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Fatturazione facile via Web

di Alessia Valentini

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In ogni arte la semplicità è essenziale diceva Schopenhauer, lo stesso vale oggi per tecnologia e applicazioni web: guida a Magic Invoice, software gratuito di fatturazione erogato come servizio online.

Tra le applicazioni online per la fatturazione di liberi professionisti e piccole imprese, Magic Invoice si distingue per semplicità e costo a misura di PMI con budget ridotti ma che vogliono snellire i processi interni. Disponibile per sistemi Mac e Windows, offre tutte le funzionalità di un software gestionale stand-alone associate alla velocità di esecuzione e accessibilità tipiche di una web app, poggiandosi su un’infrastruttura cloud costituita dal set completo degli Amazon Web Services.

Servizi web

Il software è disponibile con licenza free per tutte le funzionalità di seguito, tranne l’achivio prodotti, la gestione del magazzino e lo scadenziario dei pagamenti. Per avere tutto c’è la licenza premium (in prova gratuita per 15 giorni e poi attivabile dalla sezione versioni).

  • Gestione anagrafica clienti/fornitori: per ogni voce si possono inserire i dettagli di ciascun nominativo, specificando per ogni scheda rapporti commerciali, promemoria e comunicazioni specifiche.  Inserimento schede illimitato.
  • Ciclo di vita documenti di vendita: si possono creare preventivi, eventuali rapporti di intervento, note di accredito, DDT, fatture pro-forma e definitive.
  • Gestione documenti acquisto: su un’unica schermata si possono visualizzare e gestire gli ordini dei fornitori, registrandone fatture (anche esenti IVA) e relative note d’accredito.
  • Fatture personalizzabili: professionisti e imprese possono inserire il proprio logo, per un risultato più personale e professionale.
  • Social rating: è possibile condividere con la community di Invoice pareri e opinioni anonime su clienti e fornitori in relazione a puntualità nei pagamenti, qualità del servizio/prodotto e rapporti commerciali.
  • Archivio prodotti: gestisce l’inventario di magazzino e dei prodotti di cui registra i movimenti con il resoconto di entrate/uscite e la fotografia economica nel tempo.
  • Gestione magazzino in tempo reale: disponibilità dei prodotti sincronizzata con movimenti di entrata/uscita e fatturazione, per risparmiare in risorse.
  • Scadenziario pagamenti: si può monitorare la puntualità dei pagamenti confrontando data prevista e pagamento effettuato, con un vantaggio per l’amministrazione che deve inviare la prima nota.
  • Analisi vendite: il sistema analizza Vendite, Acquisti e Flussi supportando la modalità grafica e l’uso di tabelle riassuntive per avere un’istantanea chiara e immediata della situazione e delle variazioni nel tempo.
  • Trasformazione documenti: si può trasformare il preventivo in fattura inserendovi tutti i DDT del mese, automatizzando le procedure amministrative.
  • Gestione Promemoria: si possono inserire e modificare i promemoria inseriti, scegliendo la visualizzazione immediata nella schermata principale.
  • Esportazione anagrafiche clienti, fornitori e prodotti: grazie ai diversi formati, si possono inviare e condividere informazioni fra gli attori interessati.
  • Accesso multiutente: è possibile accedere con differenti account al profilo amministrazione risparmiando sulle licenze multiple. Questa funzionalità è stata pensata per le realtà in cui la contabilità deve essere gestita e visualizzata da più professionisti.

Requisiti di sicurezza

L’applicazione fruibile da web permette la gestione di processi e dati aziendali, conservati nei sistemi online del provider. Un po’ come affidarsi a un commercialista che amministra i dati per conto dell’azienda cliente. Il fornitore ne tutela riservatezza, integrità e disponibilità garantendo diversi requisiti di sicurezza:

  1. SSL (Secure Socket Layer): modello adottato dalle banche, per cui tutte le informazioni che transitano tra Magic Invoice e browser sono protette con crittografia SSL a 256-bit. L’icona del lucchetto nel browser consente di verificare che non si sta navigando su un sito di phishing e garantisce la sicurezza dei dati.
  2. Sicurezza fisica: i server che ospitano i servizi si trovano in data center di Amazon AWS state-of-the-art, che prevedono controlli di accesso biometrico, sorveglianza costante, feed di alimentazione ridondante, generatori, misure antincendio e climatizzazione monitorata, e protetti dal sistema di firewalling di Amazon.
  3. Crittografia: informazioni sensibili quali coordinate bancarie e dati societari sono codificate nel database con AES (Advanced Encryption Standard)
  4. Backup: ogni notte viene eseguito il salvataggio dei dati, memorizzati in un server remoto per garantire anche in casi eccezionali dati ridondati e disponibili e account rapidamente ripristinato in modo completo. In questo modo viene garantita la disaster recovery.
  5. Server ridondati e data center: l’infrastruttura utilizza storage e server ridondanti per mantenere disponibili applicazione e dati in caso di guasti hardware. Un altro gruppo di server e storage è presente in un data center separato per garantire la business continuity del servizio web.

Ulteriori informazioni su Magic Invoice possono essere richieste scrivendo a info@magicinvoice.it o consultando area dedicata al supporto, con FAQ, con guide e tutorial.