La fattura elettronica è parte integrante delle operazioni commerciali e fiscali in tutta Italia: aziende, professionisti e Partite IVA devono emettere fattura per ogni cessione di beni o prestazione di servizi, con obbligo esteso ai contribuenti Forfettari. Nel 2026 si aggiunge un aggiornamento tecnico: dal 15 maggio entra in vigore la versione 1.9.1 delle specifiche tecniche, che modifica il tracciato XML con cui le fatture vengono trasmesse al Sistema di Interscambio.
La fattura elettronica nel 2026
La fattura elettronica è un documento digitale in formato XML utilizzato per registrare le transazioni commerciali e trasmetterle all’Amministrazione finanziaria. Ha sostituito integralmente la fattura cartacea per la quasi totalità delle operazioni tra soggetti con partita IVA, semplificando i processi contabili e riducendo gli errori di trasmissione. La fattura elettronica è legalmente valida e deve rispettare le regole e i formati definiti dall’Agenzia delle Entrate.
Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse in Italia per cessioni di beni e prestazioni di servizi devono essere elettroniche. L’obbligo si applica sia alle transazioni tra imprese (B2B) che a quelle tra imprese e consumatori finali (B2C). Dal 2024 è obbligatoria anche per tutti i contribuenti in regime forfettario, senza eccezioni legate alla soglia di ricavi.
Fattura elettronica e cartacea a confronto
La fattura elettronica si distingue da quella cartacea per due aspetti strutturali:
- deve essere creata e trasmessa elettronicamente tramite un dispositivo connesso a internet, come PC, tablet o smartphone;
- deve essere inviata al cliente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), che verifica la correttezza dei dati fiscali obbligatori e l’indirizzo telematico del destinatario prima della consegna.
Se i controlli del SdI hanno esito positivo, la fattura viene recapitata al destinatario e il mittente riceve una ricevuta di consegna con data e ora. I dati obbligatori restano gli stessi della fattura cartacea, con l’aggiunta dell’indirizzo telematico per la consegna.
Chi deve emettere la fattura elettronica
Dal 1° gennaio 2024 l’emissione della fattura elettronica è obbligatoria per tutti i contribuenti in regime forfettario, compresi i titolari di partita IVA con ricavi o compensi annui fino a 25.000 euro. Restano esclusi i soggetti che erogano prestazioni sanitarie e inviano dati tramite il Sistema Tessera Sanitaria per l’elaborazione della dichiarazione precompilata, oltre ai casi già esclusi dall’emissione della fattura tradizionale.
I requisiti tecnici per l’emissione
Prima di emettere fatture elettroniche, occorre soddisfare tre requisiti di base. Le regole per creazione, trasmissione, ricezione e conservazione sono stabilite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 dell’Agenzia delle Entrate. Per agevolare i contribuenti, l’AdE mette a disposizione servizi gratuiti per la gestione dell’intero ciclo della fattura elettronica:
- disporre di una partita IVA attiva e registrata per la propria attività o impresa;
- utilizzare un software di fatturazione elettronica in grado di generare file XML conformi alle specifiche tecniche vigenti — dalla versione 1.9.1, obbligatoria dal 15 maggio 2026;
- garantire una connessione internet affidabile per la trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio.
Come si crea e trasmette una fattura elettronica
La procedura di creazione e invio della fattura elettronica si articola in sette operazioni sequenziali.
Scegliere il software di fatturazione
Il primo passo è selezionare un software o un’applicazione di fatturazione conforme alle normative italiane, in grado di generare file XML validi. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente tre strumenti:
- una procedura web accessibile tramite il portale Fatture e Corrispettivi, che richiede una connessione internet;
- un software scaricabile su PC, utilizzabile anche offline;
- l’app FatturAE per tablet e smartphone, disponibile su store Android e Apple.
Questi strumenti sono indicati per chi emette un numero limitato di fatture. Chi gestisce volumi più elevati opta solitamente per software gestionali privati, che offrono automazione, integrazione contabile e aggiornamento automatico alle nuove specifiche tecniche.
I dati del mittente e del destinatario
Nella fattura devono essere compilati i dati del fornitore (cedente/prestatore) e del cliente (cessionario/committente): partita IVA, codice fiscale, indirizzo e ogni altra informazione rilevante ai fini fiscali. Nel campo Codice Destinatario va inserito il codice telematico a sette caratteri alfanumerici fornito dal cliente per la ricezione delle e-fatture. Se il cliente comunica un indirizzo PEC, nel campo Codice Destinatario si inserisce “0000000” e la PEC nel campo dedicato. In assenza di indirizzo telematico — come nel caso dei consumatori finali o dei contribuenti forfettari — si inserisce solo “0000000”.
Va precisato che con il solo valore “0000000” il SdI non può consegnare la fattura direttamente al cliente: la mette a disposizione nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi. In questi casi il fornitore deve informare il cliente e fornirgli, se richiesto, una copia cartacea o via email del documento.
I dettagli della fattura
Occorre inserire data di emissione, numero della fattura, scadenza del pagamento, descrizione dei beni o servizi forniti e i relativi importi. I software gestionali consentono di aggiungere ulteriori dati in base alle esigenze operative, come ritenute d’imposta o contributi previdenziali.
Il calcolo dell’IVA
Il software di fatturazione calcola automaticamente l’IVA in base alle aliquote applicabili ai beni o servizi indicati. È necessario verificare che l’importo risultante sia coerente con l’aliquota scelta e con l’imponibile inserito.
La generazione del file XML
Dopo aver inserito tutti i dati, il software genera la fattura nel formato XML richiesto dall’Amministrazione finanziaria. Il file può essere visualizzato e salvato anche in PDF per comodità, ma il documento da trasmettere al SdI deve essere esclusivamente in formato XML, conforme alle specifiche tecniche in vigore.
L’invio tramite Sistema di Interscambio
Tramite il software, la fattura viene trasmessa al SdI. Al completamento dell’invio si riceve una ricevuta di consegna o un codice identificativo del documento: è la conferma che la fattura è stata accettata e recapitata al destinatario.
La conservazione a norma dei documenti
L’art. 39 del DPR n. 633/1972 obbliga sia l’emittente che il ricevente a conservare la fattura elettronica in formato digitale per dieci anni. La conservazione elettronica a norma non consiste nel semplice salvataggio del file su PC: segue una regolamentazione tecnica definita dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che garantisce nel tempo integrità, leggibilità e recuperabilità dei documenti. Il servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate è accessibile dall’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi, nella sezione conservazione sostitutiva.
Il Sistema di Interscambio e i controlli sulle fatture
Quando riceve una fattura elettronica, il Sistema di Interscambio esegue una serie di verifiche automatiche prima di recapitarla al destinatario:
- verifica che la fattura contenga le informazioni minime obbligatorie previste per legge: estremi identificativi di fornitore e cliente, numero e data, descrizione del bene o servizio, imponibile, aliquota IVA e relativo importo;
- controlla che le partite IVA o i codici fiscali del fornitore e del cliente siano validi e presenti in Anagrafe Tributaria;
- verifica la presenza di un indirizzo telematico nel campo Codice Destinatario;
- controlla la coerenza tra imponibile, aliquota IVA e importo dell’imposta.
Se i controlli hanno esito positivo, il SdI recapita la fattura all’indirizzo telematico indicato — PEC o canale telematico (FTP o web service) — e invia al mittente una ricevuta di consegna con data e ora. I tempi di elaborazione variano da pochi minuti fino a un massimo di cinque giorni lavorativi.
Come si riceve una fattura elettronica
Il cliente deve comunicare al fornitore il proprio indirizzo telematico, che il fornitore riporta nella fattura. In alternativa, il cliente può registrare preventivamente presso il SdI l’indirizzo telematico predefinito per la ricezione di tutte le e-fatture. È anche possibile generare un QRCode con i dati identificativi e l’indirizzo telematico, da mostrare al fornitore come riferimento per la compilazione automatica. Se il cliente non ha registrato un indirizzo telematico, dovrà accedere all’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi per consultare le fatture ricevute.
La ricevuta di scarto e le correzioni da effettuare
Se uno o più controlli non sono superati, il SdI scarta la fattura e invia al mittente una ricevuta di scarto con il codice di errore che identifica il problema. Il fornitore deve correggere il dato errato e inviare nuovamente la fattura corretta. Anche in caso di scarto, se il campo Codice Destinatario contiene “0000000” la fattura viene comunque messa a disposizione del cliente nell’area riservata, ma resta tecnicamente non valida fino alla corretta ritrasmissione.
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Il tracciato XML dal 15 maggio 2026
Dal 15 maggio 2026 le specifiche tecniche per la fattura elettronica si aggiornano alla versione 1.9.1, pubblicata dall’Agenzia delle Entrate il 31 marzo. Da quella data il SdI accetta esclusivamente le fatture costruite con il nuovo tracciato XML: i file trasmessi con le specifiche precedenti vengono scartati automaticamente. L’aggiornamento introduce quattro modifiche rispetto alla versione 1.9 in vigore dall’aprile 2025:
- un nuovo controllo sul campo “codice fiscale” del cessionario o committente nelle fatture verso Gruppi IVA: in assenza della partita IVA, il codice fiscale deve appartenere a un partecipante del Gruppo e non al Gruppo nel suo insieme — in caso di errore, il SdI scarta il file con il codice 00327;
- la nuova stringa ESENZSPORT nel blocco AltriDatiGestionali, per i compensi corrisposti a lavoratori sportivi dilettantistici in esenzione IRPEF ai sensi dell’art. 36, c. 6, del D.Lgs. n. 36/2021;
- l’aggiornamento del numero massimo di codici destinatario registrabili, con il tetto che sale da 100 a 300;
- l’aggiornamento delle procedure di accreditamento ai canali di trasmissione web service (WS) e SFTP.
Per chi utilizza software gestionali commerciali, l’adeguamento al nuovo tracciato avviene di norma in modo automatico con l’aggiornamento del software. Chi gestisce la fatturazione tramite sistemi proprietari o canali diretti deve verificare la conformità alle nuove specifiche prima della data di transizione.
