Creare un modulo con Word

di Corrado Del Buono

scritto il

Generare documenti standard con campi inseribili direttamente dagli utenti. Particolarmente utile per documenti aziendali

Un modulo è un particolare documento composto da aree di testo standard (generalmente, non modificabili) e da campi che vengono utilizzati per l’inserimento dei dati.

Il modulo di Word, pur avendo generalmente una struttura simile a quella di un “modulo on line” non deve essere paragonato a quest’ultimo. Un modulo in linea si utilizza generalmente per “raccogliere” una serie di informazioni che vengono inviate ad un database (si pensi, ad esempio, al modulo per i contatti di un sito Web); diversamente, le informazioni inserite attraverso i campi all’interno di un modulo di Word non vengono esportate o archiviate in database ma costituiscono parte integrante del documento.

I vantaggi nell’utilizzo di un modulo

L’utilizzo di un modulo è particolarmente indicato per la stesura e compilazione di documenti standardizzati (si pensi, ad esempio, ad una lettera per la richiesta di un periodo di ferie inoltrata dal dipendente all’ufficio del personale dell’azienda) che si differenziano soltanto per alcune informazioni (per riprendere l’esempio, il nome del dipendente, la sua mansione all’interno dell’azienda, la data di inizio e fine del periodo di ferie).

Il modulo consente di uniformare la formattazione del documento con evidenti benefici da un punto di vista dell’immagine aziendale; consente, inoltre, attraverso la sua protezione, di evitare la modifica accidentale di alcune parti del documento (quali ad esempio, l’intestazione della società, le informazioni relative al modello richieste dalle norme sulla qualità in azienda, etc.); consente, infine, attraverso i suoi campi, un più facile e rapido inserimento dei dati mancanti ed evita, attraverso l’assegnazione di restrizioni al contenuto dei campi, l’inserimento di dati errati nel documento.

Come creare un modulo

La procedura per la creazione di un modulo di Word si articola principalmente in tre fasi:

  1. creazione del documento standard
  2. inserimento dei campi moduli e assegnazione delle proprietà ai campi
  3. protezione del modulo ed eventuale creazione di un modello.

Il documento standard contiene generalmente l’intestazione della società, i riferimenti al modello (nome, numero, data di revisione), eventuali note esplicative per la compilazione (generalmente inserite a fondo pagina), eventuali informazioni aggiuntive nel piè di pagina e, naturalmente, il corpo del documento nel quale dovranno essere inseriti i campi da utilizzare per la sua compilazione.

I campi tipici del modulo sono sostanzialmente tre e sono disponibili all’interno della barra degli strumenti Moduli (per visualizzare quest’ultima si seleziona la voce di menu Visualizza>Barre>Moduli). Analizziamoli singolarmente.

Gli altri pulsanti della barra “Moduli”

La barra Modulo contiene altri pulsanti che analizziamo brevemente.

Figura 5. I pulsanti della barra "Moduli"

I pulsanti della barra "Moduli"

Il pulsante “Disegna tabella” e “Inserisci tabella” e “Inserisci cornice”, che sono disponibili anche in altre barre di strumenti, servono principalmente per “allineare” i vari campi modulo all’interno del documento; il pulsante Ombreggiatura campo modulo consente di individuare facilmente, nella fase di compilazione del modulo, i suoi campi (da notare che l’ombreggiatura, per impostazione predefinita, viene eliminata automaticamente in fase di stampa); il pulsante Reimposta campi modulo consente di “svuotare” i campi modulo mentre il pulsante Proteggi modulo consente di proteggere il modulo ma senza l’assegnazione di password (generalmente, si utilizza per verificare il funzionamento del modulo).

Protezione del modulo e salvataggio come modello

Per proteggere correttamente il modulo (e quindi, anche per consentirne l’utilizzo) si usa il comando Proteggi documento posto nel menu Strumenti, e si interviene all’interno del riquadro delle attività Proteggi documento; in quest’ultimo si spunta l’opzione Consenti solo questo tipo di modifiche nel documento presente nella sezione Restrizione alle modifiche, si seleziona dall’elenco a discesa “Compilazione moduli”, quindi si utilizza il pulsante Applica protezione ed, infine, si digita una eventuale password di protezione nella successiva finestra che appare a video.

Figura 6. Applicare la protezione

Applicare la protezione

Quando si protegge il documento, non è possibile utilizzare il pulsante “Reimposta campi moduli” senza rimuovere la protezione.

Pertanto, per consentire a diversi utenti di avere a disposizione un modulo “vuoto” è necessario salvare come modello. Per farlo è sufficiente utilizzare il comando File>Salva con nome e utilizzare come tipo di file “Modello di documento” nella finestra che appare a video; il file può essere salvato in una posizione qualsiasi ma è consigliato salvarlo all’interno della cartella “Modelli” in maniera che venga visualizzata l’icona al momento della creazione di un nuovo documento basato sul modello.

Per sfruttare il modello appena creato è sufficiente utilizzare il comando File>Nuovo (e non il pulsante Nuovo della barra degli strumenti Standard), e selezionare la voce “In questo computer…” disponibile all’interno della sezione Modelli del riquadro delle attività “Nuovo documento”, infine selezionare l’icona dalla finestra Modelli che appare a video.