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Fattura elettronica per i subappaltatori della PA

di Teresa Barone

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La fatturazione elettronica è diventata un obbligo per la filiera delle imprese che intervengono in appalti pubblici: adempimenti, vantaggi e strumenti di supporto.

La fatturazione elettronica è destinata a sostituire progressivamente la procedura tradizionale di emissione e gestione della fattura, che diventa così un documento fiscale sempre autentico, certificato e tracciabile. Basata sull’emissione di un file fattura in formato XML (eXtensible Markup Language) su cui è apposta firma digitale qualificata, prevede la trasmissione e conservazione a norma secondo un iter standardizzato.

L’intero processo si realizza attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate su cui vengono caricate, verificate e trasmesse le fatture elettroniche emesse secondo obbligo di legge.

Il suo utilizzo è oggi obbligatorio per la Pubblica Amministrazione (coinvolgendo i suoi fornitori diretti e indiretti) e per cessioni di carburanti (ad esclusione di quelle operate presso i distributori su strada), mentre dal 2019 sarà estesa a tutte le transazioni business-to-business sia per i possessori di Partita IVA (nell’ambito dei rapporti b2b) sia per le operazioni di vendita di carburante presso le stazioni di rifornimento nei confronti di soggetti IVA.

Cosa dice la legge

Per limitare i fenomeni di evasione fiscale, ridurre gli adempimenti a carico degli Enti pubblici e garantire alle imprese trasparenza e integrità dei processi nell’ambito di gare e appalti pubblici, la fattura elettronica è diventata obbligatoria non soltanto per le forniture dirette alla Pubblica Amministrazione (Legge 244/2007 modificata dal DLgs 201/2011) ma anche per quelle indirette, intendendo in questo senso i subappalti e i sub-contratti nell’ambito di un contratto stipulato con la PA (Legge 205/2017).

Tutte le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a emettere, trasmettere e archiviare le fatture esclusivamente in formato elettronico nei rapporti con i fornitori a partire dal 31 marzo 2015: un obbligo sancito dalla Finanziaria 2008 (la succitata Legge del 24 dicembre 2007, n. 244), che impone agli Enti pubblici – come Ministeri, Comuni e Regioni, Albi professionali e Università – di attendere l’invio della fattura elettronica prima di effettuare il pagamento di quanto dovuto.

La normativa è stata resa ancor più restrittiva con la Legge di Bilancio 2018 (articolo 1, comma 917 della Legge n. 205 del 27 dicembre 2017), le cui disposizioni sono entrate in vigore il primo luglio: anche le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti nell’ambito di un contratto di appalto che riguardi forniture o servizi e che sia gestito da una Pubblica Amministrazione devono essere fatturate in modalità elettronica.

L’obbligo si propone di garantire maggiore trasparenza. Dal punto di vista delle imprese che partecipano a un appalto, infatti, una procedura così monitorata garantisce anche un minor rischio di infiltrazione da parte di competitor vicini alla criminalità organizzata e che operino violando le norme sulla libera concorrenza nel mercato.

Soggetti coinvolti

Ad oggi, dunque, l’obbligo di fatturazione elettronica riguarda l’intera filiera dei fornitori di tutte le Amministrazioni pubbliche: tutte le imprese che intervengono in un appalto pubblico sono chiamate a emettere obbligatoriamente fattura elettronica per le prestazioni rese.

Dal 1 luglio 2018 non sono solo i fornitori diretti di tutte le PA a dover fatturare elettronicamente i servizi e le prestazioni rese: la procedura coinvolge adesso tutta la filiera delle imprese che interviene in un appalto, compresi subappaltatori e subcontraenti.

Secondo quanto esplicitato dalla Legge di Bilancio (art. 77), l’obbligo riguarda:

“L’insieme di soggetti, destinatari della normativa sul Piano straordinario contro le mafie, che intervengono a qualunque titolo nel ciclo di realizzazione del contratto, anche con noli e forniture di beni e prestazioni di servizi, ivi compresi quelli di natura intellettuale, qualunque sia l’importo dei relativi contratti o dei subcontratti.”

L’Agenzia delle Entrate, con la circolare n. 8/2018, ha fornito dettagli e chiarimenti riguardo l’applicazione della direttiva che coinvolge direttamente l’impresa che stipula il contratto di appalto con la PA ma anche le imprese che hanno stretto con la prima un rapporto di (sub)appalto/contratto per la realizzazione di alcune opere.

Esempi concreti

È obbligatoria l’emissione di fattura elettronica per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi che un’impresa (in subappalto o sub-contratto) rende nei confronti di un’altra azienda che ha stipulato un contratto di appalto con un Ente pubblico.

Ad esempio, se un’impresa fornisce materiale a una ditta di costruzioni (appaltatori) impegnata nella ristrutturazione di una struttura scolastica, allora è tenuta ad emettere fattura elettronica e trasmetterla utilizzando il sistema SdI.

Non devono invece emettere fatture elettroniche, fino al 1 gennaio 2019, tutti i soggetti che forniscono beni o servizi a coloro che figurano come subappaltatori.

Quindi, se la ristrutturazione dell’esempio citato è operata non dall’appaltatore diretto ma da un suo subappaltatore o sub-contraente, allora non è fatto obbligo emettere per la fornitura dei materiali la fattura elettronica.

Fattura elettronica: come funziona

È sempre l’Agenzia delle Entrate a evidenziare alcuni contenuti che dovranno comparire nelle fatture elettroniche emesse dai soggetti subappaltatori e subcontraenti sopra indicati, documenti che devono indicare i medesimi codici riportati nelle fatture emesse dall’impresa capofila verso la PA:

  • CUP (Codice Unico di Progetto);
  • CIG (Codice Identificativo di Gara).

In particolare, le indicazioni relative alla modalità di compilazione della fattura elettronica prevedono che il CIG ed il CUP siano obbligatoriamente riportati in uno dei seguenti blocchi informativi: “DatiOrdineAcquisto”, “DatiContratto”, “DatiConvenzione”, “DatiRicezione” o “Datifatturecollegate”.

Le fatture elettroniche emesse devono essere trasmesse, come più volte già indicato, attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate, piattaforma finalizzata alla ricezione delle fatture elettroniche e in grado di convalidare formato e contenuti prima di inoltrare i documenti al destinatario.

Per i subappaltatori e subcontraenti della Pubblica Amministrazione si tratta di un obbligo recente basato su una procedura che può rivelarsi complessa se gestita in totale autonomia, soprattutto tenendo conto dei requisiti richiesti per garantire la piena autenticità e regolarità delle fatture elettroniche emesse.

Tuttavia è possibile avvalersi del supporto e dell’assistenza offerta da intermediari qualificati e di  software che automatizzino e semplificano gran parte delle fasi della procedura.

Affidandosi a un operatore certificato e sfruttandone le risorse informatiche, ad esempio, la compilazione di una fattura elettronica diventa un’operazione semplice e non lontana dalla redazione di un consueto documento fiscale cartaceo o digitalizzato.

A gestire la compilazione diventa lo stesso software utilizzabile anche per occuparsi della generazione del file nel formato XML, del controllo preventivo, della trasmissione della fattura al Sistema di Interscambio (SdI) e del monitoraggio dell’intera procedura segnalando la ricezione di eventuali notifiche.