Il giorno del GDPR, consigli pratici

di Redazione PMI.it

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Strumenti per imprese e professionisti, consigli pratici sulla protezione dei dati, obblighi e adempimenti, sanzioni: guida rapida al GDPR in attesa del decreto di armonizzazione con il Codice Privacy.

GDPR al via in Italia: da oggi tutte le pubbliche amministrazioni, le imprese, i professionisti e gli enti privati che trattano dati personali di cittadini UE su larga scala devono essere in regola con il nuovo Regolamento europeo sulla Privacy.

Il Garante mette a disposizione guide, moduli, istruzioni e tutorial per l’auto-valutazione dei rischi. Un consiglio: l’Authority britannica (ICO – Information Commissioner’s Office) offre una guida e una serie di test per valutare il proprio sistema di protezione dati, con checklist specifiche per le diverse attività e funzioni aziendali.

Quadro normativo

Il riferimento normativo è il Regolamento UE 2016/679 composto da 99 articoli, in vigore in tutti gli stati UE dal 25 maggio.

=> Scarica il testo del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati

Il decreto attuativo di armonizzazione con la legge italiana, che doveva essere approvato entro lo scorso 21 maggio, è invece slittato al 21 agosto: la mancanza di norme di coerenza rischia quindi di creare confusione sugli adempimenti. Questo perché, fino all’approvazione del decreto, si sovrapporranno le disposizioni del codice privacy italiano e le direttive europee, anche se novità, ad esempio quelle in tema di data breach e responsabile dei dati, non trovano incongruenze.

Cosa cambia

Il primo passo da compiere, per ogni azienda o professionista, è quello di valutare, in base ai criteri indicati nel regolamento, l’adeguatezza di infrastrutture e procedure. In linea generale, una grande azienda deve adempiere a tutti gli obblighi previsti (nomina DPO, tenuta registro, adeguamento informative, misure contro il data breach, comunicazione al Garante…), mentre per le piccole realtà gli adempimenti sono meno stringenti. Di seguito alcuni chiarimenticonsigli pratici.

Dati personali

Secondo la da definizione contenuta nel GDPR si tratta di: «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile» direttamente o indirettamente, ad esempio attraverso nome, numero di identificazione, ubicazione, identificativo online, elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale. Per quanto riguarda gli identificativi online, spiega inoltre la Guida di Conflavoro PMI, i riferimenti sono: indirizzi IP, cookies, tag.

Protezione dei dati

Il regolamento fornisce linee guida per la protezione dei dati in termini di infrastrutture IT e procedure di sicurezza. Vanno previsti:

  • pseudonimizzazione e cifratura dei dati;
  • garanzia di riservatezza, integrità, disponibilità e resilienza di sistemi e servizi di trattamento;
  • disponibilità, accesso ai dati personali e capacità di ripristino tempestivo in caso di incidente fisico o tecnico;
  • test, verifica e valutazione periodica delle misure tecniche e organizzative adottate per la sicurezza del trattamento.

Responsabilità

  • Il titolare del trattamento è l’azienda, lo studio o il professionista.
  • Il responsabile del trattamento è invece la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento.
  • Il responsabile della protezione dei dati (DPO) è il responsabile della misure di protezione; figura introdotta dal GDPR e obbligatoriamente nominata da chi gestisce dati sensibili su larga scala (sempre le pubbliche amministrazione e le grandi aziende, in casi specifici le PMI).

Registro trattamenti

Si tratta di un nuovo obbligo previsto dal GDPR per imprese sopra i 250 dipendenti. Se però l’azienda o lo studio o anche l’attività del libero professionista riguardano dati sensibili oppure il trattamento presenta un rischio per la protezione dei dati stessi, è obbligatorio indipendentemente dalla dimensione dell’organizzazione. Il registro contiene informazioni dettagliate su policy, procedure e standard di sicurezza adottati al fine di garantire la sicurezza e la protezione dei dati personali.

Comunicazioni al Garante

Oltre a comunicare gli estremi del DPO laddove richiesto, è necessario segnalare qualsiasi evento che possa rappresentare un rischio e, in caso di violazione (data breach) dei dati – con conseguente perdita, distruzione o indebita diffusione -bisogna immediatamente notificare l’accaduto al Garante.

Consenso

Il tradizionale consenso informato dell’interessato diventa più articolato: non solo deve sempre essere richiesto all’interessato ma prevedere anche specifiche modalità di formulazione ed essere espresso in maniera altrettanto chiara e inequivocabile. Soprattutto in relazione alle finalità del trattamento (es.: scopi commerciali) e alla possibilità di accesso e/o cancellazione dei dati stessi.

Sanzioni

In caso di inottemperanza alle direttive del regolamento, le multe possono essere salatissime.

Le sanzioni possono arrivare fino al 4% del fatturato globale annuo.

  • l’omessa o inesatta informativa sulla privacy costa da 6mila a 36mila euro,
  • la mancato o infedele notificazione da 20mila a 120mila euro.