Per la contabilità di magazzino, l’Information Technology accorre a supporto delle imprese attraverso specifici software di Sales and Buy Automation. Sistemi informativi integrati, idonei a gestire tutti gli aspetti delle vendite e degli stock, oltre alla mera valutazione del magazzino e all’ottimizzazione delle funzioni di customer care hanno come principale compito: controllo della giacenza di magazzino dei beni, previsione d’acquisto delle materie prime dai fornitori, conseguente programmazione della consegna del prodotto finito ai clienti.

Il software, infatti, provvederà alla movimentazione della giacenza di magazzino sulla base dell’inserimento a sistema di una serie di documenti interni (emissione di un documento di trasporto, emissione di una fattura accompagnatoria, movimenti di beni tra magazzini) o esterni (distinta di ricevimento beni, resi da clienti).

Altri algoritmi movimenteranno la quantità impegnata dai clienti e ordinata ai fornitori, il tutto nel rispetto di quanto dettato dall’art. 14, primo comma, lettera d), del D.P.R. n. 600 del 1973 che prevede l’obbligo di tenuta delle scritture ausiliare di magazzino dirette a seguire le variazioni intervenute tra le consistenze negli inventari annuali; nelle predette scritture sono registrate le quantità entrate e uscite delle merci.

Tale decreto è stato integrato dal D.P.R. 695 del 9 dicembre 1996, in cui si evince che le scritture ausiliari di magazzino devono essere tenute a partire dal secondo periodo d’imposta successivo a quello in cui, per la seconda volta consecutivamente, l’ammontare dei ricavi (…) e il valore complessivo delle rimanenze (…) sono superiori rispettivamente a dieci miliardi e due miliardi di lire (oggi 5.164.568,99 e 1.032.913,80 di euro n.d.a.). La mancata tenuta della contabilità di magazzino consente l’applicazione dell’accertamento induttivo.

Le quantità in entrata e in uscita dei beni devono essere annotate con cadenza giornaliera o riepilogati con periodi non eccedenti un mese e comunque entro sessanta giorni dalla scadenza del periodo prescelto. La stampa dei registri deve avvenire entro il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

È facilmente intuibile, in definitiva, che tali software non solo affrontano e risolvono problemi contabili ma anche fiscali, economici e giuridici.

Il sistema di Sales Automation, grazie ad un’attenta e costante operazione di monitoraggio dei livelli di scorta, informerà l’Ufficio Commerciale dell’impresa nel momento esatto in cui la giacenza di magazzino di un articolo risulta essere inferiore al punto di riordino e provvederà, previa conferma, a inviare un ordine al fornitore.

I benefici ottenuti da un software di magazzino sono molteplici: dall’incremento delle performance alla riduzione degli errori, dal rispetto dei tempi di evasione dell’ordine all’incremento del valore aggiunto. Ma di fondamentale importanza è la riduzione dei costi diretti e indiretti.