Decreto Trasparenza sui contratti di lavoro: sanzioni per ogni dipendente non informato

Il datore di lavoro che consegna una lettera di assunzione incompleta, non comunica per iscritto un cambio di orario o non informa il dipendente dei sistemi automatizzati usati per gestire turni e valutazioni rischia una sanzione dell’Ispettorato per ogni lavoratore coinvolto e, nel caso dei sistemi automatizzati, per ogni mese di ritardo. Il Decreto Trasparenza, semplificato dal Decreto Lavoro con il rinvio ai contratti collettivi, lascia però una via d’uscita a chi si mette in regola dopo la diffida, che paga il minimo di legge. Il nome crea spesso confusione con il decreto sulla trasparenza retributiva, che ha obblighi e sanzioni propri.

In sintesi:

• la violazione degli obblighi informativi dell’art. 1, commi da 1 a 4, del D.Lgs. n. 152/1997 è punita con una sanzione da 250 a 1.500 euro per ogni lavoratore interessato, ai sensi dell’art. 19, comma 2, del D.Lgs. n. 276/2003;
• l’informativa sui sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati dell’art. 1-bis costa da 100 a 750 euro per ciascun mese, da 400 a 1.500 euro oltre cinque lavoratori e da 1.000 a 5.000 euro oltre dieci, fascia in cui non sono ammessi diffida e pagamento in misura ridotta;
• con la diffida dell’art. 13 del D.Lgs. n. 124/2004 chi regolarizza entro 30 giorni dalla notifica paga la sanzione nella misura del minimo entro i successivi 15 giorni;
• i comportamenti ritorsivi verso chi chiede il rispetto degli obblighi di trasparenza sono puniti con la sanzione da 5.000 a 10.000 euro dell’art. 41, comma 2, del D.Lgs. n. 198/2006, richiamata dall’art. 13 del D.Lgs. n. 104/2022.

Informativa sul contratto di lavoro: sanzione per ogni lavoratore

Il datore di lavoro che non rispetta gli obblighi di informazione nella lettera di assunzione, consegnando i documenti in ritardo o in modo incompleto, è punito con una sanzione per ogni lavoratore interessato, applicata dall’Ispettorato ai sensi dell’art. 4 del D.Lgs. n. 152/1997 e dell’art. 19, comma 2, del D.Lgs. n. 276/2003, come riscritti dal Decreto Trasparenza (D.Lgs. n. 104/2022). La stessa sanzione colpisce la mancata comunicazione scritta delle variazioni del rapporto (art. 3 del D.Lgs. n. 152/1997), le informazioni sul lavoro all’estero (art. 2) e l’informativa ai collaboratori e ai prestatori occasionali (art. 1, comma 5).

La violazione matura in due momenti, come ha chiarito l’Ispettorato con la circolare n. 4/2022 del 10 agosto 2022. La mancata consegna del contratto individuale scritto o della copia della comunicazione di assunzione (Unilav), all’atto dell’instaurazione del rapporto e prima dell’inizio dell’attività, è sanzionabile subito; le informazioni assenti dai documenti consegnati diventano sanzionabili alla scadenza dei termini di integrazione, 7 giorni dall’inizio della prestazione o un mese per gli elementi delle lettere g), i), l), m), q) e r) dell’art. 1, comma 1.

Dal 5 maggio 2023 l’art. 26 del D.L. n. 48/2023, il Decreto Lavoro, consente di assolvere l’obbligo per le informazioni delle lettere h), i), l), m), n), o), p) e r) con l’indicazione del riferimento normativo o del contratto collettivo, anche aziendale, che le disciplina, e impone di consegnare o mettere a disposizione dei dipendenti, anche sul sito web, i contratti collettivi e i regolamenti aziendali applicati. Un rinvio generico al CCNL, senza l’indicazione della norma o dell’articolo, rischia di essere contestato come informazione incompleta.

La prova dell’adempimento va conservata: il datore deve poter dimostrare la trasmissione o la ricezione delle informazioni per cinque anni dalla fine del rapporto, e in mancanza della prova gli obblighi si considerano omessi e sanzionabili.

Sistemi decisionali e di monitoraggio automatizzati: sanzione per ogni mese

Le violazioni dell’art. 1-bis del D.Lgs. n. 152/1997, che impone un’informativa specifica quando il datore usa sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati, si sanzionano per ciascun mese in cui il lavoratore opera senza le informazioni dovute, con importi che crescono oltre i cinque e oltre i dieci lavoratori coinvolti; nella fascia più alta sono esclusi sia la diffida sia il pagamento in misura ridotta.

Una sanzione mensile autonoma colpisce la mancata trasmissione delle stesse informazioni alle rappresentanze sindacali aziendali o alla RSU o, in loro assenza, alle sedi territoriali dei sindacati comparativamente più rappresentativi. Dopo la modifica dell’art. 26 del D.L. n. 48/2023 l’obbligo riguarda i sistemi integralmente automatizzati, esclusi quelli protetti da segreto industriale e commerciale, e interessa sempre più spesso gestionali dei turni e software di valutazione basati sull’intelligenza artificiale.

Sanzioni del Decreto Trasparenza: importi per violazione

La sanzione dipende dall’obbligo violato e dal numero di lavoratori coinvolti, e si calcola per lavoratore o per mese secondo i casi riportati in tabella con il relativo riferimento normativo.

Diffida e pagamento in misura ridotta: quanto costa regolarizzare

Chi regolarizza dopo la diffida dell’Ispettorato paga il minimo di legge: l’art. 13 del D.Lgs. n. 124/2004 concede 30 giorni dalla notifica del verbale per sanare l’inosservanza e altri 15 giorni per versare la somma, con cui il procedimento si estingue. Se la diffida non viene rispettata, o la violazione non è diffidabile, è ammesso il pagamento in misura ridotta dell’art. 16 della L. n. 689/1981, pari a un terzo del massimo o, se più favorevole, al doppio del minimo, salvo i casi in cui la legge lo esclude, come l’informativa sui sistemi automatizzati oltre i dieci lavoratori.

Tre casi mostrano la differenza tra regolarizzare e non regolarizzare, calcolata sugli importi minimi e ridotti:

• un’impresa che assume tre dipendenti senza consegnare contratto scritto né copia dell’Unilav e regolarizza dopo la diffida paga 250 euro per lavoratore, 750 euro in tutto, mentre senza regolarizzazione il pagamento in misura ridotta è di 500 euro per lavoratore, perché un terzo del massimo e il doppio del minimo coincidono, per un totale di 1.500 euro;
• un’impresa che gestisce per tre mesi otto dipendenti con un software dei turni integralmente automatizzato senza informativa rientra nella fascia oltre cinque lavoratori e con la diffida paga 400 euro per mese, 1.200 euro in tutto, mentre senza regolarizzazione il pagamento in misura ridotta è di 500 euro per mese, cioè un terzo del massimo, per un totale di 1.500 euro;
• con dodici dipendenti coinvolti la stessa violazione non è diffidabile né estinguibile in misura ridotta, e l’ordinanza-ingiunzione va da 1.000 a 5.000 euro per ciascun mese.

Ritorsioni e richieste dei lavoratori assunti prima dell’agosto 2022

Il datore che adotta comportamenti ritorsivi o comunque sfavorevoli verso il lavoratore o i suoi rappresentanti che hanno presentato un reclamo o avviato un procedimento, anche non giudiziario, per far rispettare i diritti di trasparenza subisce, salvo che il fatto costituisca reato, la sanzione dell’art. 41, comma 2, del D.Lgs. n. 198/2006, richiamata dall’art. 13 del D.Lgs. n. 104/2022. Per l’Ispettorato la sanzione presuppone una ritorsione accertata con adeguati elementi di prova, che va oltre la semplice violazione degli obblighi informativi.

I lavoratori già in forza al 1° agosto 2022 possono chiedere per iscritto l’integrazione delle informazioni previste dagli artt. 1, 1-bis, 2 e 3 del D.Lgs. n. 152/1997, e ai sensi dell’art. 16 del D.Lgs. n. 104/2022 il datore deve rispondere entro sessanta giorni, pena la sanzione per ogni lavoratore interessato dell’art. 19, comma 2, del D.Lgs. n. 276/2003. L’Ispettorato ha esteso la stessa possibilità ai rapporti instaurati tra il 2 e il 12 agosto 2022.

Decreto Trasparenza e trasparenza retributiva: due regimi sanzionatori

Il Decreto Trasparenza sulle informazioni del contratto di lavoro è una norma diversa dal Decreto Trasparenza Salariale (D.Lgs. n. 96/2026), efficace dal 7 giugno 2026, che impone di indicare la retribuzione iniziale o la relativa fascia negli annunci di lavoro e rinvia per le sanzioni all’art. 41 del D.Lgs. n. 198/2006, il Codice delle pari opportunità. Le due discipline si sommano: una PMI che assume deve rispettare sia gli obblighi di trasparenza retributiva nella fase di selezione sia l’informativa sul rapporto, sanzionata per lavoratore, al momento dell’assunzione.