Project Portfolio Management: gestire i progetti con Primavera P6.1

di Giovanni Bonini

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Come sfruttare al meglio uno dei più noti strumenti di Project Portfolio Management, la suite prodotta da Primavera Software e acquisita da Oracle

Primavera P6.1 è una suite di Project Portfolio Management potente e versatile, caratterizzata da una struttura a moduli: Project Management (cuore del pacchetto, attorno a cui gravitano tutte le altre parti), Methodology Management, Timesheets, P6 Web Access, Primavera Integration API (Application Programming Interface), Software Development Kit (SDK), Schedule Comparision e ProjectLink.

Utilizzabile in qualsiasi contesto, la suite si rivolge al Top Management, a Portfolio Manager, Program Manager, Project Manager, Project Planner, Project Controller e al PMO (Project Management Office).

L’installazione della suite può essere stand-alone o realizzata tramite architettura distribuita. È garantito l’accesso a più utenti, che avviene sempre tramite Login e Password.

Per quel che concerne il database, è possibile utilizzare sia Microsoft SQL sia Oracle, da scegliere in fase di accesso, dopo il quale si ha la possibilità di selezionare un portafoglio di progetti, scegliendo una più opzioni: creare un nuovo progetto, aprirne uno esistente o quello più recente, oppure accedere ai dati globali, che sono utilizzabili a livello di Enterprise, cioè dell’intera azienda.

In Primavera P6.1, infatti, i dati possono essere definiti a livello globale (quindi validi per la maggior parte dei progetti passati, presenti e futuri), o associati in maniera esclusiva a un singolo progetto o risorsa. È il caso dei calendari per la schedulazione del lavoro, che possono essere definiti non solo a livello globale ma anche con riferimento a un progetto o a una risorsa specifici.

Per esempio, un’azienda italiana potrebbe avere diversi cantieri, di cui alcuni sul territorio nazionale e gli altri in un Paese Arabo. Per il progetto corrispondente a questi ultimi si potrebbe costruire un Project Calendar ad hoc, avente il venerdì festivo. Per tutti gli altri sarebbe più conveniente adoperare un unico Global Calendar di default, con il sabato e la domenica non lavorativi.

Sono previste ampie possibilità di personalizzazione, sia a livello di amministratore (Admin Preferences, nel menu Admin) sia per quel che concerne i singoli utenti (User Preferences, nel menu Edit).
Per velocizzare le varie operazioni si possono utilizzare i seguenti strumenti: Command Bar, Directory Bar, Menu Bar, Navigation Bar e Toolbar. La Status Bar, situata nella parte più bassa di ciascuna schermata, riepiloga le principali informazioni di carattere generale.

La suite permette di organizzare i progetti secondo una struttura gerarchica ad albero, che prende il nome di Enterprise Project Structure (EPS). Articolata su più livelli o nodi, può avere una o più radici e permette di gestire ambienti di pianificazione differenti, consentendo la scomposizione dei programmi nei progetti che li costituiscono.

Scelto o creato il ramo dell’EPS ritenuto più adatto, l’inserimento di un nuovo progetto avviene tramite il menu File, selezionando New. Grazie alla struttura di scomposizione dell’organizzazione, definita nel menu Enterprise (scegliendo OBS), è possibile associare un Responsible Manager a ciascun ramo dell’EPS.

I Project Details offrono la facoltà d’inserire tutta una serie d’informazioni utili per la gestione di ciascun progetto. L’opzione Customize Project Details permette di decidere quali Tab visualizzare, nascondendo tutti gli altri.

Le principali voci nei vari Tab dei Project Details sono:

  • Planned Start: data d’inizio previsto del progetto, stabilita in sede di pianificazione;
  • Data Date: in fase di schedulazione coincide con la Planned Start e in fase di avanzamento fa invece riferimento all’ultimo aggiornamento del progetto;
  • Finish: presunta data di fine progetto, in base alla schedulazione corrente. Calcolato ricorrendo al Critical Path Method (CPM);
  • Percent Complete Type: natura o tipo della percentuale di completamento di un’attività. Può essere fisica o espressa in termini di durata o di ore/uomo.

La WBS è articolata su più livelli proprio come l’EPS e l’OBS.

Il lavoro da svolgere è scomposto in Work Package e in attività, particolarmente agevoli da inserire in ogni ramo della WBS, una volta che si sia provveduto ad aprire un progetto precedentemente creato, cosa che può essere fatta con Open Project.

Oltre alle WBS Summary, la suite prevede altri quattro tipi di attività. Quelle Task Dependent vengono schedulate in base al calendario che si è deciso di utilizzare, globale o di progetto. Se invece un’attività fosse Resource Dependent verrebbe programmata in base al calendario assegnato alla Primary Resource, chiamata a svolgere il compito in questione.

Le attività Level of Effort sono continuative e si estendono per tutta la durata del progetto. È il caso, ad esempio, dell’attività di Project Management o di quelle finalizzate ad assicurare la qualità o la sicurezza. Infine, le (Start/Finish) Milestone rappresentano delle vere e proprie pietre miliari, spesso associate all’inizio (Start) o alla fine (Finish) di un’importante fase del progetto, con riferimento al suo ciclo di vita.

La pianificazione

Per ogni attività, fuorché per le Milestone, è possibile inserire la corrispondente Duration, definita Original poiché suscettibile di successive modificazioni, e le relazioni logiche che legano l’attività ai suoi predecessori e successori.
Insieme a questi legami (Finish to Start, Finish to Finish, Start to Start o Start to Finish), la durata delle varie attività permette la schedulazione del lavoro, che porta all’individuazione del cammino critico, che può anche non essere unico.

Conseguentemente, diventa possibile la determinazione delle date d’inizio e di fine al più presto (Early Start/Early Finish) e al più tardi (Late Start/Late Finish) per ogni attività. Fatto questo, il modulo Project Management di Primavera P6.1 calcola in maniera automatica il Total Float e il Free Float di tutte le attività.

Il primo esprime il massimo ritardo possibile nell’esecuzione di un singolo Task, senza che si compromettano gli impegni presi con il committente sul completamento dell’intero progetto entro la data prestabilita.
Il secondo esprime invece il massimo ritardo possibile per lo svolgimento di una singola attività senza che ci sia un impatto sull’inizio di quella immediatamente successiva. Salvando la Baseline si mantiene un’istantanea del proprio piano, che diventa un utile riferimento per l’esecuzione del progetto.

La suite permette di costruire dei vincoli temporali per ogni attività:

  • As Late As Possible: il Task viene ritardato il più possibile, magari per far fronte a ritardi negli approvvigionamenti, e la logica reticolare viene rispettata;
  • Finish On: indica il giorno in cui deve concludersi l’attività, nel rispetto della logica reticolare;
  • Finish On or After: specifica la giornata prima della quale il Task non può terminare, sempre nel rispetto della logica reticolare;
  • Finish On or Before: impone il completamento entro una certa data, senza alterare la logica reticolare;
  • Mandatory Finish: a prescindere dalla logica reticolare, l’attività deve obbligatoriamente concludersi nel giorno indicato, qualunque cosa succeda;
  • Mandatory Start: permette di forzare la logica reticolare affinchè il Task rispetti la data d’inizio imposta;
  • Start On: ondica il giorno in cui deve iniziare l’attività, nel rispetto della logica reticolare;
  • Start On or After: specifica il primo giorno utile per la fine del Task, rispettando la logica reticolare;
  • Start On or Before: impone l’inizio entro una certa data, purché la logica reticolare sia rispettata.

Avanzamento, monitoraggio, controllo e reportistica

Il modulo Project Management non è soltanto un potente strumento di pianificazione ma anche un tool per il monitoraggio e il controllo degli avanzamenti.
Così, per esempio, diventa possibile confrontare la “Schedule Percent Complete” (percentuale di avanzamento prevista in base al piano originario, che costituisce la Baseline) con la “Performance Percent Complete” (percentuale di avanzamento effettiva). la prima sta al Planned Value Cost come la seconda sta all’Earned Value Cost.

Poiché il “Budget At Completion” è il “Baseline Total Cost”, moltiplicandolo per la “Schedule Percent Complete” si ottiene il Planned Value Cost, la cui curva prende anche il nome di BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled).

Il prodotto fra “Budget At Completion” e “Performance Percent Complete” porta invece all’Earned Value Cost: per indicare questo concetto si parla anche di BCWP (Budgeted Cost of Work Performed).
Alle due voci appena esaminate occorre aggiungere anche l’Actual Cost of Work Performed, (ACWP).

Grazie a questi parametri diventa possibile tenere sotto controllo l’efficacia (Schedule Performance Index = Earned Value Cost/Planned Value Cost) e l’efficienza (Cost Performance Index = Earned Value Cost/Actual Cost of Work Performed) con cui si sta procedendo nell’esecuzione del progetto.

Primavera P6.1 offre anche una reportistica personalizzabile: nel menu Tools è disponibile lo strumento denominato Report Wizard, utile per la creazione guidata della reportistica più in linea con le proprie necessità.

Il modulo Timesheets si rivolge alla totalità delle persone che, a vario titolo, sono coinvolte nel progetto. e infine, il modulo Methodology Management costituisce una sorta di grande Repository, in cui inserire tutti i progetti consolidati e dar vita a una vera e propria Best Practice aziendale, da utilizzare come utile riferimento per il futuro.

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