Paprika: software gestionale per settore il creativo

di Giacomo Baioni

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Software gestionale con funzioni di CRM, Project Management e Contabilità per agenzie creative e imprese che operano su progetti: un esempio di gestione del ciclo di una commessa, da creazione a fatturazione

Paprika è un software progettato per il settore creativo con funzioni di CRM, Project Management e Contabilità integrati in un’unica banca dati, che consente la gestione completa di una commessa dalla fase di creazione a quella della contabilità. Si tratta di un programma multipiattaforma che si adatta al comune assetto di agenzia potendo girare su Mac per lo staff creativo e PC in amministrazione.

Prima di provarlo, visto che la caa produttrice Agency Software Worldwide opera ha una dimensione internazionale con sede centrale a Londra, ci si è chiesti se davvero ci sia ancora qualcosa da imparare per il mercato italiano: «rispetto al mondo anglosassone di certo sì», secondo Elisa Bernasconi, Business Development Manager per Paprika Software Italia. «Nella cultura anglosassone c’è il concetto di lavorare con metodo. Noi lavoriamo con passione, è vero, ma ora più che mai la conversione monetaria è importante: farsi trascinare da un guizzo creativo e finire con il lavorare sotto budget è un’impostazione che si paga cara».

Su questa linea, vediamo come Paprika permette di lavorare rispettando il budget, e i benefici che il creativo può ottenerne.

Il ciclo di un progetto

Paprika organizza il ciclo di un progetto standard nelle seguenti fasi principali:

  • creazione della commessa e trasformazione del contatto in cliente;
  • gestione del budget, creazione del preventivo e pianificazione del progetto;
  • gestione del progress, time-tracking;
  • fatturazione;
  • contabilizzazione;
  • analisi e strumenti di previsione.

La creazione della commessa è il primo passo del ciclo del progetto. Già a questo livello è possibile impostarne alcuni dettagli: data di apertura e chiusura, nome della commessa, nome del contatto e del clienti, codici di riferimento e pianificazione di tutte le informazioni rilevanti per valutare costi e successivamente calcolare i ricarichi.
Questa fase coincide con la presa in carico del contatto verso la sua trasformazione in cliente effettivo.

Il budget/preventivo è flessibile e può variare in base alle necessità. Dando struttura e costo al progetto, è possibile avere già a questo livello una panoramica completa delle fasi e i relativi costi e margini di guadagno previsti: sviluppo del concetto, implementazione grafica, realizzazione, eventuali sconti, spese di trasporto, servizi di stampa, ricarichi ulteriori e quant’altro. Ogni voce può contenere a sua volta tante sottovoci specifiche.

Un punto di forza di Paprika è riuscire a gestire il processo di creazione dell’idea, per rispondere adeguatamente alla sfida creativa senza fotografarlo in maniera statica: creare e modificare un preventivo, sovrascrivere temporaneamente un prezzo e ricevere notifiche successive sulla differenza che rimane, salvare bozze dei documenti per attenderne l’approvazione.

Potrà accadere, ad esempio, che l’account si trovi nella situazione di presentare il preventivo più volte durante il ping pong delle negoziazioni.
O che non debba sottoporre il preventivo solo per il cliente ma anche a un superiore. È possibile, a questo proposito, definire diversi status del documento, crearne diverse bozze e modificarle fino a quando non si giunge alla versione definitiva e infine approvarla.

La compilazione di un preventivo ben fatto velocizzerà il lavoro successivo, come vedremo, al momento della creazione degli ordini di acquisto e della fattura.

Accettato il preventivo, il contatto diventa cliente a tutti gli effetti. A questo punto si inizia il lavoro e il problema diventa quello della gestione del progress e della pianificazione dei tempi.

In questa fase, il compito di Paprika è di far comunicare lo staff in modo semplice e tempestivo, garantire l’accesso alle cartelle di lavoro e garantire le procedure di Project Management nel pieno rispetto della commessa, come ad esempio il Time Tracking.

Per non lavorare sottocosto, l’amministratore deve assicurarsi che il tempo di lavoro effettivo di ogni risorsa corrisponda a quello prestabilito. Se qualcosa proprio non va o richiede più tempo, allora si potranno rivedere i costi alla luce delle mutate condizioni: a che punto del lavoro siamo, chi sta facendo cosa, e soprattutto stiamo davvero guadagnando?

Gli strumenti per la gestione sinottica del progress di Paprika permettono all’amministratore, in pochi click, di monitorare la disponibilità dello staff, assegnare i compiti, gestire le priorità e inviare notifiche via mail ai membri del sistema (il cliente ha dei problemi? fermiamo il progetto; siamo sotto i margini di guadagno? accelerariamo la fase di sviluppo). Allo stesso tempo, ognuno può vedere sullo schermo la propria to-do-list con le priorità assegnate, e allo stesso tempo, compilare il foglio ore.

Man mano che il lavoro procede, si renderanno necessarie ulteriori spese.
A questo proposito, la creazione degli ordini di acquisto può avvenire sia ex novo che direttamente dal preventivo: inserendo il codice della commessa appaiono le voci di spesa accordate con il cliente; a questo punto basta selezionare ciò che interessa e stampare.

Giunti alla fase di Fatturazione, seguendo il modello che ci ha portato fin qui, il metodo più semplice è procedere direttamente dal preventivo. È possibile ritrovare la struttura intera del progetto come programmata in partenza. Non rimarrà che selezionare le varie voci, creare e presentare la fattura.

Per quanto riguarda il modulo opzionale Contabilità, la scelta dipende prevalentemente dalla dimensione dell’azienda e dalle proprie necessità.

Infine, per chiudere il cerchio va considerata la gestione della Reportistica. Paprika consente di interrogare il database in modo tale da poter filtrare le commesse e rivederle nei dettagli.
Questo modulo è decisamente dettagliato, permettendo di impostare filtri di ricerca in pratica per qualsiasi parametro o gruppo di parametri. Se il ciclo di gestione della commessa mira a facilitare i processi operativi diminuendo i margini di errore, la reportistica è uno strumento per aumentare le capacità predittive dell’azienda attraverso l’analisi delle statistiche e per vedere quali sono i settori, i dipartimenti, le attività, e i clienti che presentano i migliori margini di guadagno attraverso statistiche e grafici.

Conclusioni

Paprika è un gestionale multifunzione generico ma verticalizzato. La sfida è sapersi adattare al processo di sviluppo di un’idea,che devono corrispondere anche a logiche strettamente economiche. Il problema è che sul versante creativo la materia prima sono le ore di lavoro, e i processi non possono che essere flessibili.

Senza appiattire il processo creativo a una cornice rigida, Paprika permette di agire costantemente in due direzioni: controllo budget e preventivi stimati, e controllo del progresso del lavoro, per apportare modifiche.

Si adatta inoltre ad un uso multiutente in modo tale da prevenire errori e rispettare gerarchie. Il sistema, ad esempio, può essere impostato per generare preventivi da modelli – ad esempio per chi si trova a lavorare su progetti ripetitivi. Permette di conoscere i propri spazi di manovra sfruttando i dati della reportistica, quindi gestire il cliente con la giusta cognizione di causa e adattare il budget giocando sulle risorse impiegate.

La flessibilità è senz’altro un valore per un creativo. Paprika cerca di aggiungerci un pizzico di metodo. Più che altro, per non scoprire di aver lavorato sottocosto!

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