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Firma Digitale: a cosa serve e come aiuta l’azienda

di Redazione PMI.it

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La Firma Digitale, grazie al suo pieno valore legale, è oggi uno strumento di business dai mille utilizzi: vediamo insieme quelli più utili per ogni professionista o azienda.

Istituita per rispondere alla crescente esigenza di attribuire validità legale ai documenti informatici, la Firma Digitale è da tempo un prezioso strumento di lavoro per imprese e professionisti.

Costituisce l’equivalente informatico di una firma autografa apposta su un supporto cartaceo, vantandone lo stesso valore legale. Garantisce dunque l’autenticità, l’integrità, la provenienza ufficiale e dunque la non ripudiabilità del documento. Può accompagnare un qualsiasi file.

Si compone essenzialmente di tre elementi: una Smart Card contenente due certificati (quello di Firma Qualificata che identifica il titolare e quello di autenticazione CNS – Carta Nazionale dei Servizi), un lettore e il software di gestione.

I vantaggi sono concreti: può essere utilizzata mediante dispositivi facilmente installabili ovunque, rende veloce la trasmissione dei documenti poiché non è richiesta alcuna stampa e al tempo stesso certifica l’assoluta inalterabilità del documento.

Utilizzo della Firma Digitale

Risulta dunque chiaro perché il servizio sia indispensabile per professionisti e aziende, indipendentemente dal settore o ambito di attività. In ambito business, può essere impiegata per bilanci, fatture, ordini d’acquisto, atti pubblici, moduli d’iscrizione, contratti e comunicazioni con la Pubblica Amministrazione.

Non solo: grazie al certificato di autenticazione CNS rilasciato su Smart Card in tutti i prodotti per la Firma Digitale è possibile fruire dei servizi pubblici offerti da enti come INPS, Agenzia delle Entrate o Registro Imprese, direttamente dai rispettivi siti Web.

In alcuni casi la firma digitale è addirittura obbligatoria, ad esempio per inoltrare richiesta di finanziamenti pubblici e per partecipare a a bandi pubblici.

In sintesi, la Firma Digitale permette di semplificare il rapporto con la Pubblica Amministrazione riducendo gli oneri di natura burocratica, quello con clienti e fornitori dematerializzando la gestione dei documenti: dalle fatture ai contratti, dalle bolle alle visure camerali.

La Firma Digitale è tra l’altro uno degli strumenti necessari per associare le credenziali L3 (il livello più alto in termini di sicurezza, specifico per i servizi che trattano dati estremamente sensibili) alla propria Identità Digitale e accedere così a tutti i servizi pubblici e privati che offrono il supporto all’autenticazione tramite SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale): da quelli fiscali e previdenziali (come il Cassetto Digitale dell’Imprenditore ) e quelli sanitari o per l’istruzione.

Ancora, inviando un documento a cui è stata apposta la Firma Digitale mediante una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) si attribuisce valore legale alla corrispondenza certificandone la trasmissione e l’inalterabilità.

Soluzioni particolari

Volendo disporre della libertà di firmare file e documenti da qualsiasi postazione connessa a Internet è possibile affidarsi alla Firma Digitale Remota.

In questo caso il kit si compone di un certificato di Firma Digitale depositato su un server sicuro e da un dispositivo OTP (One Time Password) che, generando un nuovo codice segreto ad ogni utilizzo, permette al titolare di effettuare l’autenticazione con le proprie credenziali e portare così a termine l’operazione. Il principale vantaggio è costituito dal non dover installare alcuna componente hardware su terminali non propri. Ancora, trattandosi di un sistema di autenticazione a due fattori, il livello di sicurezza risulta incrementato. Vengono infine eliminate tutte le potenziali incompatibilità tra i device (siano essi lettori, Smart Card o Token USB) e i computer impiegati.

Vi è poi la Firma Digitale Grafometrica, una tipologia di Firma Avanzata che fa leva sull’associazione di un documento elettronico ai dati ottenuti attraverso una tavoletta grafica. Il dispositivo si occupa di rilevare e digitalizzare la firma, analizzando fattori quali la pressione esercitata dalla penna sulla superficie e la velocità del tratto, l’accelerazione nei movimenti e il ritmo, simulando così in modo accurato una più tradizionale firma autografa.

Infine, la Firma Automatica Massiva è destinata alle aziende che necessitano di una soluzione in grado di apporre una firma a un numero elevato di documenti. Sfruttando una tecnologia denominata Security Box e l’interazione con semplici API è così possibile sottoscrivere grandi volumi di file senza l’obbligo di elaborarli manualmente uno ad uno.

Firma Digitale: le soluzioni di Aruba

Aruba offre una vasta gamma di soluzioni pensate per soddisfare ogni tipo di esigenza, in piena conformità con il Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature), rivolte sia ai privati cittadini sia ai professionisti: dai kit contenenti tutto ciò che serve per la Firma Digitale o per la Firma Remota a dispositivi come Smart Card e lettori USB o da tavolo.

Tra le soluzioni proposte c’è Aruba Key, dispositivo all-in-one, piccolo come una pen drive e altrettanto semplice da utilizzare, tanto dai privati per l’accesso ai servizi web della PA quanto dai professionisti per l’autenticazione telematica. Il kit è composto da un lettore compatibile con qualsiasi computer fisso o portatile e memoria interna da 2 GB, software preinstallato per la firma e Smart Card in formato SIM.