Tratto dallo speciale:

Smart working: PEC strategica per il lavoro

di Redazione PMI.it

scritto il

La PEC rappresenta una delle principali soluzioni digitali per restare produttivi lavorando fuori ufficio: scenari d’uso e soluzioni ad hoc.

Poter svolgere il proprio lavoro senza vincoli di orario o di sede, sfruttando al meglio le risorse informatiche oggi a disposizione, rappresenta un’opportunità sempre più diffusa e promossa sia dalle Pubbliche Amministrazioni sia dalle aziende private. Per essere realmente efficace e permettere il massimo rendimento, tuttavia, lo smart working deve basarsi su un pilastro fondamentale: la comunicazione digitale.

La Posta Elettronica Certificata rappresenta in questo senso una delle principali soluzioni per restare produttivi anche da casa o qualsiasi altra sede diversa dalla quella aziendale, abilitando un’interazione telematica sicura e affidabile in quanto canale ufficiale e garantito ovunque e in qualsiasi momento.

La PEC consente ad imprese pubbliche e private, professionisti e semplici cittadini di inviare e ricevere comunicazioni dotate del medesimo valore legale della raccomandata postale, ottenendo – senza muoversi dalla propria scrivania o dallo studio di casa – la massima garanzia per quanto riguarda l’integrità del contenuto, la consegna certa al destinatario e la possibilità di usare il messaggio in caso di opponibilità a terzi.

PEC e lavoro agile: scenari d’uso

In quali occasioni la PEC si rivela una risorsa strategica per chi lavora in modalità agile? I possibili scenari d’uso sono vari e diversificati, in primis per le imprese e i professionisti iscritti agli Albi che rientrano tra i soggetti obbligati al possesso di una casella PEC.

L’invio di una comunicazione via Posta Elettronica Certificata può essere necessario per comunicare con la Pubblica Amministrazione, per la ricezione delle fatture elettroniche e per la trasmissione di contratti o documenti ufficiali.

I professionisti, inoltre, possono avere la necessità di ottemperare ad obblighi formativi o di mettersi in contatto in modo formale con enti e organismi preposti alla formazione.

La PEC può diventare utile e vantaggiosa anche per chi – pur non essendo soggetto a particolari vincoli – può trovarsi nella condizione di inviare comunicazioni formali che abbiano valenza giuridica ottenendo l’attestazione della data e dell’ora di consegna. Basti pensare ai cittadini e ai lavoratori che, senza recarsi presso gli uffici e gli sportelli fisici, hanno la necessità di:

  • disdire un contratto di fornitura di servizi o una polizza assicurativa;
  • comunicare con la banca;
  • interagire con l’amministrazione comunale o altro Ente pubblico;
  • recuperare la Certificazione Unica dall’INPS.

Tra i possibili utilizzi della PEC, tra l’altro, rientra anche l’invio della domanda di partecipazione ai concorsi pubblici (anche quando le prove d’esame sono sospese o lontane nel tempo, è necessario rispettare le procedure per l’ammissione) soprattutto se a ridosso della scadenza, poiché la ricezione del messaggio avviene in tempo reale e viene assicurata l’inalterabilità del contenuto certificando l’avvenuta trasmissione.

Indirizzi PEC: dove trovarli

Gli smart workers hanno a disposizione alcune risorse digitali ad hoc per recuperare gli indirizzi PEC di imprese, professionisti e Pubbliche Amministrazioni. L’IPA, gestito dall’Agenzia per l’Italia Digitale, è ad esempio l’indice online dei domicili digitali delle PA e dei gestori di pubblici servizi, contenente gli indirizzi PEC da utilizzare per lo scambio di informazioni e per l’invio di documenti ufficiali.

Gli indirizzi di Posta Elettronica Certificata delle aziende e dei professionisti, invece, possono essere acquisiti attraverso il servizio online INI-PEC, database che mette a disposizione degli utenti le email PEC dei professionisti e delle imprese presenti sul territorio italiano.

Soluzioni PEC Aruba

Aruba, provider certificato e autorizzato dall’AgID, propone una rosa di soluzioni ad hoc pensate per andare incontro alle esigenze di comunicazione di imprese, professionisti e privati cittadini. Aruba PEC offre un pacchetto di servizi personalizzabili e facili da utilizzare su qualsiasi dispositivo elettronico connesso alla rete, compresi smartphone e tablet.

È possibile scegliere tra tre tipologie di caselle PEC, declinabili in base alle dimensioni e alle funzionalità offerte:

  • PEC Standard: soluzione economica che comprende 1 GB di spazio ampliabile fino a 2 GB, pensata per soddisfare le esigenze dei privati che hanno necessità di inviare o ricevere un numero limitato di comunicazioni email formali. È prevista la possibilità di essere avvisati via email ogni qualvolta si riceve posta certificata sulla propria casella PEC e di leggere sulla propria casella PEC le fatture elettroniche ricevute;
  • PEC Pro: pensata per coloro che vogliono ottenere maggiori benefici dal servizio PEC, prevede 2GB di spazio casella e 3 GB di archivio di sicurezza, in cui possono essere salvate, ad esempio, le ricevute di consegna di comunicazioni importanti. Consente anche di disporre del servizio di notifica SMS che avvisa il cliente con un SMS giornaliero in caso ci siano email PEC non lette. Rappresenta la soluzione adatta anche per professionisti, aziende o Enti che vogliono sostituire l’invio delle comunicazioni cartacee con la Posta Elettronica Certificata;
  • PEC Premium: perfetta per chi ha la necessità di inviare un numero consistente di email certificate, comprende un archivio di sicurezza da 8GB e 2 GB di spazio disponibile, entrambi ampliabili in base alle necessità, notifica via SMS delle PEC non lette.

Tutte le soluzioni del pacchetto Aruba PEC includono: WebMail PEC, pannello di gestione casella, App Aruba PEC Mobile (per Android e iOS), antivirus e antispam.

Maggiori informazioni sulle soluzioni PEC di Aruba sono reperibili sul portale ufficiale.

I Video di PMI

Smart working: la normativa