei casi, chi è chiamato a eseguire il lavoro finisce con il percepire il Tool come un vincolo. Al contrario, esso dovrebbe rappresentare un’opportunità, trattandosi di uno strumento necessario per il rispetto: 1) dei costi; 2) dei tempi; 3) dei requisiti qualitativi.

Software di PPM: un quadro di riferimento

Per quel che concerne i Tool di Project Management (PM) e di Project Portfolio Management, un eccellente studio, che fornisce un autorevole quadro di riferimento, è quello realizzato da Gartner: “Magic Quadrant for IT Project and Portfolio Management”. Basato sul posizionamento dei prodotti in funzione di alcuni parametri (Completeness of Vision in ascisse e Ability to Execute in ordinate), viene aggiornato periodicamente e permette di distinguere fra Leaders, Challengers, Visionaries e Niche Players.

Un altro autorevole quadro di riferimento è costituito dalla “PMI’s Project Management Software Survey”, che mette a confronto oltre duecento pacchetti dedicati alla gestione delle commesse. Fra le voci prese in considerazione per questa comparazione, figurano le seguenti: funzionalità, pianificazione del lavoro da svolgere, gestione delle risorse, analisi dei costi, reportistica e integrazioni.

Fornire un quadro di riferimento per tutti e tre i settori dell’ingegneria (civile e ambientale, industriale, dell’informazione) non è affatto facile, ma è possibile prendere atto:
1) di come, nel settore civile e ambientale, occorra gestire delle commesse caratterizzate dalla presenza di un gran numero di attività (anche molte migliaia);
2) delle peculiarità tipiche della gestione dello sviluppo del Software e, più ingenerale, dei progetti in ambito IT, che richiedono spesso il ricorso a metodologie ad hoc (Agile Project Management).

Quanto fin qui esposto permette di giungere a una prima, importante conclusione: la scelta del Tool (ST) è profondamente influenzata dalla complessità e/o dalle dimensioni delle commesse che si è chiamati a gestire. Poiché il numero di attività (N) è uno dei principali parametri utilizzati per sintetizzare la complessità e/o le dimensioni dei progetti, si potrebbe scrivere:

ST= g(N)      [3]

Al crescere del numero di attività (decine, centinaia o migliaia), si passa da semplici strumenti Open e Free, per esempio GanttProject (giunto alla Release 2.0.10), a Suite di Project Portfolio Management come Primavera P6 di Oracle.

Si tenga ben presente, comunque, che non tutti i Tool consentono di gestire dei veri e propri portafogli di commesse. In GanttProject, per esempio, a ciascun progetto corrisponde un singolo File, senza alcuna possibilità di una gestione integrata dei progetti.

Queste considerazioni riflettono, dal punto di vista del Software, scelte manageriali ben diverse, legate alle peculiarità del proprio Core Business.

Microsoft Excel

Sebbene non sia un vero e proprio Tool di Project Management, Microsoft Excel è ancora uno degli strumenti più usati nella gestione delle commesse. Ciò in virtù della sua estrema diffusione e semplicità di utilizzo. Non è un caso, del resto, se molti Tool di PPM sono progettati in modo tale da poter dialogare con Microsoft Excel, per realizzare uno scambio bidirezionale di dati e informazioni.

Alcune domande guida per la scelta del Tool di Project Portfolio Management

Quesiti Considerazioni
Si è interessati a un’architettura Client – Server o a una soluzione Stand Alone? In pratica, la prima dovrebbe rappresentare una scelta obbligata nel caso di una grande Project Based Enterprise (PBE).
Occorre integrare il Tool con un pacchetto ERP? In caso affermativo, di che ERP si tratta? Bisogna inserire il Tool all’interno del Sistema Informativo aziendale, in modo tale che questo strumento possa rappresentare un’opportunità, non un vincolo.
Qual è la complessità dei progetti? Quali sono le dimensioni delle commesse? Il numero di attività (N) è uno dei principali parametri utilizzati per sintetizzare la complessità e/o le dimensioni dei progetti (si veda la relazione [3]).
Quali Layout e Report servono? Il Tool deve essere in grado di fornire quanto richiesto (dati → elaborazione → informazione).
A chi è destinato il Tool? Se a utilizzarlo è il direttore dei lavori, deve essere particolarmente semplice, per non distogliere troppo chi è a capo della commessa dalle altre attività di Project Management. Tool particolarmente complessi richiedono competenze e figure adeguate (Project Planner/Scheduler, Project Controller).
C’è uno Staff con le competenze tecniche necessarie per l’installazione e la manutenzione del Tool? Non serve avere uno strumento inutilizzabile.
Quale Sistema Operativo si adopera? Il Tool deve essere compatibile con il Sistema Operativo impiegato.

Giovanni Bonini