Posta elettronica e tempo

di Francesca Vinciarelli

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Gestire la posta elettronica porta via molto tempo, ecco come organizzarsi al meglio.

La vita lavorativa di un manager è ricca di eventi, ma non è da meno neanche la casella di posta elettronica.

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Il manager deve saper gestire il suo tempo a 360°, deve quindi seguire qualche piccola regola anche per quanto riguarda l’e-mail, avere uno schema per la posta elettronica serve per non perdere troppo tempo in abitudini poco importanti. L’email devono essere ovviamente controllate, ma anche in questo caso non bisogna farlo senza criterio, bisogna in primis leggere l’e-mail in ordine cronologico, questo serve per evitare di perdere il filo della discussione. Dopo di che se serve una risposta bisogna scriverla subito, brevemente e chiaramente.

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Mettere da parte l’e-mail per rispondere successivamente è un errore molto frequente, ma questa abitudine oltre a rallentare la lettura delle successive e-mail, rischia di lasciare l’e-mail senza risposta. Importante ricordare che questa regola vale solo nel caso in cui l’e-mail non è importante, se il messaggio ricevuto richiede più tempo e attenzione, si può e si deve aspettare e rispondere in seguito quando si ha il tempo giusto a disposizione. 

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Infine bisogna eliminare e archiviare. Nel primo caso si devono eliminare tutte l’e-mail che non sono inerenti al lavoro, notifiche di facebook,e-mail comiche, catene di sant’Antonio e così via. Tralasciare questo passaggio vi farà avere la posta elettronica intasata da tante e-mail inutili. Se invece ci si trova davanti quelle e-mail, che possono servire in futuro è buona abitudine archiviarle per averle sempre pronte quando serviranno.