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PMI digitali: i servizi di base per la tua impresa

di Redazione PMI.it

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Sistema Pubblico di Identità Digitale, Posta Elettronica Certificata, firma digitale: strumenti e tecnologie al servizio del business per rendere più agili e sicuri gli scambi documentali e il rapporto con la Pubblica Amministrazione.

La gestione e conservazione di documenti e dati critici, la comunicazione con imprese pubbliche e private e l’esecuzione di procedure connesse al business sono sempre più attività delegate al mondo dei servizi online, complice il graduale traghettamento verso il digitale della Pubblica Amministrazione e la conseguente migrazione su piattaforme telematiche di numerosi obblighi normativi, contabili e adempimenti fiscali.

Da necessità a risorsa: il ricorso a strumenti informatici e digitali per lo svolgimento del business comporta indiscutibili vantaggi, soprattutto in termini di efficienza, ottimizzazione delle risorse e risparmio sui tempi di gestione, grazie alla velocizzazione dei processi burocratici.

Sta inoltre sorgendo l’esigenza di uniformare le modalità di autenticazione a piattaforme differenti, semplificando così le operazioni di accesso e minimizzando i rischi connessi alla gestione delle credenziali: in questa ottica stanno emergendo servizi “nuovi”, connessi al concetto di identità digitale unica, già indispensabili per l’accesso a numerosi servizi telematici per l’impresa erogati dalla PA e disponibili con credenziali SPID.

Contestualmente è insorto il bisogno di elevare il livello di sicurezza di sistemi e servizi, come previsto dalla normativa di settore che impone obblighi stringenti e il ricorso a soluzioni certificate. Pensiamo alla firma digitale o alla Posta Elettronica Certificata (PEC), rilasciati necessariamente da fornitori IT accreditati e compliant, oggi necessari (quando non obbligatori) ad aziende e professionisti per accedere a una vasta gamma di procedure.

Identità digitale e SPID

Il Sistema Pubblico di Identità Digitale è il sistema di autenticazione che permette a cittadini e imprese l’accesso ai servizi online delle Pubbliche Amministrazioni aderenti, con un’identità digitale unica: dall’INPS (Istituto Nazionale della Previdenza Sociale) all’Agenzia delle Entrate, passando dal mondo della Scuola (iscrizioni) a quello della Sanità (fascicolo sanitario elettronico), per arrivare a Comuni e albi professionali. È utilizzabile dal professionista per inviare la dichiarazione dei redditi precompilata, dall’azienda per gestire pratiche INAIL, dall’ente per le comunicazioni con Province e Regioni.

Niente più file agli sportelli: tutto a portata di click, in modo pratico, immediato e sicuro. Dalla consultazione di documenti allo svolgimento di pratiche, fino alla fruizione di servizi pubblici online.

L’identità digitale SPID è costituita da credenziali con cui imprese e cittadini accedono a tali servizi, con caratteristiche differenti in base al livello di sicurezza previsto dall’accesso.

Esistono tre diversi livelli di sicurezza, ognuno dei quali corrisponde ad un diverso livello di identità SPID.

  1. Con le credenziali di livello 1 è possibile effettuare l’accesso ai servizi mediante username e password.
  2. Al livello 2 viene garantito un maggiore grado di affidabilità, poiché l’autenticazione richiede anche l’inserimento di un codice OTP (One Time Password), in aggiunta ad username e password.
  3. Adatto a proteggere dati ritenuti estremamente sensibili, il livello 3 assicura la massima protezione possibile, richiedendo l’utilizzo di firma digitale con Cns attiva, o di firma remota, o di tessera sanitaria con CNS attiva per l’autenticazione.

Tra le realtà accreditate presso AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) c’è Aruba PEC, società del gruppo Aruba, che figura appunto tra gli Identity Provider certificati per il rilascio dell’identità digitale.

Con Aruba ID non solo cittadini, liberi professionisti e ditte individuali hanno la possibilità di attivare e mantenere gratuitamente per 2 anni le proprie credenziali SPID di primo (L1) e secondo livello (L2); con la promozione “SPID Gratis per le imprese”, anche tutti i soggetti dotati di P.IVA possono attivare gratuitamente la propria identità digitale, fino al 31 maggio 2018.

Inoltre Aruba PEC è l’unico identity provider che attualmente consente di associare credenziali di Livello 3 alla propria identità digitale. L’attivazione delle credenziali L3, è gratuita per tutti sempre fino al 31 maggio 2018.

PEC

Altro servizio imprescindibile per le aziende è la PEC (Posta Elettronica Certificata). Permette di inviare email con valore legale equiparato a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, come previsto dalla normativa vigente (DPR 11 Febbraio 2005 n.68). È in grado di assicurare l’avvenuto invio e la consegna del messaggio, con tanto di ricevuta di ritorno e informazioni ad attestare con esattezza l’orario di trasmissione. Impiega inoltre protocolli di sicurezza tali da rendere il contenuto immune da eventuali tentativi di modifica al testo o agli allegati.

Non da ultimo, possedere e comunicare al Registro delle Imprese la propria PEC è un obbligo di legge, anche per le ditte individuali.

Per queste ragioni la PEC è impiegata da pubbliche amministrazioni e realtà professionali per le comunicazioni ufficiali, anche nel caso in cui vi sia la necessità di inoltrare un messaggio o un documento senza richiederne la certificazione della consegna: si pensi, ad esempio, alla trasmissione di fatture, circolari interne destinate a dipendenti o collaboratori, contratti e direttive aziendali.

La trasmissione è certificata da un gestore accreditato e può essere opposta a terzi in caso di contenzioso. Il gestore garantisce inoltre la conservazione di una traccia informatica delle operazioni eseguite per un periodo pari a 30 mesi, così da permettere all’utente di chiedere e ottenere una copia delle ricevute (con il medesimo valore giuridico degli originali) in caso di necessità.

Anche in questo caso la casella di posta può essere configurata e personalizzata a seconda delle specifiche esigenze, collegata al proprio dominio e impostata in modo da consentirne l’accesso a dipendenti e collaboratori.

A fornire caselle di posta elettronica certificata sono dunque soltanto gestori accreditati, che alle aziende possono proporre soluzioni business modulari e personalizzate, che comprendono ad esempio archivi di sicurezza, caselle multiutenza, newsletter o invii massivi e servizio integrato alla conservazione sostitutiva o alla strong authentication e tanto altro ancora. Tra queste realtà c’è Aruba PEC, che configura la propria offerta con diverse soluzioni (PEC Standard, PEC Pro e PEC Premium) in modo da assecondare al meglio le diverse esigenze di ognuno;  in ogni caso vengono garantiti alti standard di sicurezza, oltre alla possibilità di accedere alla casella tramite applicazione mobile.

Firma digitale

La firma digitale costituisce l’equivalente informatico di una firma autografa apposta su un supporto cartaceo, un sistema che garantisce l’autenticità e l’integrità del documento, attribuendogli in questo modo validità legale.

Permette dunque di rendere più agile il rapporto tra la Pubblica Amministrazione, i cittadini e le imprese, eliminando l’impiego della carta per la gestione dei documenti: ciò vale per le fatture così come per i contratti, fino alle visure camerali. In molti casi la firma digitale è necessaria, come ad esempio per la richiesta di finanziamenti pubblici e l’accesso a bandi di gara. Nessuna azienda può oggi pensare di farne a meno.

In termini concreti, a chi intende dotarsi di questa tecnologia viene proposto un kit composto da un lettore (da connettere via USB al computer oppure da tavolo) e da una Smart Cart, con quest’ultima che si occupa della gestione di due certificati: il primo è quello di Firma Qualificata che identifica il titolare, il secondo è quello di autenticazione CNS (Carta Nazionale dei Servizi) per l’accesso ai servizi online offerti dalla Pubblica Amministrazione: Agenzia Delle Entrate, Registro Imprese, INPS e così via.

Il fornitore IT può proporre singoli prodotti (Smart Card e lettori) oppure soluzioni complete per soddisfare le diverse esigenze: strumenti per la firma digitale, digitale remota, grafometrica, automatica massiva, ecc. Tra questi c’è Aruba Key, un dispositivo all-in-one dal design compatto (le dimensioni sono del tutto simili a quelle di una tradizionale pendrive USB) e semplice da usare: racchiude tutto ciò che serve, sia ai cittadini per l’accesso ai servizi online della PA sia ai professionisti per l’autenticazione ai punti telematici. Il kit è composto da un lettore compatibile con qualsiasi computer fisso o portatile, con memoria interna da 2 GB, software preinstallato per la firma e una Smart Card in formato SIM.