BaseBear, database online gratuito per registrazioni di cassa

di Agnese Bascià

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Le web application hanno conquistato il settore enterprise e spesso sostituiscono, nelle piccole e medie imprese, software complessi il cui utilizzo richiederebbe formazione e costi per le licenze

Tra le webapp gratuite che rispondono alle esigenze basilari delle imprese come la memorizzazione e condivisione online dei dati segnaliamo BaseBear, che sostiuisce i tradizionali database su software offline come Access o Oracle.

BaseBear è un sistema online di creazione database per registrazioni di cassa, archiviazione e protocollazione documenti, gestione dell’anagrafica ecc., disponibile in versione gratuita o a pagamento.

BaseBear consente di creare database online partendo anche da progetti già pronti e da un account free, espandibile per varie esigenze con canoni mensili differenti, a seconda dello spazio desiderato.

Vediamo come creare un piccolo database per le registrazioni di cassa, attribuendo le spese a conti da selezionare da una lista, per un’analisi successiva con un qualsiasi foglio di calcolo.

La sezione Aiuto/FAQ del sito ufficiale è ricca di suggerimenti per trarre il massimo profitto da questa web application, e il servizio di assistenza tecnica è davvero efficiente, con risposte assicurate e celeri (aspetto non secondario per aziende che di solito stentano a migrare sul Web per paura di non ricevere sufficiente supporto tecnico).

Il successo di questa webapp è dimostrato anche dalla community di riferimento, che offre anche un valido aiuto in caso di dubbi sull’uso della piattaforma.

I prezzi degli account a pagamento sono abbordabili e molto flessibili, per cui la scelta non manca.

(Seconda parte)

Condivisione del database

Per consentire ai diversi utenti di inserire dati nel DB appena creato, bisogna condividerlo: accanto alla scheda “Colore” di cui si è già parlato, vi è la scheda “Condividi”; clicchiamo su di essa ed entriamo nel relativo form: come si può vedere dall’immagine che segue, è innanzitutto visibile l’indirizzo web presso cui è allocato il database, per accedervi direttamente; inoltre sulla destra della videata, vi è la descrizione della procedura, inclusa quella per inserire il database in un sito internet. Trattandosi nel nostro caso di un DB per registrazioni di cassa, bisogna assicurarsi che sia di tipo privato, in modo che siano autorizzati ad accedervi solo gli utenti da noi definiti.

Per aggiungere utenti clicchiamo su Aggiungi utente: inseriamo l’indirizzo di posta elettronica del nuovo utente, che riceverà l’invito e registrandosi al sito di BaseBear potrà accedere al DB. Ora è possibile impostare i permessi: l’utente può essere abilitato a vedere o modificare i dati ed eventualmente si possono impostare permessi personalizzati.

Popolamento del database

Per popolare il database, dalla propria home page clicchiamo sul link “Vai ai dati” e quindi su “Aggiungi”: verrà aperta una maschera per l’inserimento dei dati, completiamola e clicchiamo su Inserisci. Il dato verrà poi visualizzato in formato tabella e cliccando sulle voci di intestazione possiamo ordinare velocemente i record per data, conto, referente ecc.

Query dei dati

Una volta che il DB è stato popolato, è possibile effettuare query semplici, che possono essere di tipo inserimento o semplicemente di controllo, anche se la procedura di creazione è univoca. Nel gergo di BaseBear parliamo di liste filtrate e si creano dalla stessa videata delle liste ordinarie cliccando sul pulsante Crea lista filtrata.

I dati della lista filtrata verranno assunti dalla lista Registrazioni, scorrendo l’elenco a discesa. Supponiamo infatti di voler evidenziare tutte le spese del conto Carburante e procediamo come segue. Creiamo la lista filtrata, nominiamola Analisi per conto, scegliamo un colore, associamola alla lista Registrazioni e clicchiamo su Crea. Verranno evidenziati i campi della lista Registrazioni; spuntiamo solo quelli che ci interessano, per esempio Conti, importo IVA esclusa, IVA e importo IVA inclusa. Clicchiamo su “Aggiungi condizione” se vogliamo indicare un criterio di scrematura, per esempio il conto. Nella parte in basso, selezioniamo come filtro la voce” Conto dall’elenco a discesa”, quindi come criterio usiamo “Uguale a” e come parola chiave mettiamo “Carburante”

.

Diamo l’invio, clicchiamo sulla lista “Analisi per conto” e visualizziamo la query. Si noti che se in questa posizione clicchiamo su “Aggiungi” avremo una maschera con i soli campi della query che però andranno a sommare i dati a quelli della lista principale cioè Registrazioni. In questo senso la query può essere utilizzata per inserire dati oltre che per visualizzarli.

Esportazione dei dati

Abbiamo già accennato al fatto che i record inseriti in un database BaseBear sono esportabili in diversi formati: Excel, CSV, HTML, TSV. Questa funzionalità è molto importante perché da un lato consente di effettuare sempre un backup in locale del DB e dall’altro si possono eseguire operazioni in Excel come grafici o tabelle pivot con i dati registrati.

Per esportare la tabella, entriamo nella lista Registrazioni e dalla casella a cascata Esporta scegliamo il formato desiderato. Esportando in formato Excel i dati possono essere utilizzati anche con Google Spreadsheet caricando il file dal proprio account. In questo modo restiamo nell’ambito delle web application senza bisogno di software aggiuntivi.

Feature aggiuntive di BaseBear

Per concludere, BaseBear offre anche un servizio RSS che consente di essere informati circa gli aggiornamenti apportati al database: entriamo nella lista Registrazioni e in alto a destra possiamo vedere differenti link. Uno consente la sottoscrizione dell’RSS, l’altro la modifica delle liste autorizzata, ma solo a chi ha creato il DB, un altro link dà l’accesso alla propria home page e infine un ultimo link consente di uscire dall’account.

Abbiamo fin qui visto solo parte delle numerose feature di questa piattaforma, e abbiamo creato un DB privato, ma vi è la possibilità di pubblicare database da rendere pubblici, per esempio quelli di eventi aziendali cui si voglia dare massima evidenza.

Registrazione account e impostazione lingua

Per provare le potenzialità di BaseBear si può iniziare registrando un account free: 1000 record e 1 gigabyte di spazio per i file. Dalla pagina principale del sito, clicchiamo su Registrati per aprire un account.

In seguito bisognerà loggarsi per entrare nella propria home page e creare i propri DB. Per orientarci, il servizio di BaseBear offre una panoramica sull’uso della piattaforma e un vasto repository di demo usabili o copiabili per una successiva personalizzazione.

La prima cosa che conviene fare è controllare le impostazioni della lingua del nostro browser, per consentire al DB di avere data e ora formattati nel modo corretto: giorno-mese-anno; hh:mm:ss. Se si utilizza Firefox, ad esempio, andiamo in “Strumenti Opzioni” e nella finestra “Contenuti” clicchiamo sul pulsante “Scegli” nella zona in basso in corrispondenza della lingua: accertiamoci che sia impostata la lingua italiana.|

Creazione del database

Tornando alla nostra home page, clicchiamo su “Crea un nuovo progetto”. BaseBear crea direttamente la maschera di inserimento dei dati e non la tabella, come di solito avviene con Access o OpenOffice.org Base. In questo modo il lavoro è piuttosto facilitato, perché si può visualizzare subito il risultato dell’interfaccia con cui si opererà per l’inserimento dei dati.

Diamo un nome al DB, per esempio Registrazioni di cassa primo trimestre 2010, settiamo il fuso orario (Roma) e, se non dobbiamo fare riferimento a un esempio preimpostato, lasciamo selezionata l’opzione “Progetto nuovo”; dovendo replicarlo per il secondo semestre basterà selezionare Copia da un modello e riprendere il primo per duplicarlo.

Nello spazio a destra della videata sono ricapitolate la percentuale di spazio occupata dai record e quella occupata dai file, in modo da tenere sotto controllo il riempimento dell’account e valutare l’eventuale acquisto di ulteriore spazio.

Clicchiamo su Inserisci per creare le maschere.

Ora possiamo creare una lista ex novo o filtrata, ovvero una sorta di query che vedremo nel proseguo. Essendo il primo database, dobbiamo cliccare su “Crea lista” o eventualmente su “Importa per importare un foglio di calcolo”; in quest’ultimo caso le celle della riga di intestazione diventeranno i campi del nostro database e i dati delle altre celle saranno caricati come record. Possiamo anche personalizzare il colore dell’interfaccia dell’ambiente operativo, cliccando sulla tab “Colore” in alto a destra e scegliendo fra i pattern offerti.

Clicchiamo dunque su Crea lista per aggiungere i campi alla maschera; diamo un nome alla lista, per esempio Registrazioni, scegliamo un colore fra quelli presenti e clicchiamo su Crea.

In questo modo abbiamo creato un form al quale aggiungere i campi: clicchiamo su Aggiungi colonna per inserire il primo campo.

Dovrà essere un campo Data e ora:

Può essere di tipo Data corta e ora, ad esempio 15/01/2010 16.30, ma possiamo scegliere altri formati grazie all’anteprima che viene offerta di essi. Diamo il nome Data registrazione al campo e clicchiamo su Aggiungi validazione per indicare che il valore è obbligatorio. Così non sarà possibile eseguire un inserimento omettendo la data, perché il database segnalerà un errore.

Clicchiamo su “Inserisci” e nuovamente su “Aggiungi colonna” per andare avanti. Il secondo campo sarà destinato al referente della registrazione, per cui può essere un elenco o un nome da spuntare fra una lista di nomi: il primo caso è indicato per elenchi lunghi, ove cioè le persone abilitate alla registrazione siano numerose; diversamente una scelta singola sarà più che sufficiente. Per creare un campo del primo tipo, clicchiamo su “Elenco a discesa” e inseriamo manualmente i nomi dei referenti, dando l’invio a ogni nome in modo che vengano messi in colonna.

Per creare un elenco a scelta singola clicchiamo invece su “Scelta singola” e indichiamo, come prima, i nomi dei referenti. In quest’ultimo caso la nostra maschera presenterà i nomi da flaggare, anziché da scegliere in un elenco a cascata.

Per creare gli elenchi è possibile attingere le voci da un foglio di calcolo in cui ci siano, ad esempio, una colonna con il nome e una con il cognome: basterà un copia-incolla nell’area di testo. Se abbiamo già creato un elenco in un’altra lista, possiamo importare i valori da esso.

Procediamo inserendo un campo “Testo lungo” che chiameremo “Descrizione importo“, che conterrà appunto la descrizione della causale della registrazione con il numero di fattura o scontrino che di solito si allega: per esempio, acquisto cancelleria ecc.; proseguiamo inserendo un elenco a discesa che conterrà dei conti del tipo: cancelleria, bolli, spese postali, materiale di consumo, sopravvenienze attive, sopravvenienze passive, carburante, ecc. In questo modo potremo attribuire la spesa a uno dei conti citati, così da avere delle macro aree di valutazione successiva, che possono essere raggruppate per dare dei grafici intuitivi.

Ora aggiungiamo un campo “Valut”a che conterrà l’importo della fattura da registrare IVA esclusa: scegliamo un campo di tipo Valuta Euro; a seguire ci servirà un campo IVA nel quale registrare la percentuale e sarà di tipo numerico con posizioni decimali 0 e in formato percentuale.|

Aggiungiamo anche un campo IVA inclusa, giacché molti scontrini riportano solo il totale a lordo di IVA. BaseBear non ha ancora la possibilità di effettuare somme, ma ciò non costituisce un problema, giacché tutto è esportabile in formato CSV o Excel ed è quindi analizzabile con un qualsiasi foglio di calcolo.

Infine aggiungiamo un campo “File” nel quale potremo caricare la scansione della ricevuta che abbiamo registrato, così da avere una copia digitale di essa da visualizzare velocemente; potremmo chiamare questo campo Copia ricevuta, ma ricordiamo che la piattaforma non consente di caricare file superiori ai 50 MB. L’immagine seguente mostra l’elenco di tutti i campi che abbiamo aggiunto: modificandone la numerazione possiamo dislocarli in maniera differente o eliminarli cliccando sul relativo cestino.

(Fine prima parte)

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