Scadenza 20 aprile 2026 per completare il collegamento tra POS e registratore telematico relativo agli strumenti di pagamento elettronico già attivi al 1° gennaio o utilizzati entro il 31 gennaio. L’adempimento si effettua online a costo zero, tramite il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate. Chi non ha ancora provveduto rischia sanzioni dal 90% dell’IVA non documentata fino alla sospensione della licenza.
Obbligo POS-cassa dal 1° gennaio, procedura dal 5 marzo
L’obbligo è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 (comma 74, legge 207/2024), che ha modificato l’articolo 2, comma 3, del dlgs 127/2015. Dal 1° gennaio 2026 ogni esercente che utilizza un registratore telematico e accetta pagamenti elettronici deve garantire la piena integrazione tra i due strumenti: l’importo incassato con carta deve risultare coerente con il corrispettivo trasmesso all’Agenzia delle Entrate.
Non si tratta di un collegamento fisico tra dispositivi né dell’acquisto di nuovo hardware. L’abbinamento è esclusivamente informatico e avviene tramite un servizio web gratuito attivato dall’Agenzia delle Entrate il 5 marzo 2026. I 45 giorni concessi per il primo adempimento scadono il 20 aprile.
Procedura gratuita sul portale Fatture e Corrispettivi
Per chi utilizza un RT i passaggi da completare nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi sono:
- accesso con SPID, CIE o CNS alla funzionalità «Gestione collegamenti» nella sezione Corrispettivi;
- il sistema mostra automaticamente l’elenco dei POS intestati all’esercente, già comunicati dagli operatori finanziari;
- selezione del terminale e abbinamento alla matricola del registratore telematico operativo nell’unità locale (con inserimento manuale dei dati dei terminali fuori elenco).
L’operazione si effettua una volta sola e va ripetuta solo in caso di variazione degli strumenti utilizzati.
Per i POS virtuali (sistemi per autorizzare pagamenti online) è sufficiente indicare la denominazione e il codice fiscale dell’acquirer. Per chi emette scontrini tramite la procedura web Documento Commerciale online, l’associazione del POS si effettua direttamente dall’applicativo. I bonifici bancari non rientrano tra gli strumenti da collegare, come chiarito dalle FAQ dell’Agenzia delle Entrate.
L’adempimento può essere effettuato anche tramite un intermediario delegato. La guida in PDF pubblicata dall’Agenzia raccoglie istruzioni dettagliate, casistiche di esclusione e risposte ai quesiti più frequenti.
Finestre mobili per i POS attivati dopo gennaio
Per gli strumenti di pagamento elettronico attivati dopo il 31 gennaio 2026, il collegamento segue un calendario a regime: va effettuato tra il sesto giorno e l’ultimo giorno lavorativo del secondo mese successivo all’attivazione. Un POS entrato in funzione a febbraio andava collegato entro il 30 aprile; uno attivato a marzo, tra il 6 e il 31 maggio. Lo stesso meccanismo si applica in caso di sostituzione di un terminale o attivazione di un nuovo registratore telematico.
Per le attività con più sedi o più POS collegati a un unico registratore, la comunicazione deve riflettere la configurazione effettiva del mese di riferimento, non lo storico delle variazioni.
POS promiscui, SoftPOS e casi di esonero
L’interpello n. 44/2026 dell’Agenzia delle Entrate ha chiarito diversi casi particolari. Se un unico terminale gestisce sia incassi soggetti a scontrino elettronico sia operazioni esonerate (tabacchi, ricariche telefoniche, valori bollati), l’obbligo di collegamento resta pieno: l’uso promiscuo del POS trascina con sé l’obbligo di interconnessione al registratore, anche per le operazioni non soggette a certificazione.
I SoftPOS su smartphone sono equiparati ai terminali fisici e vanno collegati con le stesse modalità. Sono invece esonerati i distributori automatici (vending machine), per i quali l’obbligo fiscale si assolve esclusivamente con la memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi. Lo stesso vale per gli esercenti che utilizzano il POS esclusivamente per operazioni certificate con fattura anziché con scontrino.
Sanzioni per chi non si adegua
Il mancato collegamento tra POS e registratore telematico è equiparato a omessa memorizzazione dei corrispettivi. Le conseguenze previste dal dlgs 471/1997, come modificato dalla Legge di Bilancio 2025, sono:
- sanzione pari al 90% dell’IVA dovuta sulla transazione non documentata, con un minimo di 500 euro per singola violazione;
- in caso di recidiva, con quattro violazioni contestate in giorni diversi nell’arco di cinque anni, sospensione dell’attività da 15 giorni a 2 mesi;
- se l’ammontare dei corrispettivi non documentati supera 50.000 euro, la chiusura forzata può arrivare fino a 6 mesi.
Il rischio non riguarda soltanto l’assenza totale dello scontrino: dal 2026 sono sanzionabili anche le difformità tra importo incassato con POS e corrispettivo trasmesso. I controlli automatici dell’Agenzia incrociano in tempo reale i flussi dei pagamenti elettronici con i dati dei registratori telematici, rendendo immediata l’individuazione degli scostamenti.
Soggetti coinvolti dall’obbligo
L’adempimento riguarda esercenti, commercianti al dettaglio, artigiani e professionisti che utilizzano registratori telematici e accettano pagamenti elettronici. Sono inclusi anche i soggetti che adottano soluzioni software di incasso evolute e chi opera con la procedura web Documento Commerciale online. Le regole si applicano allo stesso modo a bar, ristoranti e pubblici esercizi, alle edicole e alle attività con terminali condivisi tra più punti cassa.
