Tratto dallo speciale:

Gestione delle spese ottimizzata con le Fintech

di Noemi Ricci

scritto il

CFO e dipendenti chiedono alle aziende di puntare sulle Fintech per risparmiare tempo, ridurre gli sprechi e limitare lo stress.

Oltre la metà dei responsabili finanziari (54%) vorrebbe che l’azienda puntasse maggiormente sulle soluzioni Fintech per ridurre gli sprechi legati alla gestione delle spese. Favorevole anche il 67% dei dipendenti per risparmiare tempo nella gestione di pagamenti e note spese. Questo quanto emerge da un’indagine realizzata nelle aziende italiane da Istituto Piepoli per Soldo – il sistema di carte prepagate smart per aziende – sulla digitalizzazione delle PMI, in particolare sull’uso del Fintech per migliorare la gestione delle spese nelle aziende, che ha visto coinvolto un campione di  300 responsabili finanziari in PMI italiane e 100 dipendenti.

=> Fintech, servizi e credito per l’impresa 

Gestione pagamenti e note spese

Dall’analisi è emerso che solo il 5% delle aziende anticipa denaro ai dipendenti, che spesso devono usare i propri soldi in attesa di rimborso. I dipendenti impiegano almeno 3 ore ogni mese per la gestione di pagamenti e note spese, un 15% che impiega tra le 4 e le 6 ore, mentre i responsabili amministrativi impiegano in media oltre 2 ore ogni volta che devono fare un acquisto per la propria azienda e nel 10% dei casi il tempo speso può superare addirittura le 8 ore. Altre 8 ore (di più nel 5% dei casi) vengono spese ogni mese per il controllo mensile effettuato nel 62% delle aziende per identificare quali spese sono state effettuate e da chi, utilizzando il denaro della società.

Ben il 64% dei responsabili amministrativi rivela come all’interno della propria azienda non vi siano regole e/o processi abituali per gli anticipi di spesa ai dipendenti, mentre il 24% dichiara invece che non vengono mai anticipate spese di cassa. Il 25% delle imprese italiane chiede ai collaboratori di anticipare denaro, qualunque siano le condizioni o l’importo delle spese e nel 2,3% dei casi ai dipendenti che guadagnano oltre un determinato importo viene richiesto di pagare le spese in anticipo. La gestione degli anticipi di cassa costituisce un nodo complesso nella gestione dei pagamenti aziendali ed è un punto dolente condiviso sia dai lavoratori che dai responsabili amministrativi che devono spendere molto tempo per le operazioni di reportistica e controllo legate ai rimborsi, sprecando tempo e a volte anche denaro essendo un’attività facilmente soggetta all’errore umano. Va poi sottolineato che spesso i dipendenti si trovano ad affrontare spese che successivamente non vengono approvate dall’azienda: quasi 1 dipendente su 5 (17%) spende denaro dell’azienda quando non dovrebbe.

=> Trasferta e distacco del lavoratore: rimborsi a confronto

Un’altra nota dolente è rappresentata dalle spese di trasferta extra-UE: quando dipendenti o consulenti lavorano all’estero e vengono forniti loro contanti in valuta straniera per sostenere le spese non sempre il denaro inutilizzato ritorna all’azienda, ben il 24% degli intervistati ha riportato uno spreco compreso tra il 10 e il 15% sul totale dei soldi anticipati.

Gestione spese: obiettivi 2018

Come obiettivo/sfida per il 2018 il 43% dei CFO italiani indica il controllo di chi accede ai soldi aziendali e il 40% il controllo in tempo reale di come vengono impiegati. Un quinto delle imprese (17%), ha indicato come principale preoccupazione il controllo di quali spese dipendenti o dipartimenti siano abilitati ad effettuare con i soldi della società e il 12%, infine, ha individuato come sfida più urgente la possibilità di controllare come e quando i consulenti esterni possano spendere denaro aziendale.

Spese ottimizzate con le Fintech

La gestione delle spese potrebbe essere facilmente ottimizzata ricorrendo alle Fintech, ad esempio utilizzando una carta prepagata e controllata in tempo reale, soluzione vista dal 54% dei CFO come un modo di spendere i soldi aziendali più responsabilmente riducendo anche i tempi nelle attività di compilazione delle note spese, mentre il 22% crede che possa aumentare la fiducia nell’azienda e nei suoi processi. Per i lavoratori soluzioni innovative per la gestione delle note spese porterebbe a ridurre gli sprechi e il tempo (67%), migliorare la propria produttività (60%), ridurre una fonte di stress (52%) e affrontare più volentieri le trasferte (51%).

=> Accesso al credito: le PMI confidano nelle FinTech

Le soluzioni innovative offerte dalle Fintech risolverebbero anche il problema di dover fornire ai dipendenti anticipi di cassa, o ancora meglio ottimizzerebbe il processo di rimborso nei casi in cui si chiede al collaboratore di anticipare il pagamento delle spese di trasferta, carburante, pasti o qualunque tipo di acquisto effettuato per l’attività dell’impresa.

Carlo Gualandri, Founder e CEO di Soldo, spiega:

Osservando i risultati del sondaggio, risulta evidente che i processi di acquisto all’interno delle imprese debbano essere ripensati da zero, per evitare una gestione poco efficiente e possibili eccessi di spesa, rafforzando nel contempo il senso di fiducia e autonomia tra i dipendenti. Attraverso la distribuzione di carte prepagate smart, gestibili da App e PC, Soldo vuole offrire ai lavoratori l’opportunità di utilizzare una carta aziendale che elimini il problema di dover spendere momentaneamente denaro di tasca propria, mentre i team finanziari potranno esercitare il pieno controllo su dove, quando e come è stata utilizzata la carta, oltre ad avere l’accesso in tempo reale a transazioni, dati e report.