Tracciabilità delle spese di trasferta, le regole per la deducibilità

Pagare una trasferta o una spesa di rappresentanza in contanti può trasformare un rimborso che sembrava neutro in reddito imponibile. È questo l’effetto delle regole sulla tracciabilità delle spese, che incidono su imprese, dipendenti e lavoratori autonomi. La disciplina si è formata in tre passaggi normativi tra il 2024 e il 2025 e la sua applicazione dipende da tre variabili: dove è stata sostenuta la spesa, di quale tipo si tratta e quando è stata sostenuta.

In sintesi:

• vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC sono deducibili solo se pagati con strumenti tracciabili, ai sensi dell’art. 1, commi 81-83, della L. 207/2024;
• l’obbligo vale per le spese di trasferta sostenute in Italia dopo la modifica del decreto-legge 17 giugno 2025 n. 84, convertito dalla L. 30 luglio 2025 n. 108;
• per le spese di rappresentanza la tracciabilità è richiesta anche quando la spesa è sostenuta all’estero;
• il rimborso analitico di vitto e alloggio per trasferte fuori dal comune è deducibile fino a 180,76 euro al giorno in Italia e 258,23 euro all’estero, ai sensi dell’art. 95, comma 3, del TUIR.

Tracciabilità delle spese di trasferta, la regola generale

Le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute per le trasferte dei dipendenti sono deducibili dal reddito d’impresa, e i relativi rimborsi non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente, solo se il pagamento è avvenuto con strumenti tracciabili. La condizione è stata introdotta dall’art. 1, commi 81-83, della L. 30 dicembre 2024 n. 207, che ha inserito il comma 3-bis nell’art. 95 del TUIR e modificato l’art. 51, comma 5, sul lato del lavoratore.

Sono ammessi versamento bancario o postale e gli altri sistemi di pagamento previsti dall’art. 23 del D.Lgs. 9 luglio 1997 n. 241, quindi carte di credito, di debito e prepagate. Restano fuori dall’obbligo i biglietti dei trasporti pubblici di linea, che possono essere pagati anche in contanti.

Spese in Italia e all’estero, la doppia disciplina

L’obbligo di tracciabilità sulle spese di trasferta riguarda solo le spese sostenute nel territorio dello Stato, per effetto del decreto-legge 17 giugno 2025 n. 84, convertito con modificazioni dalla L. 30 luglio 2025 n. 108. Il criterio è il luogo in cui la spesa è sostenuta, non la destinazione della trasferta.

Per le spese di rappresentanza vale la regola opposta: la Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 dell’Agenzia delle Entrate chiarisce che sull’art. 108, comma 2, del TUIR non è prevista alcuna limitazione territoriale, quindi la tracciabilità condiziona la deducibilità anche per le spese sostenute all’estero.

=> Rimborsi spese per trasferte estere senza tracciabilità

Limiti giornalieri di deducibilità per le trasferte fuori comune

Il pagamento tracciabile è una condizione aggiuntiva, non sostitutiva dei tetti già previsti. Per il rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio sostenute in trasferte fuori dal territorio comunale, l’art. 95, comma 3, del TUIR ammette la deduzione fino a 180,76 euro al giorno, elevati a 258,23 euro per le trasferte all’estero. La parte eccedente è indeducibile per l’impresa, mentre per il dipendente il rimborso analitico resta comunque irrilevante ai fini reddituali.

I limiti si applicano ai dipendenti e ai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa, e riguardano il solo rimborso analitico: le indennità forfettarie seguono regole proprie.

Rimborsi spese per trasferte nel territorio comunale

I rimborsi spese per viaggio e trasporto durante le trasferte nel territorio comunale non concorrono a formare il reddito, a condizione che le spese siano comprovate e documentate. La circolare chiarisce inoltre che i rimborsi di pedaggi e parcheggi documentati non concorrono al reddito in quanto spese di viaggio, superando i precedenti chiarimenti dell’amministrazione.

Taxi e NCC deducibili e rimborsabili solo se tracciabili

Le spese per vitto, alloggio, rappresentanza, viaggio e trasporto effettuate con autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC) sono deducibili dal reddito d’impresa e i relativi rimborsi non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente solo se i pagamenti sono stati eseguiti con mezzi di pagamento tracciabili.

Rimborso in contanti, gli effetti su impresa e dipendente

Il caso più frequente si risolve su due piani insieme. Un dipendente in trasferta a Milano paga in contanti una cena da 60 euro e un pernottamento da 140 euro, per un totale di 200 euro documentati con regolare ricevuta, e l’azienda gli rimborsa l’intero importo a piè di lista.

La stessa spesa pagata con carta aziendale sarebbe stata deducibile per 180,76 euro, con i restanti 19,24 euro indeducibili per superamento del tetto giornaliero, e sarebbe rimasta esente in capo al dipendente. La differenza tra i due scenari non sta nella spesa ma nello strumento di pagamento.

Lavoro autonomo, decorrenze e limiti specifici

Per la deduzione delle spese per autonomi la disciplina distingue tra spese rimborsate, spese addebitate al committente e spese di rappresentanza, con decorrenze differenziate tra il 1° gennaio e il 18 giugno 2025 e un tetto dell’1% dei compensi per la rappresentanza.

Decorrenze differenziate e spese del periodo precedente

Le nuove regole non partono tutte dalla stessa data. L’obbligo generale si applica dal 1° gennaio 2025, mentre le disposizioni introdotte dal decreto fiscale valgono dal 18 giugno 2025, data della sua entrata in vigore. La scansione è stata mantenuta a tutela dell’affidamento del contribuente.

La disciplina non si applica ai rimborsi erogati dal 1° gennaio 2025 se le trasferte e le missioni sono state effettuate nel periodo d’imposta precedente e le spese sono state sostenute nello stesso periodo.