Controllo dipendenti: lo Statuto Lavoratori vale anche per IA e robotica

Secondo la Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, le regole sul controllo a distanza dei dipendenti previste dallo Statuto dei Lavoratori si applicano anche ai sistemi di intelligenza artificiale e alla robotica: l’impresa che usa software o macchine in grado di osservare, misurare o valutare l’attività del personale deve rispettarne le procedure e gli obblighi informativi, così come già accade per telecamere e geolocalizzatori.

Un caso tipico per le PMI che hanno introdotto gestionali dei turni basati su algoritmi, telecamere con videoanalisi o robot collaborativi in reparto.

In sintesi:

• l’art. 1-bis del D.Lgs. n. 152/1997 obbliga il datore a informare per iscritto il dipendente, prima dell’inizio dell’attività, sui sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati e a rispondere entro 30 giorni alle sue richieste di accesso ai dati;
• gli obblighi del Regolamento (UE) 2024/1689 sui sistemi ad alto rischio usati per selezione, valutazione e monitoraggio del personale (Allegato III, punto 4) si applicano dal 2 dicembre 2027, per effetto del Regolamento (UE) 2026/1744;
• il decreto legislativo di adeguamento all’AI Act approvato in via definitiva dal Consiglio dei ministri il 4 agosto 2026 riserva a una persona fisica le decisioni su costituzione, modifica e cessazione del rapporto e dichiara nullo il licenziamento deciso solo da un sistema automatizzato.

IA e robotica come strumenti di controllo: art. 4 Statuto Lavoratori

Un sistema di intelligenza artificiale o basato sulla robotica che consente di osservare, misurare o valutare l’attività dei dipendenti è uno strumento di controllo a distanza ai sensi dell’art. 4 della L. n. 300/1970, e si installa quindi solo con l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato.

La Fondazione Studi considera la norma, riscritta dal Jobs Act con l’art. 23 del D.Lgs. n. 151/2015, in grado di regolare anche le nuove tecnologie, e ne trae la conseguenza che le sue procedure si applicano ogni volta che AI e robotica rendono possibile un controllo sui lavoratori.

Per distinguere gli strumenti di lavoro, esclusi dall’accordo, il criterio indicato dal documento è l’indispensabilità dello strumento per svolgere la mansione: applicando questo criterio, una funzione di AI aggiunta al pc o allo smartphone aziendale per misurare la produttività individuale è estranea allo svolgimento del lavoro e riporta lo strumento nella procedura prevista per gli impianti di controllo.

Per l’uso dei dati raccolti, la Fondazione Studi indica come criteri di condotta la proporzionalità del controllo, che non deve generare un clima poliziesco, l’informazione preventiva dei dipendenti, la destinazione esclusiva alle finalità ammesse dalla legge e la minimizzazione dei dati raccolti.

Il limite esterno è fissato dall’AI Act. Con il provvedimento del 14 maggio 2026 (doc. web n. 10255494) il Garante privacy ha adottato un avvertimento nei confronti di un plug-in che analizzava i messaggi dei dipendenti sulle piattaforme di messaggistica aziendale per ricavarne indicatori di stress, richiamando il divieto dell’art. 5, par. 1, lett. f), del Regolamento (UE) 2024/1689 sui sistemi che inferiscono le emozioni sul luogo di lavoro, salvo motivi medici o di sicurezza. Il documento dei Consulenti segnala anche un impiego favorevole ai dipendenti: l’art. 6 dello Statuto consente le visite personali di controllo solo con sistemi di selezione automatica riferiti alla collettività o a gruppi di lavoratori, e le nuove tecnologie possono gestire quella selezione in modo imparziale.

Informativa sui sistemi automatizzati al lavoratore

Il datore di lavoro che usa sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati per assunzione, gestione o cessazione del rapporto, assegnazione di compiti, sorveglianza o valutazione delle prestazioni deve consegnare al dipendente, prima dell’inizio dell’attività lavorativa, l’informativa aggiuntiva prevista dall’art. 1-bis del D.Lgs. n. 152/1997, introdotto dal Decreto Trasparenza (D.Lgs. n. 104/2022). L’art. 11, comma 2, della L. n. 132/2025, la legge italiana sull’intelligenza artificiale, rinvia a questa disciplina per l’obbligo di informare il lavoratore sull’uso dell’AI nel rapporto di lavoro.

L’informativa sui sistemi automatizzati si aggiunge a quella ordinaria sul contratto e indica:

• gli aspetti del rapporto di lavoro su cui incide il sistema;
• gli scopi e le finalità del sistema;
• la logica e il funzionamento del sistema;
• le categorie di dati e i parametri principali usati per programmarlo o addestrarlo, compresi i meccanismi di valutazione delle prestazioni;
• le misure di controllo sulle decisioni automatizzate, gli eventuali processi di correzione e il responsabile del sistema di gestione della qualità;
• il livello di accuratezza, robustezza e cybersicurezza, le metriche usate per misurarlo e gli impatti potenzialmente discriminatori di quelle metriche.

L’ambito dell’obbligo è stato ristretto dall’art. 26 del D.L. n. 48/2023, che ha aggiunto l’avverbio “integralmente” ed escluso i sistemi protetti da segreto industriale e commerciale.

In pratica, un gestionale che distribuisce turni o consegne senza che un responsabile rivaluti le singole scelte rientra nell’obbligo, mentre un software che propone una pianificazione approvata caso per caso da un capoturno si colloca fuori dalla lettera della norma, anche se in dottrina la portata dell’avverbio è discussa. Il comma 1 dell’art. 1-bis fa salvo in ogni caso l’art. 4 dello Statuto.

Dopo la consegna, il lavoratore può chiedere, anche tramite le rappresentanze sindacali aziendali o territoriali, di accedere ai dati e ottenere ulteriori informazioni, e il datore deve rispondere per iscritto entro 30 giorni. Ogni modifica che cambia le condizioni di svolgimento del lavoro va comunicata per iscritto almeno 24 ore prima.

Le informazioni vanno fornite in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmesse anche alle RSA o alla RSU o, in loro assenza, alle sedi territoriali dei sindacati comparativamente più rappresentativi sul piano nazionale; il Ministero del Lavoro e l’Ispettorato nazionale del lavoro possono chiederne la comunicazione. Gli stessi obblighi gravano sul committente di collaborazioni coordinate e continuative ed etero-organizzate.

Il comma 4 dell’art. 1-bis lega l’informativa agli adempimenti privacy: il datore integra le istruzioni sulla sicurezza dei dati, aggiorna il registro dei trattamenti ed effettua un’analisi dei rischi e una valutazione d’impatto, consultando il Garante in via preventiva quando ricorrono i presupposti dell’art. 36 del Regolamento (UE) 2016/679.

IA sul lavoro: regole per videoanalisi, software turni, cobot e CV

La regola applicabile a un sistema di IA dipende da ciò che fa con i dati del personale: se consente di sorvegliare l’attività serve l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato, se decide o monitora in modo integralmente automatizzato scatta l’informativa dell’art. 1-bis, se rientra tra i sistemi ad alto rischio si aggiungono gli obblighi dell’AI Act. I regimi si sommano, e uno stesso software può ricadere in tutti e tre.

Sanzioni per mancata informativa sui sistemi IA

L’informativa sui sistemi automatizzati omessa, tardiva o incompleta è punita con una sanzione da 100 a 750 euro per ciascun mese in cui il lavoratore opera senza le informazioni dovute, che sale da 1.000 a 5.000 euro quando la violazione riguarda più di dieci lavoratori, senza diffida né pagamento in misura ridotta.

Le fasce sono fissate dall’art. 19, comma 2, del D.Lgs. n. 276/2003, come modificato dal Decreto Trasparenza, si affiancano alle altre sanzioni del Decreto Trasparenza stesso e sono state illustrate dall’Ispettorato nazionale del lavoro con la circolare n. 4/2022 del 10 agosto 2022.

Un’impresa con dodici dipendenti che attiva un gestionale dei turni basato su IA, integralmente automatizzato, e lo usa per quattro mesi senza informativa rientra nella fascia oltre i dieci lavoratori, con una sanzione compresa tra 4.000 e 20.000 euro. Se non ha trasmesso le informazioni nemmeno alle rappresentanze sindacali, si aggiungono da 1.600 a 6.000 euro, per un totale tra 5.600 e 26.000 euro. Dal conto sono esclusi gli eventuali provvedimenti del Garante privacy sul trattamento dei dati.

AI Act e sistemi ad alto rischio nella gestione HR: obblighi rinviati

I sistemi di intelligenza artificiale usati per selezionare candidati, decidere condizioni, promozioni e cessazioni del rapporto, assegnare compiti in base al comportamento o alle caratteristiche personali e monitorare o valutare le prestazioni sono sistemi ad alto rischio ai sensi dell’Allegato III, punto 4, del Regolamento (UE) 2024/1689, e gli obblighi per l’impresa che li utilizza si applicano dal 2 dicembre 2027. La data discende dal nuovo calendario dell’AI Act fissato dal Regolamento (UE) 2026/1744, l’Omnibus digitale sull’IA in vigore dal 27 luglio 2026.

Tra questi obblighi c’è quello dell’art. 26, paragrafo 7, che il documento della Fondazione Studi elenca tra le regole da osservare: prima di mettere in servizio o utilizzare un sistema ad alto rischio sul luogo di lavoro, il datore informa i rappresentanti dei lavoratori e i dipendenti interessati. Per effetto del rinvio, l’obbligo europeo diventa esigibile alla stessa scadenza degli altri adempimenti sull’alto rischio, mentre l’informativa nazionale dell’art. 1-bis del D.Lgs. n. 152/1997 è già in vigore e copre buona parte degli stessi casi.

Due regole dell’AI Act si applicano invece dal 2 febbraio 2025: il divieto dell’art. 5 sui sistemi che inferiscono le emozioni sul luogo di lavoro, salvo motivi medici o di sicurezza, e l’obbligo dell’art. 4 di assicurare un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di IA al personale che usa questi sistemi.

Divieto di decisioni automatizzate su assunzioni e licenziamenti

Il decreto legislativo di adeguamento all’AI Act sui poteri delle autorità nazionali e sull’uso dell’intelligenza artificiale nella formazione e nel lavoro, approvato in via definitiva dal Consiglio dei ministri il 4 agosto 2026, riserva a una persona fisica le decisioni su costituzione, modifica e cessazione del rapporto, compresi provvedimenti disciplinari e licenziamenti, e dichiara nullo il licenziamento intimato sulla sola base di un trattamento automatizzato.

Il testo definitivo precisa che le attività di ricerca e selezione delle candidature, compresa la mancata ammissione alle fasi successive, non costituiscono decisioni finali sulla costituzione del rapporto: lo screening automatico dei curricula è quindi fuori dal divieto, pur essendo soggetto all’informativa dell’art. 1-bis e, al termine del rinvio europeo, agli obblighi sui sistemi ad alto rischio.

Nella versione approvata in via preliminare a giugno, lo schema che vietava le decisioni sul lavoro affidate solo a un algoritmo riconosceva al lavoratore anche il diritto di ottenere, su richiesta e con l’intervento di una persona, una motivazione comprensibile della decisione con l’indicazione del peso del sistema e dei principali parametri considerati.

Le nuove regole si applicano dall’entrata in vigore del decreto, che segue la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale. Secondo quanto riferito dopo il Consiglio dei ministri, le sanzioni del testo scattano solo quando diventano applicabili i corrispondenti obblighi e divieti europei, per coordinarsi con il rinvio disposto dall’Omnibus.

Obbligo di sicurezza e nuove tecnologie: cosa dice l’art. 2087 c.c.

L’art. 2087 del codice civile obbliga l’imprenditore ad adottare le misure che, secondo la particolarità del lavoro, l’esperienza e la tecnica, sono necessarie a tutelare l’integrità fisica e la personalità morale dei lavoratori, e per la Fondazione Studi questa formula può rendere AI e robotica presidi di sicurezza obbligatori quando consentono di prevenire, o prevedere, rischi che le misure tradizionali non coprono. Il datore che non se ne avvale, osserva il documento, si espone a una responsabilità ancora poco discussa.

A sostegno della lettura il documento richiama la Cassazione penale (Sez. IV, sent. n. 7402 del 26 aprile 2000), secondo cui l’imprenditore deve adeguare i dispositivi di sicurezza al progresso tecnologico anche prima che una norma lo imponga, perché la dotazione prescritta in un dato momento storico non esaurisce l’obbligo di protezione. Nella stessa direzione vanno la risoluzione del Parlamento europeo del 16 febbraio 2017 sulla robotica, che indicava il trasferimento ai robot di compiti pericolosi come via per migliorare la sicurezza, e l’art. 11, comma 1, della L. n. 132/2025, per cui l’intelligenza artificiale è impiegata per migliorare le condizioni di lavoro e tutelare l’integrità psicofisica dei lavoratori. Il documento paragona queste tecnologie al casco e alle cinture di sicurezza, un tempo facoltativi e oggi obbligatori.

Anche quando la finalità è la prevenzione degli infortuni si applicano le procedure dell’art. 4 dello Statuto, che annovera la sicurezza del lavoro tra le finalità ammesse per gli impianti di controllo: un sensore o una telecamera intelligente installati per ridurre gli incidenti richiedono comunque l’accordo sindacale o l’autorizzazione quando registrano l’attività dei singoli lavoratori. Il documento di valutazione dei rischi previsto dal D.Lgs. n. 81/2008 è la sede in cui motivare la scelta di adottare, o di non adottare, strumenti di AI e robotica per le lavorazioni più esposte.

Sistemi AI sui dipendenti: checklist adempimenti

Un’impresa che introduce un sistema di intelligenza artificiale con effetti sul personale deve censire gli strumenti, applicare la procedura dell’art. 4 quando c’è controllo a distanza, consegnare l’informativa prima dell’avvio, aggiornare la documentazione privacy e riservare a una persona le decisioni sul rapporto, secondo questo ordine:

1. censire gli strumenti in uso, compresi i software già acquistati con funzioni di intelligenza artificiale integrate, annotando quali dati sul personale raccolgono;
2. verificare per ciascun sistema se consente il controllo a distanza dell’attività e, in caso affermativo, applicare la procedura di accordo o autorizzazione dell’art. 4 della L. n. 300/1970 prima dell’attivazione;
3. stabilire se il sistema decide o monitora in modo integralmente automatizzato e, in tal caso, predisporre l’informativa dell’art. 1-bis con i contenuti delle lettere da a) a f) del comma 2, in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico;
4. trasmettere le stesse informazioni alle rappresentanze sindacali aziendali o, in loro assenza, alle sedi territoriali dei sindacati comparativamente più rappresentativi;
5. aggiornare il registro dei trattamenti ed effettuare la valutazione d’impatto prevista dal GDPR, con consultazione preventiva del Garante quando ricorrono i presupposti dell’art. 36;
6. escludere qualsiasi funzione che inferisca le emozioni dei lavoratori, pratica vietata dall’art. 5, par. 1, lett. f), del Regolamento (UE) 2024/1689;
7. affidare a un responsabile in carne e ossa ogni decisione su assunzione, provvedimenti disciplinari e licenziamento, conservando traccia della valutazione umana;
8. valutare nel documento di valutazione dei rischi se strumenti di AI o robotica possono ridurre i rischi delle lavorazioni più esposte.