Pmi: prima nota con Access
Per molte incombenze amministrative, una piccola azienda può anche ricorrere ai comuni pacchetti per la produttività. Vediamo come usare Microsoft Access per le attività di prima nota
Nella vita delle imprese è indispensabile l’uso di un software per la gestione della contabilità. Qualche volta, però, è possibile compilare e utilizzare un semplice database Access per la prima nota. Affinché sia semplice da realizzare, il database deve contenere almeno quattro tabelle di base più due dedicate esclusivamente alle registrazioni delle operazioni contabili.
Le prime saranno nominate: Causali, con la descrizione breve sul tipo di operazione che si andrà a registrare (Fattura attiva, Incasso, Pagamento, ecc.); CliFo, con l’elenco dei clienti e dei fornitori a cui l’operazione contabile è riferita (ideale per permettere ad Access la stampa dell’estratto conto clienti e fornitori); Conti che conterrà il piano dei conti utilizzato dall’impresa; Sezioni che conterrà la struttura del bilancio.
Dopo avere creato un nuovo database e rinominato Prima_Nota inseriremo la tabella Causali composta dal campo “Causale” di tipo Testo, dimensione 32, Indicizzato con duplicati non ammessi e Chiave Primaria.
La tabella CliFo sarà composta dai seguenti campi: “Ragione_Sociale” di tipo Testo, dimensione 128, Indicizzato con duplicati non ammessi e Chiave Primaria; Indirizzo di tipo Testo, dimensione 64; Citta di tipo Testo, dimensione 64; CAP di tipo Testo dimensione 5; Prov di tipo testo, dimensione 2; Partita_IVA di tipo Testo, dimensione 11. Infine, se ritenute necessarie, è possibile completare la tabella con informazioni del tipo telefono, fax, sito Web e email.
La tabella Conti sarà composta dai seguenti campi: “Conto” di tipo Testo, dimensione 64, Indicizzato con duplicati non ammessi e Chiave Primaria; Codice di tipo Testo, dimensione 8; Sezione di tipo Testo, dimensione 18, Indicizzato con duplicati ammessi (poiché dovrà attingere le informazioni dall’omonimo campo della tabella Sezioni è necessario selezionare la visualizzazione di una casella combinata associata alla prima colonna).
La tabella Sezioni sarà composta dal campo “Sezione” di tipo Testo, dimensione 18, Indicizzato con duplicati non ammessi e Chiave Primaria. Tale tabella, creata per definire la struttura del bilancio, conterrà esclusivamente tre record: Stato Patrimoniale, Conto Economico, Conti d’Ordine (utile nel caso si voglia ampliare il database con la stampa del bilancio).
Per la registrazione delle operazioni in prima nota sarà necessario realizzare due tabelle che saranno utilizzate in modalità testata/dettaglio e che chiameremo rispettivamente Testata_Prima_Nota e Dettaglio_Prima_Nota.
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SECONDO ME NON VI E’ NESSUNA VOLONTA’ DI FAR IMPARARE A PROGRAMMARE TALI DATABASE. TUTTI GLI ESEMPI PARTONO SEMPRE CON COSE SEMPLICI E SI FERMANO A FARE SPIEGAZIONI NELLE COSE PIU’ COMPLICATE AD ESEMPIO COME QUESTO ESEMPIO DI “PRIMA NOTA CON ACCESS, CHE DOPO SPIEGATO LE TABELLE NON VIENE PIU’ SPIEGATO IL SEGUITO ANCORA PIU’ IMPORTANTE E PIU’ COMPLESSO: MASCHERE, QUERY, REPORT ECC.
Ciao Libero,
nella realizzazione di un database occorre prestare moltissima attenzione alla creazione delle tabelle. Per esperienza, infatti, posso dirti che la creazione delle tabelle in un database necessita di una attenta e approfondita analisi. E’ necessario infatti ponderare la scelta di inserire un campo piuttosto che un altro oppure applicarne determinate caratteristiche. Per dirla più semplicemente le tabelle stanno al database come le fondamenta stanno ad una casa. Affinché la casa sia solida è necessario avere delle ottime fondamenta. L’applicazione delle maschere o l’inserimento delle query sono, certo, importanti in un database ma si dà per scontato che il lettore ne conosca già le nozioni basilari. Questo è il motivo per cui ci si sofferma maggiormente sulla struttura tabellare mentre si velocizza in tutto il resto. Tuttavia, qualora, debbano esserci problemi circa l’interpretazione dell’articolo, ritengo che tutto lo staff di Pmi.it sarà lieto di aiutarti.
Nicola.
Sarebbe interessante implementare il database con un controllo sull’inserimento della prima nota per la quadratura della registrazione e la possibilità di stampare un bilancio
per me invece la realizzazione è corretta resta appunto come diceva Mark da sviluppare un report di bilancio, perchè poi gli esercizi a fine anno vanno anche chiusi, io ho realizzato qualcosa e mi piacerebbe confrontarmi con altri grazie.
Ciao Ragazzi,
io ho un problema con le query ed i report: non funzionano. Potete aiutarmi?
Quale problema riscontra nelle query e nei report?
CREDO, CME DICE LIBERO, CHE NON CI SIA ALCUNA VOLONTA’ A VOLERE SPEGARE PASSO PASSO LA REALIZZAZIONE DI UNA APPLICAZIONE, TANTO E’ VERO NON SI RIESCI A TROVARE QUALCHE LIBRO O QUALCHE ARTICOLO CHE LO SPIEGHI.
VOI NE AVETE?
ANCHE SE GL ALTRI, DIMOSTRINO DI AVERE PIU’ CONOSCENZE NEL REALIZZARE DATA BASE, HANNO GROSSE DIFFICOLTA?
NINO
IN RIFERIMENTO AL COMMENTO DEL 21 GENNAIO 2010, RESTO SEMPRE DELL’OPINIONE CHE NON VOGLIATE AIUTARE I PRINCIPIANTI AUTODIDATTICI.
SE CI FOSSE BUONA VOLONTA’ ALLORA SAREBBE IL CASO CHE QUESTA APPLICAZIONE VENISSE PUBBLICATA IN FORMATO STRUTTURA APERTA PER POTER PRENDERE SPUNTI E POTERLI QUINDISTUDIARE PER APPLICARLI AD ALTI PROGETTI.
LIBERO
desidero conoscere se è vs/ intenzione pubblicare per intero e sasso per passo l’intero programma di prima nota compreso maschre,query,report e un bilancio a due sezioni.
nino
perchè non fate seguire a un commnto una vostra risposta?
dopo diversi tentativi sono riuscito a visualizzare tutto il programma e quindi mi sono messo a farlo uno nuovo uguale vedendo varie procedure. Ci sono quasi riuscito, ma mi sono arenato nella maschera STAMPA_MASTRINI.
Ho controllato e a me sembra di aver fatto tutto uguale all’originale, però dopo aver inserito le date Dal Al e il Conto da filtrare, mi viene il Report senza dati.
Se qualcuno mi potesse spiegare dove posso aver combinato qualche guaio.Ho provato e riprovato anche a cambiare i criteri della Query che con il pulsante mi porta al Report.
Ringrazio e saluto Libero.