Pagare una trasferta o una spesa di rappresentanza in contanti può trasformare un rimborso che sembrava neutro in reddito imponibile. È questo l’effetto concreto delle regole sulla tracciabilità delle spese, che incidono direttamente su imprese, dipendenti e lavoratori autonomi nella gestione quotidiana dei rimborsi.
Con la circolare n. 15/E, l’Agenzia delle Entrate ha fornito ulteriori chiarimenti riguardo alla norma che impone la tracciabilità delle spese di trasferta e di rappresentanza, illustrandone gli aspetti fiscali in una serie di casi particolari.
Rimborsi spese per trasferte nel territorio comunale
I rimborsi spese per viaggio e trasporto durante le trasferte nel territorio comunale non concorrono a formare il reddito, a condizione che le spese siano comprovate e documentate.
Taxi e NCC deducibili e rimborsabili solo se tracciabili
Le spese per vitto, alloggio, rappresentanza, viaggio e trasporto effettuate con autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC) sono deducibili dal reddito d’impresa e i relativi rimborsi non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente solo se i pagamenti sono stati eseguiti con mezzi di pagamento tracciabili.
Spese sostenute nel periodo d’imposta precedente
La disciplina non si applica ai rimborsi erogati dal 1° gennaio 2025 se le trasferte e le missioni sono state effettuate nel periodo d’imposta precedente e le spese sono state sostenute nello stesso periodo.
=> Rimborsi spese per trasferte estere senza tracciabilità
Lavoro autonomo: quando i rimborsi diventano reddito
La circolare sintetizza anche le novità per quanto concerne il reddito di lavoro autonomo. In particolare:
- i rimborsi delle spese sostenute dal 1° gennaio 2025 per vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi e NCC concorrono a formare reddito se non pagate mediante mezzi di pagamento tracciabile;
- le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC sostenute dal 1° gennaio 2025, addebitate analiticamente al committente ma non rimborsate, sono deducibili se i pagamenti sono stati eseguiti con mezzi di pagamento tracciabile;
- le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC sostenute dal 18 giugno 2025 nel territorio italiano, comprese quelle sostenute dal lavoratore autonomo come committente di incarichi conferiti ad altri autonomi, e i relativi rimborsi analitici sono deducibili in presenza di pagamenti tracciabili;
- le spese di rappresentanza sostenute a decorrere dal 18 giugno 2025 sono deducibili nei limiti dell’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta se i pagamenti sono stati eseguiti con mezzi di pagamento tracciabile.
