Dal 2025, le regole in materia di detrazioni e deduzioni delle spese di lavoro per imprese e professionisti si sono fatte più serrate, sulla scia di quanto già previsto per i dipendenti, nell’ottica di contrastare l’evasione fiscale.
Dal 1° gennaio scorso, infatti, la deducibilità di alcune spese per prestazioni di lavoro è subordinata alla tracciabilità del pagamento, in particolare per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute o rimborsate ai dipendenti e quelle per trasferte tramite taxi e noleggio con conducente: i pagamenti devono essere effettuati tramite sistemi bancari o elettronici.
La tracciabilità si estende anche alle spese di rappresentanza delle imprese, a prescindere dai limiti di deduzione esistenti e alle indennità e rimborsi relativi previsti.
Le medesime regole si applicano infine per le spese sostenute dai lavoratori autonomi. Il pagamento in contanti esclude il beneficio fiscale anche quando la spesa è documentata: la Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 dell’Agenzia delle Entrate precisa che la documentazione non sostituisce il requisito del pagamento tracciabile.
Le regole per dedurre le spese aziendali e professionali
Le modifiche introdotte con la Manovra 2025 mirano a ridurre l’utilizzo del contante nelle operazioni aziendali e professionali, incrementando la trasparenza e il controllo da parte dell’Amministrazione finanziaria. Per la deducibilità delle seguenti spese aziendali e professionali si applicano dunque nel nuove regole previste dalla Legge di Bilancio.
- Spese di rappresentanza: deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili (carte di credito, debito, prepagate, bonifici bancari e assegni) indipendentemente dai limiti già previsti.
- Spese per prestazioni di lavoro: vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute o rimborsate ai dipendenti, comprese le trasferte tramite taxi o noleggio con conducente.
- Indennità e rimborsi: per lavoratori dipendenti e autonomi, sempre vincolati alla tracciabilità.
Le nuove disposizioni si applicano ai fini IRPEF e IRAP, e il mancato utilizzo di strumenti tracciabili per il pagamento comporterà l’esclusione della spesa dai benefici fiscali.
=> Deduzioni a imprese e professionisti solo con spese tracciabili
Obbligo di tracciabilità per gli autonomi
Anche i lavoratori autonomi sono interessati dalle nuove regole. Le spese sostenute in contanti non beneficiano delle agevolazioni fiscali, e la documentazione giustificativa non è sufficiente a recuperarle. L’obbligo di pagamento tracciabile introdotto dall’art. 1, commi 81-83, della L. 207/2024 è stato poi circoscritto dal decreto-legge 17 giugno 2025 n. 84, convertito con modificazioni dalla L. 30 luglio 2025 n. 108, alle sole spese di trasferta sostenute nel territorio dello Stato. Per le spese di rappresentanza la tracciabilità resta richiesta anche quando la spesa è sostenuta all’estero.
