Fatturazione elettronica: obblighi, scadenze, vantaggi

di Redazione PMI.it

scritto il

Obblighi di fatturazione elettronica: panoramica su normativa e scadenze, adempimenti e procedure, strumenti e vantaggi per professionisti e imprese.

Per fatturazione elettronica si intende la produzione, trasmissione e conservazione delle fatture attraverso un sistema digitale standardizzato e certificato volto a generare i documenti nel formato digitale XML (eXtensible Markup Language).

La sua peculiarità risiede nell’essere originata per via elettronica per poi essere firmata digitalmente, conservata a fini fiscali secondo precise regole e trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio predisposto dall’Agenzia delle Entrate (SdI).

È la firma qualificata ad assicurare l’integrità e l’autenticità del documento, mentre una ulteriore firma e una marca temporale apposte successivamente ne garantiscono la conservazione a norma all’interno dell’archivio elettronico dedicato, per la durata di un decennio.

Una procedura “alternativa” (in molti casi “sostitutiva” per legge) alla tradizionale modalità cartacea, dunque, in grado semplificare notevolmente gli adempimenti fiscali sia per i privati sia per la Pubblica Amministrazione. La fattura elettronica, pertanto, non deve essere confusa con il documento reso digitale tramite scansione e inviato per email come semplice allegato.

Le fatture elettroniche rappresentano una risorsa innovativa non soltanto per la loro valenza “paperless” ma anche e soprattutto per le garanzie di autenticità offerte, dall’emissione del documento elettronico fino alla sua conservazione sostitutiva (pari a dieci anni), grazie alla presenza della firma digitale.

Normativa

L’obbligo di emettere fatture esclusivamente elettroniche riguarda ad oggi i soggetti che operano in via diretta con la Pubblica Amministrazione attraverso un contratto di appalto (obbligo istituito con la Legge del 24 dicembre 2007, n. 244 modificata dal Decreto Legislativo 201 del 2011) e, dal 1° luglio 2018, anche le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti nell’ambito di un contratto di appalto gestito da una PA (come previsto dall’articolo 1, comma 917 della Legge n. 205 del 27 dicembre 2017).  A fornire chiarimenti ed esempi in merito è la circolare n. 8/2018 dell’Agenzia delle Entrate.

Dal 1 gennaio 2019, infine, entreranno a regime nuove regole di fatturazione che riguardano i titolari di Partita IVA e le operazioni di vendita di carburante presso le stazioni di rifornimento nei confronti di soggetti IVA (in tutti gli altri casi, per i diversi soggetti della filiera l’obbligo è scattato il primo luglio 2018).

La Legge di Bilancio 2018 (la succitata Legge 27 dicembre 2017, n. 205) ha dunque trasformato in obbligo quella che allo stato attuale rappresenta un’opzione per le fatturazioni tra soggetti privati: dal prossimo anno, tutte le prestazioni di servizi e le cessioni di beni “business to business” tra soggetti IVA residenti e identificati in Italia, dovranno essere tassativamente documentate attraverso l’emissione di fatture elettroniche.

La Legge stabilisce tuttavia alcune deroghe rispetto all’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, che si applicano ai soggetti che si avvalgono:

  • del “regime di vantaggio” ( 27 comma 3 del DL n. 98/11)
  • del “regime forfettario” (Legge n. 190/14).

Sono inoltre esonerati dall’obbligo i soggetti coinvolti nella compravendita di prodotti o servizi creati o ricevuti fuori dai confini dello Stato: in questi casi, tuttavia, è necessario trasmettere le informazioni relative a fatture e corrispettivi in modalità telematica entro il giorno 5 del mese successivo all’emissione del documento, a meno che non venga emessa una bolla doganale.

Imponendo il vincolo dell’emissione di fatture B2B – vale a dire emesse da un’impresa verso un’altra impresa – il Governo si propone di raggiungere alcuni obiettivi primari: dal risparmio dei costi di stampa, spedizione e conservazione alla concreta prevenzione dell’evasione fiscale e delle frodi IVA, fino alla conquista di una maggiore semplificazione amministrativa.

I soggetti coinvolti dai nuovi obblighi sono dunque tenuti non soltanto all’emissione dei documenti fiscali in modalità elettronica ma anche alla loro conservazione sostitutiva secondo i termini di legge, in modo tale da garantirne la validità legale e consentire all’Amministrazione Fiscale eventuali controlli anche a distanza.

Procedura

Dal 2019 i professionisti e le imprese saranno tenuti a creare, firmare, trasmettere e conservare le fatture elettroniche emesse verso altri soggetti privati. Questi documenti devono transitare attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate e volto a ricevere le fatture, verificarne il formato e i contenuti per poi inoltrarle al destinatario. In particolare:

  • ogni singola fattura o lotto di fatture elettroniche, costituisce un file fattura;
  • è obbligatorio apporre su ogni file fattura la firma di chi la/le emette tramite certificato di firma qualificata (fornita da provider accreditati);
  • il file, o più file singoli, possono anche essere racchiusi in un file archivio compresso;
  • prima dell’invio si deve nominare il file secondo criteri standard (per farlo “accettare” dal SdI);
  • a questo punto lo si carica sul Sistema di Interscambio, che lo elabora, lo verifica e lo trasmette al destinatario, inviando notifica al mittente.

Software di ausilio

La procedura illustrata sopra può essere notevolmente semplificata grazie alla possibilità di appoggiarsi a intermediari specializzati e all’ausilio di software creati ad hoc per ridurre e rendere agevole l’intero processo, dalla creazione alla trasmissione delle fatture elettroniche, garantendo il rispetto dei requisiti specifici. Attraverso queste risorse digitali messe a disposizione da operatori qualificati e accreditati è infatti possibile completare l’iter di invio delle fatture elettroniche in poche e semplici azioni. È il software, infatti, a gestire in piena autonomia alcuni passaggi chiave, richiedendo al mittente il solo inserimento dei dati relativi al cliente e ai prodotti o servizi da fatturare:

  • calcolo del totale della fattura;
  • generazione del file relativo alla fattura nel formato XML;
  • controllo preventivo affinché l’invio e la ricezione delle fatture vadano a buon fine;
  • trasmissione del file generato al SdI;
  • monitoraggio e gestione delle notifiche ricevute.

A proposito di quest’ultimo punto, è bene sottolineare come la scelta di affidarsi a un servizio certificato per la gestione della fatturazione elettronica si riveli vantaggiosa anche per tenere sotto controllo le notifiche inviate dal Sistema di Interscambio delle Entrate, accertandosi della consegna effettiva delle fatture elettroniche e della loro piena regolarità, perché diversamente si rischia di incorrere nelle sanzioni previste in caso di inadempienze.

La mancata emissione di una fattura elettronica successivamente al 1 gennaio 2019 comporta multe di importo variabile:

  • per chi emette la fattura, tra il 90% e il 180% dell’IVA addebitata;
  • per il ricevente, la percentuale della sanzione è pari al 100% dell’imposta.

Vantaggi

L’obbligo della fatturazione elettronica si propone di spronare le imprese a emettere documenti fiscali in formato elettronico interamente tracciabile, potenziando così le attività di prevenzione dell’evasione fiscale.

Un obbligo che, tuttavia, mira a trasformarsi in risorsa per tutti i soggetti coinvolti.

Attraverso le fatture emesse e trasmesse in modalità digitale, infatti, si riducono non soltanto gli adempimenti a carico dell’Amministrazione Finanziaria (generando risparmi di risorse pubbliche) ma anche i margini di errore nell’intero ciclo di vita delle fatture, con significativi risparmi di tempo e costi nel medio e lungo periodo per imprese e professionisti.

La dematerializzazione dei documenti fiscali cartacei e il passaggio alla fatturazione elettronica comporta inoltre una serie di vantaggi per i titolari di Partita IVA:

  • esonero dalla comunicazione delle fatture ai fini dello spesometro;
  • esonero dal modello Intrastat;
  • deroga dalla comunicazione degli acquisti effettuati dagli operatori di San Marino;
  • esonero comunicazione dei dati inerenti i contratti delle società di leasing;
  • priorità dei rimborsi IVA ottenuti entro 3 mesi dall’invio della dichiarazione;
  • riduzione del periodo di accertamento per l’IVA e le imposte dirette da 5 a 4 anni.