Benubird: gratis archiviazione virtuale dei file

di Caterina Martino

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Benubird 1.4.0.6 è il software ideale per catalogare e gestire grandi grandi quantità di documenti diponendoli in un archivio logico anche se non fisico

Attraverso una vasta serie di strumenti, Benubird semplifica l’archiviazione di documenti e file di formato diverso (PDF, audio, immagini, blocco note, video, file di applicativi Office e altro) disponendoli in cartelle articolate per categorie tematiche: infatti, “raccoglie virtualmente” documenti fisicamente collocati altrove del nostro PC, consentendone una rapida ricognizione e organizzazione, pur non spostandoli dalla posizione che occupano.

Benubird è un programma gratuito, non richiede iscrizione o registrazione e funziona in lingua inglese. Vediamo come modificare le proprietà dei file, assegnare tag, convertire i documenti in PDF, effettuare una ricerca e altro ancora.

Esistono due modalità di funzionamento del programma: per la semplice gestione dei documenti Benubird crea al suo interno un file virtuale e un collegamento con il documento originale, mentre in modalità archivio viene creata una vera e propria copia del documento.

Download e installazione

Dal sito ufficiale www.debenu.com effettuiamo il download dalla homepage: in alto a destra è presente un menu principale, da qui posizioniamo il mouse sulla voce “Products” e nell’elenco facciamo clic sulla voce Benubird PDF. Per scaricare il software clicchiamo sul comando Download Benubird For Free al centro della pagina. Una ulteriore pagina chiede conferma e avvisa che il download avverrà su sito esterno (Ready to download? You will be redirected to Download.com for the download). Facciamo nuovamente clic sul pulsante Download Benubird For Free. Diretti sul sito esterno, facciamo clic su Download Now.

Salviamo il file eseguibile benubird_pdf_en.exe sul nostro PC (13.7 MB). Avviamo l’installazione facendo due volte clic sul file. I passi essenziali della procedura guidata di installazione sono l’accettazione del contratto di licenza (I Agree) e l’indicazione di una cartella di destinazione. Avviamo il processo facendo clic su Install.

Al termine dell’operazione, nel nostro browser si aprirà automaticamente una pagina sul sito di Benubird, con link utili alla guida e al supporto tecnico.

Interfaccia Benubird

All’apertura del programma, resteremo meravigliati dalla familiarità che avrà per noi l’interfaccia del tutto rassomigliante allo stile Microsoft Office nella grafica e nella disposizione degli strumenti. Infatti, Benubird utilizza la Microsoft Office Fluent User Interface.

La barra multifunzione si compone di due schede: Home, con tutti gli strumenti di gestione e archiviazione documenti, e Help, invece, con i comandi utili per segnalare problemi, consultare guida o forum, verificare gli aggiornamenti.

La finestra è divisa in due parti. Nel riquadro a sinistra visualizziamo gli elementi che costituiscono la libreria (Library) in cui raccogliamo i documenti. A destra, invece, troviamo il foglio di lavoro e di visualizzazione dei documenti.

Nella parte superiore della finestra, oltre ad alcuni comandi di accesso rapido, possiamo utilizzare anche il Benunbird PDF Button la cui funzionalità è simile al già noto Pulsante Office: cliccandovi avremo a disposizione le funzioni di importazione ed esportazione, nonchè di accesso all’area opzioni (facendo clic sul comando Benubird Options).

Nella finestra di dialogo Options possiamo: decidere quali tipi di file escludere (General), impostare la ricerca di aggiornamenti (Check for updates), modificare il colore dell’interfaccia (Interface), stabilire in base a quali proprietà assenti un documento viene collocato nella categoria dei file con proprietà incomplete (Incomplete properties), impostare le modalità dell’operazione di importazione (Import), ed infine stabilire le caratteristiche della conversione di un file in PDF (PDF options).

*Seconda parte

Conversione in PDF

Per effettuare la conversione in PDF possiamo fare clic col tasto destro su un file in Esplora risorse, scegliere nel menu la voce Benubird PDF e poi Add to Benubird as PDF: in questo modo il documento è inserito nel programma direttamente in formato PDF. In alternativa, da dentro il software facciamo clic col tasto destro su uno dei documenti e selezioniamo la voce Convert to PDF.

Quando inseriamo un nuovo documento PDF in Benubird possiamo modificarne le proprietà nella scheda PDF della finestra di dialogo Properties.

Il nome Benubird PDF è da riferirsi alla capacità di convertire file in formato, ma non dimentichiamo che il software supporta anche numerosi altri formati.

Archiviazione in categorie

In Benubird i documenti possono essere organizzati in categorie, cartelle virtuali – suddivise e distinte in base ad un argomento – che in Benubird sono definite con il nome di Collections. Ognuna racchiude in sé una serie di documenti e tutte sono organizzate in modo da rendere più semplice la ricerca di determinati tipi di file. Non esiste un vincolo univoco tra file e collezione, poiché un documento può appartenere contemporaneamente a collezioni diversesenza creare copie dello stesso file.

Di default esistono già alcune collezioni: Finances, General, Personal e Work collocate nel riquadro Collections a sinistra della finestra del programma.

Per inserire un documento in una specifica collezione basta selezionarlo e trascinarlo al suo interno. Molto utili nella gestione delle collezioni sono gli strumenti dell’area Create della scheda Home.

Utilizziamo il comando Collection per creare una nuova collezione che apparirà immediatamente nel riquadro Collections.
Con il comando Sub-collection, invece, creiamo una sotto-collezione di una collezione selezionata. All’interno del riquadro Collections, il loro rapporto sarà mostrato gerarchicamente.

Il comando Smart Collection ha una funzione particolare perché ci consente di creare collezioni sulla base di regole registrate, legate alle proprietà dei documenti. Vediamo in concreto un esempio.

Nell’area Create facciamo clic sul comando Smart collection. Nella finestra di dialogo Smart collections registriamo la regola che servirà da criterio organizzativo. Registriamo come regola Author is Caterina. Facciamo clic su OK per confermare. Possiamo registrare più regole per una stessa collezione facendo clic sul segno +.

La nuova collezione passa in elenco con le altre presenti di default. Associamole un nome. Tutti i documenti che inseriamo in Benubird e che hanno come autore Caterina, verranno automaticamente raccolti in questa collezione.

Le collezioni “intelligenti” rendono più rapido il nostro lavoro di gestione dei documenti perché Benubird organizza in modo automatico i file che inseriamo sulla base di disposizioni che abbiamo stabilito precedentemente.

Gli strumenti di ricerca

Prima di parlare degli strumenti di ricerca, ricordiamo che tale funzione ha efficacia in Benubird in relazione ai tag e alle proprietà che possono essere associati ai documenti nel momento stesso del loro inserimento nel programma, oppure facendo clic su di essi con il tasto destro e scegliendo la voce Properties.

Utilizzando Benubird ci rendiamo conto che la ricerca dei documenti è resa semplice già dalla presenza del riquadro Library. Questo pannello di navigazione ci consente di ricercare i documenti in base ad un filtro (e quindi alla loro tipologia: immagini, video, fogli di calcolo e altro) oppure in base alla collezione di appartenenza.

Vediamo come migliorare e rendere più precisa la ricerca. Nell’area Show/Hide della scheda Home attiviamo la voce Navigator. Apparirà così nella finestra del programma un ulteriore riquadro che ci consente di filtrare i documenti in base alle loro proprietà (autore, titolo, tipo di file, data di modifica o creazione).

Nel riquadro possiamo indicare una o più proprietà e in basso apparirà una lista di documenti filtrati sulla base di quanto abbiamo indicato.

Nell’area Show/Hide attiviamo la voce Tag, invece, per effettuare la ricerca e il filtraggio di documenti sulla base dei tag associati ai file. Nell’apposito riquadro visualizziamo tutti i tag utilizzati e il numero di volte che sono stati applicati. Nella lista di tag, selezioniamo quello che ci interessa come filtro e visualizziamo subito la lista con i documenti relativi a quel tag. Possiamo anche effettuare la ricerca utilizzando più tag contemporaneamente, basta effettuare una selezione simultanea utilizzando il tasto CTRL.

Infine, possiamo effettuare la ricerca di documenti utilizzando lo specifico comando Find posizionato nell’area Search della scheda Home. Basta digitare una parola nel campo vuoto oppure fare clic sul pulsante a discesa e scegliere una proprietà specifica su cui basare la ricerca.

Altre funzioni

Facendo clic con il tasto destro su un file, abbiamo a disposizione una serie di funzioni utili come aprire il documento (Open), aprire il percorso in cui è collocato (Show in Windows Explorer), o altri tasti di scelta rapida che ci consentono di cancellare o aggiungere tag, inserire o eliminare il file da una collezione.

Benubird può essere utilizzato come un vero e proprio archivio. Per impostare questa modalità, facciamo clic sul Benubird PDF Button e poi scegliamo Benubird Options. Nella scheda General, attivamo la voce Use repository: teniamo presente che in modalità archivio ogni volta che aggiungiamo un documento, questo sarà copiato nell’archivio interno del programma. Riavviamo il programma per rendere effettiva la modifica.

Nella scheda Home appare una nuova area denominata Workspace. Al suo interno sono contenuti due strumenti: Open to Workspace consente di aprire un file selezionato e aggiungerlo all’area di lavoro, mentre il comando Restore to Repository ci permette di decidere se salvare le modifiche effettuate ad un documento oppure no, e in questo secondo caso le modifiche non saranno salvate nel file originale.

Ultima funzione che vogliamo segnalare è Watched folders che può essere applicata dall’area “Manage” della scheda Home. Questa funzione fa aggiungere automaticamente dei file contenuti in una cartella. Il software periodicamente controlla la cartella che abbiamo segnalato e aggiunge eventuali nuovi file in essa contenuti. Facciamo clic sul comando Watched folders e nella finestra che si apre facciamo clic su Add per indicare la cartella da monitorare.

Nella finestra di dialogo “Watched folder settings” indichiamo la cartella. Proseguendo, stabiliamo quale tipo di file considerare, le proprietà che saranno assegnate al file al momento dell’importazione e la collezione che lo conterrà. In fondo alla finestra, nell’area Check for files, specifichiamo la frequenza di tempo con cui Benubird deve controllare il contenuto della cartella.

Importazione file

Nell’area Import della scheda Home sono raggruppati gli strumenti che ci consentono di importare i documenti in tre diversi modi.

Utilizzando il comando From file, possiamo esplorare nel nostro PC e indicare il documento o i documenti (con selezione multipla) che vogliamo inserire. Ogni volta che aggiungiamo un file visualizziamo la finestra Properties all’interno della quale possiamo assegnare al documento tag o informazioni come titolo, autore e altro.

Con lo strumento From Folder inseriamo documenti indicando una specifica cartella che li contiene: invece della classica finestra di dialogo Apri, si apre la finestra Import files from folder nella quale possiamo stabilire se considerare eventuali sottocartelle, indicare il tipo di file da considerare e aggiungerlo direttamente a una categoria.

Se i documenti presenti sono più di uno, invece della finestra Properties visualizzeremo la finestra Edit Multiple Properties in cui modificare contemporaneamente i dati di tutti i documenti presenti nella cartella.

Utilizziamo il comando From ZIP per estrarre il documento da un archivio zippato. Nella finestra Import files from zip archive, indichiamo il file zip ed eventualmente digitiamo una password se è protetto.

Alcune di queste funzioni le ritroviamo anche nell’area Import del pulsante Benubird PDF Button.

Esistono altri due metodi semplici di inserimento file. Possiamo servirci del comune trascinamento del file nella finestra del programma, oppure nella finestra di Esplora risorse, facciamo clic col tasto destro del mouse sul file che ci interessa e scegliamo la voce Benubird PDF e poi Add to Benubird PDF.

Esportazione file

Gli strumenti che ci consentono di esportare file da Benubird sono raggruppati nell’area Export della scheda Home. Possiamo esportare i file in un file zippato (To zip), in una cartella (To folder) o come allegato email (Send Email).

Facendo clic su To zip si apre la finestra Export to ZIP archive nella quale specificare il nome del file e eventualmente aggiungere una password di protezione (Encrypt package with password).

Così come per l’importazione, anche per l’esportazione ritroviamo gli strumenti nel menu del pulsante Benubird PDF Button. Inoltre, possiamo esportare intere librerie o cartelle di documenti semplicemente facendo clic su di esse e scegliendo l’apposito comando Export to.

(*Fine prima parte)