Inserire e modificare un file Excel in Word

di Agnese Bascià

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Forse sembrerà una stranezza e per certi versi non è un’operazione molto frequente, ma può essere utile talvolta importare un documento di Excel in Word, anche solo per visualizzarlo all’interno di un testo.

Se poi è anche possibile modificare la tabella di Excel direttamente in Word, tanto meglio, perché eviteremo di tenere aperte due applicazioni in contemporanea.

Innanzitutto è bene anticipare che inserire una semplice tabella in Word non equivale, per prestazioni e possibilità di calcolo, a importare un intero documento XLS.

Perciò la scelta fra l’una e l’altra opzione dipende dall’uso che si intende fare della tabella o dello spreadsheet.

Ciò premesso, per importare un intero foglio di calcolo in Microsoft Word 2007, andiamo nella tab “Inserisci” e clicchiamo sull’iconcina “Inserisci oggetto” dell’area “Testo”.

Nella finestra che apparirà, di default è selezionata la tab “Crea nuovo oggetto”, ma se il nostro foglio di calcolo è già stato realizzato e riempito con Microsoft Excel, allora spostiamoci sulla tab “Crea da file” e selezioniamo il percorso in cui si trova il file XLS.

A questo punto, per sfruttare la caratteristica principale di questa operazione, spuntiamo l’opzione “Collega al file”: essa consente di aggiornare il documento Word con le modifiche apportate al documento Excel, poiché i due documenti sono correlati, ma perderemo la possibilità di editare il file importato in Word, perché le modifiche richiederanno l’apertura di Microsoft Excel.

Tutto sommato, ciò può non rappresentare un problema, se la fonte del file XLS è sempre a nostra disposizione o siamo noi stessi gli autori della modifica. Diversamente, optiamo per escludere il collegamento e incorporare il file in Word, editandolo direttamente da questa applicazione. Clicchiamo su “Ok” per visualizzare il file XLS nella pagina.

Se abbiamo optato per il collegamento al file, selezioniamo la tabella e clicchiamo su di essa con il tasto destro del mouse: da “Oggetto collegato worksheet | Collegamento modifica” possiamo apportare modifiche ai contenuti del file XLS, o semplicemente aprirlo da “Collegamento apri”.

In qualunque momento possiamo modificare l’origine del collegamento (se per esempio abbiamo spostato il file, o lo abbiamo sostituito con un altro o lo abbiamo rinominato) direttamente da “Oggetto collegato worksheet | Collegamenti”: nella finestra che si aprirà è possibile anche selezionare il tipo di aggiornamento da effettuare sul file, fra “Automatico”, “Manuale” o “Bloccato”. Il collegamento verrà interrotto cliccando sul pulsante “Interrompi collegamento”.

Di contro, se abbiamo deciso di rendere indipendente il file importato dalla sua origine, selezionando l’area e cliccando su di essa con il tasto destro del mouse, il menu a discesa comprenderà nel sottomenu “Oggetto worksheet” tre semplici voci: “Modifica”, “Apri”, “Converti”.

Tralasciando la spiegazione delle prime due, perché intuibile, la terza opzione consente invece di trasformare (in via definitiva con la selezione “Converti in” o provvisoria con “Attiva come”) il file importato in foglio di lavoro di Microsoft Excel (2003 o altra versione), grafico di Excel, cartella di lavoro con attivazione macro o in cartella di lavoro binaria di Excel.