Documenti aziendali con Word 2007

di Gianni Nigro

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Per redigere testi professionali, ricchi di funzionalità e automazioni avanzate può bastare Microsoft Office Word 2007

I Parte

Da anni, i programmi di scrittura digitale rendono possibile la realizzazione di documenti molto elaborati ideali per le aziende, grazie a funzionalità che rendono automatico l’inserimento di sommari, indici, intestazioni, piè di pagina, oggetti e così via.

Molto più che che un semplice programma di elaborazione testuale, Microsoft Word – il più diffuso software per la realizzazione di documenti di testo – integra ormai funzioni di impaginazione ambiziose, avvicinandosi a software specializzati come Quark X Press o Adobe InDesign. Vediamo come con Word 2007.


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Frontespizio

Partiamo dal frontespizio personalizzato, tipico di ogni documento aziendale, in cui usulamente vengono inseriti nome dell’azienda, sue funzioni, indirizzi, numeri di telefono, posta elettronica, sito Web, eccetera. Cominciamo creando un frontespizio con i normali strumenti Word.

Word propone una serie di frontespizi predefiniti, con testi segnaposto da sovrascrivere. Per utilizzarli è necessario seguire il seguente percorso: Barra multifunzione > scheda Inserisci > gruppo Pagine > pulsante Frontespizio. Appare la finestra omonima, con la relativa anteprima dei modelli predefiniti.

Dopo aver costruito un frontespizio, per poterlo riutilizzate ogni qual volta sia necessario lo si deve salvare come blocco predefinito. Esistono vari metodi. Scegliamo il più veloce.

Anzitutto dobbiamo includere il blocco nella raccolta delle parti rapide: selezionare il blocco del frontespizio (se si tratta di testo inserito in una tabella, selezionare l’intera tabella) > Barra multifunzione > scheda Inserisci > gruppo Testo > menu del pulsante Parti rapide > scegliere Salva selezione nella raccolta parti rapide.

Appare la finestra di dialogo Crea un nuovo blocco predefinito che, automaticamente, riporta nella casella Nome il titolo assegnato all’intestazione (nell’esempio, “New Data Net”).

Quanto scritto nella casella Nome – e che può essere ovviamente modificato – sarà il nome di riconoscimento del blocco stesso. È quindi molto importante creare un nome diverso da quelli già presenti nella lista dei blocchi predefiniti, e comunque facilmente identificabile da chi utilizzerà l’intestazione.

La finestra di dialogo offre la possibilità di assegnare anche altre impostazioni: tipo di raccolta in cui conservare il blocco (menu della casella combinata Raccolta), categoria (generale di default o creata ad hoc dall’utente), descrizione del blocco, tipo di modello con cui salvarlo e di inserimento nel documento (con la casella Opzioni).

Supponiamo di accettare tutte le scelte di default e procedere con un click sul pulsante OK. A questo punto il blocco sarà disponibile per una sua riutilizzazione.

Per inserire l’intestazione in un nuovo documento: Barra multifunzione > scheda Inserisci > gruppo Testo > menu del pulsante Parti rapide. Il blocco sarà visualizzato in anteprima all’interno del menu del pulsante, nella sezione Generale.

Un click su nome o area dell’anteprima inserirà in un attimo l’intero blocco dell’intestazione nel nuovo documento.

Intestazione per l’intero documento

Ben altra cosa è l’intestazione da inserire su tutti i fogli di un documento e che lo caratterizza interamente, pagina per pagina. In questo caso ci affidiamo agli automatismi di Word 2007: Barra multifunzione > scheda Inserisci > gruppo Intestazione e piè di pagina > click sul pulsante Intestazione.

Cliccando su tale pulsante si apre un menu grafico a tendina che propone vari modelli di possibili intestazioni, per altro personalizzabili.

Inoltre, in fondo al menu grafico vi è la voce Modifica intestazione.

Cliccando su tale voce, nei fogli del documento appare in alto la sezione “Intestazione”, in cui è possibile inserire stringhe di testo e campi.

L’intestazione è personalizzabile con i normali strumenti di formattazione (tipo di carattere, dimensione, colore, grassetto, corsivo, sottolineato, allineato a sinistra, al centro ecc.)

Vi si possono inserire anche campi, cioè dei segnaposto che variano al mutare delle situazioni esterne o inerenti il documento stesso. Se ad esempio inseriamo il campo della data, questa verrà di volta in volta prelevata dall ‘ orologio del computer e aggiornata.

Quando l’intestazione è aperta, nel Ribbon (Barra multifunzione) compare anche la scheda Progettazione. Qui, nel gruppo Inserisci, vi è il pulsante Data e ora. Un click inserisce il campo della data e dell’ora corrente. Prima, però, si apre la finestra di dialogo “Data e ora” che permette di scegliere formato e funzionalità di aggiornamento automatico.

Un click nella casella di controllo Aggiorna automaticamente farà sì che data e orario si aggiornino ogni volta che il file viene riaperto. Non sempre potrebbe essere ciò che vogliamo: specialmente un documento cartaceo può esigere che la data riportata nell’intestazione sia quella di stesura. Per ottenere tale scopo è sufficiente non inserire il segno di spunta nella casella di controllo.

Molto più utile, invece, può essere il campo del numero di pagina, aggiornato automaticamente con l’allungamento del documento.
Per inserire il campo del numero di pagina possiamo scrivere “Pagina” (o “Pag.”), lasciando uno spazio dopo la parola, quindi inserire il campo cliccando nella scheda Progettazione > gruppo Intestazione e piè di pagina > il pulsante Numero di pagina. In alternativa: Barra multifunzione > scheda Progettazione > gruppo Inserisci > click sul pulsante Parti rapide. Si apre un menu a tendina contenente la voce Campo, che, se selezionata, apre a sua volta la finestra di dialogo Campo.

La finestra comprende numerose caselle. Anzitutto quella con menu a tendina Categorie, in cui si può scegliere il tipo di campo. Una possibilità, nel nostro caso, è selezionare Numerazione. Nella sottostante casella di riepilogo Nomi dei campi, possiamo fare clic su Page, e nell ‘ intestazione verrà inserito il numero della pagina (pagina per pagina, progressivamente) con il formato da noi scelto.

Se invece nella casella Categorie optiamo per la voce Informazioni documento nella casella Nomi dei campi si sceglie NumPages: inseriremo così il numero complessivo delle pagine di cui è composto l ‘ intero documento.

Utilizzando in alternanza scrittura manuale e inserimento del campo opportuno, si piò inserire nell ‘ intestazione una stringa del tipo: Pagina 5 di pagine 8.

Fine I Parte