Tratto dallo speciale:

Gestire l’azienda: fatturazione e magazzino con Invoicex

di Paolo De Feo

scritto il

Invoicex, per gestire l'azienda in modo semplice e gratuito, personalizzando il software secondo le proprie esigenze.

Il gestionale Invoicex è uno strumento semplice ed innovativo per la gestione d’impresa. Il software è completamente open source: è possibile scaricare il codice sorgente, modificarlo, personalizzarlo e adattarlo al proprio metodo di lavoro. Invoicex Base, pacchetto gratuito completo e performante (link al download), è rivolto soprattutto a liberi professionisti e ditte individuali in regime fiscale agevolato e non (ultima versione 1.8.7 rilasciata il primo aprile 2015: link alle novità). Le versioni senza limiti di installazioni per più postazioni sono le versioni Professional, Professional Plus ed Enterprise.

=> Leggi anche: Fatture facili con Invoicex

Invoicex Base comprende le seguenti funzioni di gestione completa: clienti e fornitori, fatturazione, magazzino, agenti, documenti di trasporto, IVA, ordini, preventivi, pagamenti e ri.ba, listini e prezzi. Inoltre contempla le funzioni: stampa PDF dei documenti, invio via mail dei documenti, statistiche. 

Programmato in Java, Invoicex poggia su una base di dati MySql ed è quindi molto stabile e performante. L’unico plugin generale richiesto è il Java Runtime. Per aggiornare il programma si può usare direttamente il file “setup” nella pagina di download del sito ufficiale, seguendo lo stesso percorso dell’installazione iniziale. È consigliabile effettuare prima un backup dei dati tramite la funzione Utilità > Copia di sicurezza del menu principale.

La sezione superiore della schermata principale del programma ospita il menu completo: anagrafiche varie, gestione di ordini e documenti fiscali, magazzino, statistiche, utilità e così via. Il pratico ed intuitivo elenco di voci permette di accedere rapidamente a tutto quello che si sta cercando. La sezione inferiore del menu serve come “avvio rapido“, punto d’accesso alle funzioni più utilizzate quotidianamente: preventivi ed ordini, fatture e ddt, situazione clienti e fornitori e così via.La sezione “Anagrafiche” del software permette di creare ed aggiornare agevolmente tutte le informazioni aziendali più comuni. La prima da cosa da fare è compilare i settaggi delle anagrafiche, azione fondamentale per due motivi: permette di eliminare processi macchinosi; raggruppa e ridistribuisce informazioni chiave.

L’Anagrafica Azienda comprende quei dati che poi verranno stampati sui documenti fiscali e non: nome impresa, Partita IVA e codice fiscale, aliquote d’imposta, contatti ecc.

L’Anagrafica Clienti permette di tracciare e immagazzinare tutte le tipologie di contatti: clienti, fornitori, aziende che allo stesso tempo sono l’uno e l’altro, clienti provvisori o temporanei.

All’interno della maschera è possibile inserire tutte le informazioni possibili e collegare quelle più utili come listini e agenti di vendita/rappresentanza. Tutte le anagrafiche clienti e fornitori vengono poi riassunte tramite la voce elenco, che si trova sulla destra della maschera di immissione principale.

L’Anagrafica Articoli crea un database dove si immagazzinano le varie tipologie di materiali o merci. Si può effettuare una descrizione del prodotto, decidere unità di misura ed aiquota IVA, registrare il codice a barre, assegnare un’immagine al prodotto e creare dei KIT, ossia delle sub-liste (o elenchi) di articoli che si possono usare in svariati modi: spuntando la casella inerente l’omonima voce, si possono amministrare tramite la voce “GESTISCI KIT”. All ‘ interno si possono anche importare fogli di lavoro/elenchi dati di Microsoft Excel.

Le altre voci d’anagrafica sono di supporto ed includono: la gestione banche e conti correnti, le modalità di pagamento, i codici IVA, i tipi di listini e i vettori usati.Tramite il menu Gestione è possibile effettuare operazioni inerenti gli ordini d’acquisto dei clienti, i preventivi (da cui si possono creare fatture), i documenti di trasporto, la fatturazione e la situazione incassi e pagamenti per clienti e fornitori. Si può inoltre tenere traccia dei vari tempi di lavorazione.

Tramite la schermata Gestione Ordini > Nuovo potete creare agevolmente il vostro ordine o preventivo, facilmente trasformato in fattura reale, DDT, fattura accompagnatoria o proforma tramite gli appositi pulsanti.

La Gestione Fatture è una delle parti più importanti del software: permette di archiviare e registrare le fatture di acquisto secondo le proprie esigenze e crearne rapidamente di nuove. I documenti possono essere convertiti in PDF e spediti via mail.

La voce Situazione Clienti/Fornitori è molto pratica: permette di tenere sotto controllo gli incassi da ricevere o i pagamenti da effettuare, di filtrare in base allo status (da pagare, pagata parzialmente, pagata in toto) e all’azienda interessata.

Invoicex dispone di un modulo magazzino tanto semplice quanto potente, articolato in quattro semplici voci. Con Gestione Movimenti si può fare rapidamente carico e scarico dei vari elementi e articoli, oltre a includere quelli già presenti. Stampa Documenti permette di tenere sempre sotto mano lo status quantitativo delle merci. Giacenze per Matricole permette di monitorare la situazione scorte del magazzino grazie ai codici matricolari. La voce Giacenze è generale e raggruppa tutti gli articoli presenti.

Plugin e moduli

Una caratteristica interessante di Invoicex è l’espandibilità attraverso una serie di plugin rilasciati direttamente dall’azienda produttrice, per adattarsi a realtà d’impresa diverse e che richiedano servizi supplementari. Vediamone alcuni (altri plugin sono disponibili qui). La funzione Backup Online è utile per tenere sempre al sicuro una copia dei propri dati. Tutte le informazioni possono venire inviate ai server della ditta produttrice per esser recuperate e scaricate successivamente. Il canone è annuale

  • Il plugin Ricerca Rapida permette di aggiungere una nuova opzione di ricerca: si possono trovare rapidamente articoli, clienti, documenti, fatture e così via. Il costo è una-tantum.
  • Il plugin Auto Aggiornamento permette di aggiornare in modo automatico il programma all’ultima versione. Il canone è annuale.
  • Il plugin Installazione in rete è molto interessante: la software house, intervenendo a distanza, installa un database mysql centralizzato e fornisce consulenza e assistenza sulla configurazione dei pc in rete. Il costo è una-tantum.
  • Infine, plugin e ticket di assistenza possono essere acquistati direttamente dall’area di amministrazione del software.

I Video di PMI

PMI.it incontra Hevolus