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Gestionale con Microsoft Office: movimenti del magazzino

di LavoroImpresa

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Come creare con il pacchetto Microsoft Office un'applicazione completa e flessibile per l'amministrazione d'ufficio, tale che si adatti alle esigenze di ogni attività d'azienda.

In un precedente tutorial abbiamo visto come realizzare un applicativo per amministrare le principali attività d’ufficio. Dopo aver creato un database di clienti, fornitori e magazzino prodotti, passiamo a realizzare una serie di tabelle correlate, che permetteranno di movimentare il magazzino sulla base dei documenti emessi o ricevuti.

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Tabella

Per prima cosa si dovrà creare una tabella che contenga i documenti emessi o ricevuti e li metta in relazione con i movimenti di magazzino. Si chiamerà TIPI_DOC e conterrà due campi. DESCRIZIONE: Tipo dati Testo, dimensione 50, Chiave primaria, Indicizzato con duplicati non ammessi; MOVIMENTO: Tipo dati Numerico, dimensione campo Intero, Formato Fisso, Posizioni decimali 0. Nella casella “Ricerca” selezionare nel campo “Visualizza controllo” l’opzione “Casella combinata”, nel campo “Tipo origine riga” selezionare l’opzione “Elenco valori”, nel campo “Origine riga” indicare “1;0;-1”, nel campo “Solo” in elenco scegliere l’opzione “Sì”. La tabella TIPI_DOC serve a fornire all’applicazione tutte le informazioni sui movimenti di magazzino. Si immagini, ad esempio, di dover emettere una fattura attiva per la cessione di beni: è chiaro che, al momento della vendita, l’esistenza dei beni in magazzino dovrà inevitabilmente diminuire di tante unità quanti sono i beni venduti. Ad agevolare questa operazione interverrà la tabella TIPI_DOC, che consentirà di creare i documenti necessari per l’organizzazione dell’attività. Oltre ai cosiddetti atti esterni (fatture, documenti di trasporto o note di credito), ogni impresa utilizza infatti una serie di atti interni personali, come documenti di carico e scarico o di movimentazione interna, necessari per trasferire i beni da un’area all’altra. Per questo è così importante il campo MOVIMENTO, poiché consentirà di modificare l’esistenza dei beni nel magazzino.

=>Scheda di magazzino con EXCEL

Così strutturato, il campo MOVIMENTO presenterà esclusivamente 3 opzioni: 1, 0 e -1. Associando l’opzione 1 ad un tipo di documento il sistema provvederà ad incrementare l’esistenza in magazzino di tante unità quanti sono i beni in entrata (opzione valida, ad esempio, nelle fatture passive oppure nei resi da clienti); l’opzione 0 lascerà invariata l’esistenza del bene in magazzino (opzione valida, ad esempio, quando si dovrà provvedere alla sostituzione di un bene difettoso); l’opzione -1, infine, provvederà a ridurre l’esistenza in magazzino di tante unità quanti sono i beni in uscita (opzione valida, ad esempio, nelle fatture attive o nei resi a fornitore).

Maschera

Completata la struttura della tabella TIPI_DOC, potrà essere creata la maschera utilizzando la procedura della creazione guidata. Nella finestra del database scegliere la scheda “Maschere”, quindi “Nuovo”. Selezionare l’opzione “Creazione guidata Maschera” e indicare la tabella TIPI_DOC come origine dei dati. Premere Ok. La creazione guidata richiederà alcune informazioni necessarie a completare l’operazione: campi da inserire nella maschera, layout da applicare e stile da utilizzare. Indicare tutti i dati necessari e proseguire con il pulsante Avanti fino ad arrivare al termine della procedura guidata. Al termine dell’operazione sarà possibile modificare ulteriormente la maschera creata oppure aggiungere pulsanti o etichette nonché rimuovere le barre di scorrimento, i selettori record, i pulsanti di scorrimento o modificare lo stile del bordo e i pulsanti di ingrandimento o riduzione a icona.

Tutte le modifiche devono essere effettuate in modalità “Struttura”: scegliere gli oggetti da inserire dalla Casella degli strumenti e trascinarli nella sezione Piè di pagina della maschera; in automatico sarà avviata la creazione automatica dell’oggetto. Qualora così non fosse, accertarsi che il pulsante Autocomposizione controllo all’interno della Casella degli strumenti sia attivato.

Con l’ultimazione della tabella TIPI_DOC sono state già realizzate tutte le tabelle di base che consentono un’ottimale gestione del magazzino. Si passerà, adesso, a creare la procedura che consentirà l’emissione dei documenti contabili (fatture, documenti di trasporto, note di credito e così via) e al contempo permetterà la movimentazione dei beni all’interno del magazzino. Tale procedura sarà leggermente più complessa rispetto a quelle eseguite fino ad ora poiché richiede l’intervento di due tabelle che lavoreranno in sintonia. La prima tabella dovrà contenere la testata dei documenti ossia il riferimento al cliente o al fornitore con il quale si esegue l’operazione mentre la seconda dovrà contenere il dettaglio ossia l’elenco dei beni che si intendono movimentare.

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Le due tabelle saranno relazionate da un campo univoco. Creare una nuova tabella chiamata T_MOVIMENTI, che sarà composta dai seguenti campi:

  • ID_T_MOVIMENTO: Tipo dati Contatore, Dimensione Intero lungo, Nuovi valori Incremento, Chiave primaria, Indicizzato con duplicati non ammessi;
  • DATA_T_MOVIMENTO: Tipo dati Data/ora, Formato Data in cifre;
  • TIPO_DOC_DESCRIZIONE: Tipo dati Testo, Dimensione 50, Indicizzato con duplicati ammessi. Nella scheda Ricerca selezionare nel campo “Visualizza controllo” l’opzione “Casella combinata”, nel campo “Tipo origine riga” selezionare la voce “Tabella/query”, nel campo “Origine riga” scrivere l’istruzione “SELECT CLIFO.RAGSOC, CLIFO.TIPO, CLIFO.INDIRIZZO, CLIFO.CITTA FROM CLIFO”, nel campo “Solo in elenco” scegliere l’opzione Sì;
  • NUMERO_DOC: Tipo dati Testo, Dimensione 7, Indicizzato con duplicati ammessi;
  • DATA_DOC: Tipo dati Data/Ora, Formato Data in cifre;
  • CLIFO_RAGSOC: Tipo dati Testo, Dimensione 50, Indicizzato con duplicati ammessi. Nella scheda Ricerca selezionare nel campo “Visualizza controllo” l’opzione “Casella combinata”, nel campo “Tipo origine riga” selezionare la voce “Tabella/query”, nel campo “Origine riga” selezionare la voce “CLIFO”, nel campo “Numero colonne” scrivere 4, nel campo “Intestazioni di colonne” scegliere l’opzione Sì, nel campo “Solo in elenco” scegliere l’opzione Sì.

Creiamo adesso una tabella, che chiameremo D_MOVIMENTI contenente di seguenti campi:

  • ID_D_MOVIMENTI: Tipo dati Contatore, dimensione Intero lungo, Chiave primaria, Indicizzato con duplicati non ammessi;
  • ID_T_MOVIMENTO: Tipo dati Numerico, dimensione Intero lungo, Indicizzato con duplicati ammessi;
  • MAGAZZINO_CODICE: Tipo dati Testo, Dimensione 25, Indicizzato con duplicato ammessi. Nella scheda Ricerca selezionare nel campo “Visualizza controllo” l’opzione “Casella combinata”, nel campo “Tipo origine riga” selezionare la voce “Tabella/query”, nel campo “Origine riga” scrivere l’istruzione “SELECT DESCRIZIONE, CODICE FROM MAGAZZINO”, nel campo “Colonna associata” scrivere 2, nel campo “Numero colonna” scrivere 2, nel campo “Solo in elenco” scegliere l’opzione Sì;
  • QUANTITA: Tipo dati Numerico, Dimensione campo Precisione doppia;
  • PREZZO: Tipo dati Numerico, Dimensione campo Precisione doppia;
  • ENTRATA_USCITA: Tipo dati Numerico, Dimensione campo Precisione doppia;
  • IVA: Tipo dati Numerico, Dimensione campo Intero lungo.

Dal menu Strumenti accedere alla voce Relazioni. Inserire le tabelle TIPI_DOC, T_MOVIMENTI e D_MOVIMENTI. Selezionare il campo TIPO_DOC_DESCRIZIONE della tabella T_MOVIMENTI e trascinarlo sul campo DESCRIZIONE della tabella TIPI_DOC. Selezionare le opzioni “Applica integrità referenziale”, “Aggiorna campi correlati a catena” e “Elimina campi correlati a catena” e accertarsi che il tipo di relazione che si sta creando sia Uno-a-molti. Ripetere l’operazione correlando il campo CLIFO_RAGSOC della tabella T_MOVIMENTI con il campo RAGSOC della tabella CLIFO, il campo ID_T_MOVIMENTO della tabella D_MOVIMENTI con il campo ID_T_MOVIMENTO della tabella T_MOVIMENTI, il campo MAGAZZINO_DESCRIZIONE della tabella D_MOVIMENTI con il campo CODICE della tabella MAGAZZINO.

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