Ormai da qualche anno la trasformazione digitale è diventata una necessità strategica per le aziende non soltanto per ridurre i costi, ma anche e soprattutto per migliorare l’efficienza operativa e promuovere la sostenibilità. La gestione documentale digitale, processo fondamentale per trasformare le informazioni fisiche in una versione digitale accessibile ovunque e consultabile con facilità, è senza dubbio al centro di questo processo di evoluzione che guarda al futuro.
Se il cloud computing ha già rivoluzionato il modo di lavorare di milioni di aziende anche in Italia, l’intelligenza artificiale e la blockchain hanno tutte le carte in regola per trasformare in modo ancora efficace e rivoluzionario il modo in cui le piccole, medie e grandi aziende possono gestire i dati e le informazioni, rendere automatiche le attività più ripetitive, migliorare i processi amministrativi e migliorare la qualità del lavoro più in generale.
L’Intelligenza Artificiale nella gestione dei documenti digitali
L’intelligenza artificiale, sempre più diffusa, accessibile e potente, sta diventando uno strumento indispensabile per le aziende anche in ottica business, uno strumento con cui è possibile migliorare la ricerca di informazioni, generare contenuti e automatizzare processi che, manualmente, richiederebbero molto tempo. Se è vero che l’AI è sempre più al centro del dibattito pubblico, è altrettanto vero che c’è ancora un po’ di diffidenza e resistenza da parte delle aziende nel cercare di capire come trasformare questo strumento rivoluzionario in un prezioso alleato.
Grazie all’intelligenza artificiale, infatti, è possibile rivoluzionare la gestione dei documenti sotto diversi aspetti, a cominciare dall’automatizzazione di processi ripetitivi: grazie all’AI, infatti, si possono automatizzare attività meccaniche come la classificazione, l’archiviazione e la ricerca dei documenti, ma anche analizzare file non strutturati come e-mail o altri testi ed estrarre informazioni rilevanti, velocizzando così i flussi di lavoro.
Attraverso algoritmi di machine learning, inoltre, l’AI è in grado di analizzare grandi quantità di dati, individuando modelli e tendenze utili per supportare decisioni strategiche. Non solo. l’IA può correre in aiuto anche sul fronte della compliance normativa: i sistemi basati su AI possono monitorare costantemente i processi documentali per garantire la conformità con le normative vigenti, riducendo così il rischio di errori e aumentando la trasparenza delle operazioni.
La sicurezza della blockchain al servizio della gestione documentale
Lo stesso vale per la blockchain che, grazie alla sua natura decentralizzata e immutabile, può offrire un supporto significativo alla gestione dei documenti, portando una serie di vantaggi importanti in termini di sicurezza, ridondanza e integrità dei dati, dal momento che ogni transazione registrata in una blockchain è tracciabile, sicura e non modificabile, aspetti che assicurano una protezione totale dei dati.
L’integrazione tra AI e blockchain può rappresentare davvero un nuovo paradigma per la gestione documentale. Se l’AI può aiutare ad automatizzare e ottimizzare i processi documentali, la blockchain garantisce che i dati rimangano sicuri e non alterabili, assicurando una registrazione trasparente e verificabile delle operazioni.
Kyocera Cloud Information Manager sempre al passo con l’evoluzione tecnologica
Un esempio concreto di tecnologia al servizio della digitalizzazione, che include l’intelligenza artificiale, è Kyocera Cloud Information Manager (KCIM), la piattaforma cloud di Kyocera Document Solutions, che permette alle aziende di gestire i documenti in maniera sicura ed efficiente. Grazie alla sua architettura basata sul cloud, KCIM elimina la necessità di installazioni locali, offrendo un accesso rapido e sicuro ai file da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.
Le sue funzionalità avanzate come l’indicizzazione automatica e la ricerca intelligente semplificano l’organizzazione dei documenti, rendendo il lavoro quotidiano più fluido e riducendo al contempo i costi operativi. La crittografia dei dati e i sistemi di controllo degli accessi, inoltre, garantiscono un elevato livello di sicurezza, essenziale per proteggere le informazioni sensibili.
