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Smart working: strumenti, spazi e tecnologie

di Barbara Weisz

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Smart working spiegato alle PMI nel workshop di Rehost a SMAU: piace al 70% delle aziende e al 20% dei professionisti ma in pochi lo adottano, e allora ecco cosa serve per partire.

Sapete qual è la differenza tra telelavoro e smart working? Il primo prevede una postazione remota fissa, dalla quale il lavoratore effettua sempre la sua prestazione, il secondo coniuga lavoro da remoto e piena libertà di scelta su sede, strumenti e connettività. A fare il punto è Luca Buischio al workshop Rehost, (prima giornata di SMAU Milano 2014) sulle tecnologie grazie alle quale una PMI può far decollare, produttivamente, lo smart working.

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Adozione di modelli smart

Innanzitutto un dato: il 40% delle funzioni lavorative presenti nelle aziende è potenzialmente smart, ma in realtà solo l’1% applica effettivamente questa modalità. A fronte di un 67% di aziende “interessate”, soltanto un 8% impronta l’organizzazione del lavoro secondo questo modello. E ancora più scarsa la consapevolezza tra i professionisti, che solo nel 20% dei casi si dichiarano pronti a lavorare in smart working.

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Cosa significa smart working

  • L’ufficio resta il luogo in cui si incontrano colleghi e clienti (spazio di riunione, condivisione, pianificazione).
  • Il lavoro quotidiano si svolge in mobilità, da casa o da dove meglio si “produce”.
  • Le tecnologie adottate per lavorare si utilizzano in modalità BYOD (Bring-your-own-device).

Fulcro di questo modello organizzativo, l’accessibilità di programmi di lavoro e dati aziendali sempre e ovunque, possibilmente da qualsiasi device e con qualsiasi sistema operativo.

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Pilastri dello smart working

  • Smart people: il fattore culturale è fondamentale, presuppone la capacità di lavorare in un contesto organizzativo innovativo, che riconosce flessibilità, libertà di scelta e responsabilità, cambiando i rapporti fra colleghi e fra il capo e la sua squadra, con il passaggio da un modello di controllo a uno basato sulla valutazione dei risultati. Le parole chiave: fiducia, responsabilità.
  • Luoghi: Se l’ufficio resta il luogo d’incontro dove prevedere strutture adeguate e la casa può essere il luogo alternativo per di attività quotidiana se dotata delle necessarie tecnologie, l’ideale sarebbe puntare su spazi cittadini con uffici e postazioni in co-working, in ambienti tecnologicamente adeguati  (isole digitali, wi-fi libero).
  • Tecnologia: i paradigmi fondamentali sono lavorare a distanza e accessibilità dei dati da qualsiasi device e sistema operativo. Le parole chiave: mobilità (in chiave BYOD) e collaborazione (chat, strumenti di condivisione…) visto che il 70% dei dati aziendali riguarda posta elettronica, calendario, contatti, attività (to do list, resoconto giornata…) e note, tutti strumenti che sottintendono la condivisione. Importante è anche la sincronizzazione, ovvero la possibilità di inserire una volta sola i dati (da condividere attraverso server su tutti i pc e i device). Il tutto, senza perdere di vista la sicurezza.

Il ricorso a tecnologie smart, in sintesi, si deve tradurre in soluzioni Cloud o SaaS, applicativi accessibili da qualsiasi browser, protocolli di riservatezza e sicurezza, standard di compatibilità, strumenti di backup, disaster recovery, consulenza per la facilità d’uso.

Vantaggi

L’azienda risparmia sulla gestione del personale, postazioni e tecnologie (meno server, meno software). Uno studio del Politecnico di Milano ha stimato un beneficio economico totale, per il sistema delle aziende italiane, pari a 37 miliardi di cui 10 di risparmi e un +5,5% di produttività. Il lavoratore ha un miglior bilanciamento fra vita privata e lavoro, meno stress da vita di ufficio e molti spostamenti in meno tra casa e ufficio.